Administração escolar: 9 práticas do mundo dos negócios para a escola

A administração escolar é o ato de enxergar sua instituição de ensino como uma empresa.

Ou seja: ela entrega um “produto” valioso para a sociedade e é paga por isso pela própria sociedade. Para manter esse equilíbrio funcionando, ela precisa ser eficiente.

Uma empresa vive por essas regras. Ela precisa de capital para produzir seus bens ou serviços, capital esse provido pelos seus clientes. A eficiência é o que garante o que toda empresa nasceu para ter: o lucro.

Como anda o lucro da sua escola particular? Seu principal objetivo, é claro, é fornecer educação de qualidade e transformadora para os seus alunos. Mas ainda assim, isso só é possível se a sua escola tiver cada vez mais recursos para investir nela própria.

Hoje trouxemos 27 práticas do mundo dos negócios para você avaliar o que falta colocar em prática na sua administração escolar. Todas tiradas direto das filosofias de sucesso que alavancam empresas todos os dias.

Tudo pronto para começar? Primeiro vamos deixar o conceito bem claro:

O que é administração escolar?

Administração escolar é pensar na escola como um negócio, que precisa de investimentos para crescer e que tem necessidades específicas que precisam ser resolvidas para que esse objetivo se mantenha sempre como o norte principal.

O objetivo, clarificando, é justamente crescer. A empresa, quando visualizada como uma entidade separada do empresário, tem como função principal seu próprio crescimento. O lucro é uma consequência disso, e portanto é dividido entre a empresa e seu fundador.

A administração escolar encara os desafios e investimentos da escola com uma visão de longo prazo. O foco está em manter a escola sempre captando, mantendo e formando alunos.

Para deixar bem conceituado, a administração escolar é o esforço conjunto de todos os departamentos no planejamento e execução das metas gerais de longo prazo da escola. E a gestão dos recursos disponíveis para fazer isso.

É traçar objetivos, entender porque eles são os objetivos da escola, e usar os recursos disponíveis para atingi-los. E claro: sempre monitorando de perto.

Mas veja que usamos a palavra gestão aqui. Nós sabemos que existe a gestão escolar, mas ela é bem diferente da administração escolar. Vamos falar um pouco mais sobre a diferença agora, olha só:

Qual a diferença entre administração escolar e gestão escolar?

Bom, você já sabe que a administração escolar trabalha com metas para o longo prazo, certo? Como qualquer empresa, sua principal preocupação está em crescer cada vez mais.

A gestão escolar é um pouco diferente. Ela está mais preocupada com os objetivos de curto prazo, em manter a escola funcionando e dentro das suas propostas.

Enquanto a administração escolar determina metas e gere recursos para atingi-las, a gestão escolar está mais preocupada com o dia a dia da escola, com tudo o que a mantém atrativa e que ajuda os alunos a se desenvolverem.

Um exemplo prático para ficar mais claro: a administração escolar determina que é uma boa ideia fazer uma aula da saudade no fim do ano letivo, antes do Natal. Há boas oportunidades de marketing na ação e os recursos do ano precisam ser empenhados em algo.

A oportunidade está aí, mas para que isso aconteça, existe uma série de pontos que precisam ser pensados e executados. Escolher o local, comprar as decorações, alugar os equipamentos e por aí vai. Isso seria trabalho da gestão escolar.

Esse é um exemplo muito pontual, mas pense em um laboratório de ciências - a administração escolar o constrói, a gestão o mantém.

9 métricas de business intelligence para a sua administração escolar

A administração escolar tem métricas muito bem definidas, determinadas pelo plano de business intelligence da instituição.

Aliás, o próprio conceito de business intelligence já é uma grande inovação para grande parte das escolas hoje. Focadas nas suas métricas pedagógicas e educacionais, muitas instituições acabam deixando a parte de inteligência do negócio para trás.

O business intelligence - ou inteligência de negócios - é um conceito focado em dados. Ele determina que todas as empresas precisam captar dados sobre o seu funcionamento, criar metas e analisar o que os dados dizem para saber se estão próximos de atingi-las.

Todos os departamentos de uma escola geram dados - o financeiro, a gestão pedagógica, até a cantina. O B.I. é a filosofia que ajuda a captar e entender o que os dados estão querendo dizer através de métricas formalizadas.

Isso é complicado, já que o B.I. contribui para que a escola consiga entregar resultados cada vez melhores na parte pedagógica do seu trabalho.

Com todas as metas de expansão do negócio tendo sucesso, você tem mais tempo e recursos para fazer sua escola brilhar no ensino dos seus alunos.

Confira agora 9 métricas/metas do business intelligence que você pode colocar em prática ainda hoje na sua escola:

Margem de contribuição

Só clarificando antes de falar sobre a margem de contribuição para as escolas: ela é bem diferente da margem de lucro. Muita gente confunde os dois conceitos, mas é importante fazer a diferenciação para que você entenda o que cada um oferece de informação.

A margem de contribuição está relacionada com um produto ou serviço específico. Ela é o resultado da subtração do preço de venda pelos custos fixos e despesas variáveis para produção e comércio.

Veja um exemplo para ficar mais fácil. A mensalidade da sua escola é R$ 2.000 por aluno. Seus custos fixos e despesas variáveis, após você fazer o cálculo, são de R$ 1.000 por aluno. Então:

M.C. = Preço de Venda Líquido - Custos Variáveis M.C. = 2.000 - 1000 M.C. = 1.000M.C. = 2.000 - 1000 M.C. = 1.000**

Os custos fixos são aqueles que você tem todo mês - aluguel, impostos, salários dos professores, energia, água etc. Já os custos variáveis estão relacionados com a comercialização (impostos, por exemplo) e outros gastos sem recorrência mensal, que dependem do ato de vender.

Para chegar no valor para cada aluno, você vai precisar somar todos e dividir pela quantidade total de alunos que você tem. O cálculo pode ficar ainda mais dinâmico se você dividir os custos e despesas por turmas, períodos etc.

CAC - Custo por aquisição de clientes

Entender a saúde financeira da sua escola também passa por entender quanto custa para fazer uma nova matrícula.

Quais são os seus esforços de captação de alunos durante o período de matrícula? E durante o ano todo?

Essa métrica se popularizou principalmente hoje, na era do marketing digital. Através de ferramentas especializadas, é possível entender qual foi o gasto de cada campanha e quantas matrículas elas geraram.

Quem não trabalha com o marketing digital precisa fazer o cálculo geral, sem ser voltado para campanhas específicas. É até bem fácil calcular, você só precisa dividir seu orçamento voltado para novas matrículas pelo número de novas matrículas realizadas.

Veja esse exemplo: sua escola gastou, entre novembro, dezembro e janeiro R$ 50.000 em uma campanha de captação - estamos contando aí inclusive os salários dos profissionais, ok?

E nesse período, você conseguiu gerar 200 novas matrículas. A conta fica assim:

CAC = Orçamento / Novas matrículas CAC = R$ 50.000 / 200 matrículas CAC = R$ 250 por matrículaCAC = R$ 50.000 / 200 matrículas CAC = R$ 250 por matrícula

Fazer o cálculo do CAC é muito importante para o B.I. da sua escola. É através dele que você consegue entender se seus esforços estão dando resultado, e determina o break even de cada aluno - ou seja, o momento em que ele passa a dar lucro para a escola.

Essa campanha, por exemplo, teve muito sucesso. Se cada matrícula custou R$ 250,00 e sua mensalidade é R$ 2.000, o aluno paga sua primeira mensalidade já com CAC positivo.

Ticket Médio

O ticket médio da sua escola é o total de faturamento do período dividido pela quantidade de alunos que você tem e pelo próprio período.

Fazendo esse cálculo, você vai entender o valor individual que cada aluno, em média, traz para a sua escola.

Vamos para um exemplo bem simples. Vamos supor que sua escola faturou R$ 1 milhão entre outubro, novembro e dezembro. E que você teve, nesse período, 500 alunos matriculados.

Sua conta deve ficar assim:

T.M. = (faturamento / período) / alunos T.M. = (1.000.000 / 3) / 500 T.M. = 333.333 / 500 T.M. = (1.000.000 / 3) / 500 T.M. = 333.333 / 500 T.M. = 666

Seu ticket médio é de R$ 666, ou seja - em média, cada aluno seu representou um faturamento de R$ 666 ao longo dos três meses analisados.

Essa métrica é importante para medir o impacto financeiro da evasão escolar, por exemplo. Ou para entender quantas matrículas sua escola precisa fazer para atingir uma determinada meta.

LTV - life time value

Essa métrica de administração escolar é para quem quer se aprofundar um pouco e ir além do ticket médio para entender o valor que um aluno tem na escola.

Ela determina o valor que um aluno traz para a escola durante seu tempo de relacionamento com ela.

Vamos entender melhor com um exemplo: você acabou de matricular um aluno para o primeiro ano do ensino médio, e o curso tem três anos. O LTV desse aluno é o valor que ele tem para a sua escola ao longo desses três anos.

O cálculo deixa tudo mais simples: vamos supor que a sua mensalidade do ensino médio seja de R$ 2.000 por mês. Para chegar no LTV, você precisa multiplicar esse valor pelo tempo que o aluno vai estudar na sua escola. Então:

LTV = Valor por mês X quantidade de meses LTV = R$ 2.000 X 36 LTV = R$ 72.000 LTV = R$ 2.000 X 36 LTV = R$ 72.000

O LTV é importante em comparações. Um aluno do ensino médio tem um LTV de R$ 72.000, mas um aluno da educação básica provavelmente vai ter um muito maior.

Comparando vários LTVs, sua área de B.I. consegue determinar onde você precisa se esforçar mais, que tipos de alunos são mais interessantes para você focar sua campanha de matrículas e suas estratégias de retenção.

Uma escola que está pensando se vale a pena abrir um ensino médio ao invés de ampliar seu ensino básico, por exemplo, pode usar o LTV para entender qual é o melhor caminho.

LTV/CAC

Essa métrica de administração escolar já deixa o cálculo no próprio nome. A razão entre o LTV de uma amostra de alunos pelo custo de aquisição desses mesmos alunos te entrega uma informação valiosíssima para a sua escola.

Se o resultado for menor do que 1, isso significa que no longo prazo você está investindo mais do que recebe na captação de clientes. Ou seja: você está pagando caro para trazer alunos que têm um LTV baixo.

Se o resultado for maior do que 1, significa que o valor dos seus alunos supera o seu custo de aquisição. Mas claro: tudo analisando no longo prazo, já que estamos trabalhando com médias, ok?

Taxa de fidelização

Em qualquer empresa, é muito mais fácil vender para clientes que você já tem do que captar novos clientes.

Agora que já falamos sobre o CAC, fica ainda mais fácil entender isso: a venda recorrente é de um cliente que a empresa já adquiriu, portanto ela vem com custos muito mais baixos.

Para a escola é a mesma coisa. A taxa de fidelização mostra o quanto você consegue reter os seus alunos. Ela é calculada dividindo o número de novas matrículas pelo número de matrículas, ou simplesmente acompanhando o percentual de novas matrículas em relação a matrículas de veteranos.

Mas veja bem: não é que você precisa ter mais alunos veteranos do que novas matrículas. Mas você precisa acompanhar a métrica de perto para manter os números sempre dentro do razoável.

Se você abre 10 turmas a mais de um ano para o outro, é claro que você terá mais matriculados do que veteranos. O importante aqui é ficar de olho em oscilações: se a quantidade de veteranos cai em relação a um ano ou outro.

Taxa de ocupação

A taxa de ocupação expressa a sua capacidade total nas turmas. Ou seja: se a sua escola está com alunos demais ou abaixo da capacidade.

Os dois casos são problemáticos, mas estar com uma taxa de ocupação muito baixa acaba te dando prejuízo. A maioria dos seus custos fixos, por exemplo, não vai diminuir se você tem menos alunos.

A conta de luz é a mesma, o aluguel é o mesmo, o salário dos professores também. Para que você use tudo o que você investe na escola, você precisa de turmas cheias.

Taxa de inadimplência

Esse é um controle que todas as empresas precisam ter, mas é ainda mais urgente na administração escolar.

Isso porque, como as escolas lidam muitas vezes com centenas de alunos, a sua taxa de inadimplência costuma ser maior que a maioria das empresas de serviços. Quanto mais gente pagando, também vem mais gente não pagando.

Nós temos um texto que fala muito mais sobre a taxa de inadimplência. E também um outro falando exclusivamente sobre como cobrar mensalidades atrasadas, inclusive com modelos prontos de cobrança. Vale a leitura.

Net Promoter Score

Na administração escolar, raramente você vai encontrar alguém fazendo um trabalho de NPS. Infelizmente, muita gente nem conhece bem a estratégia ou não consegue se organizar para colocá-la em prática.

O NPS é basicamente um questionário que você envia periodicamente para os pais e alunos sobre algo em específico ou sobre a escola em geral. Ele pede a avaliação em uma escala de 0 a 10, sendo zero a pior nota e 10 a melhor.

Com as respostas na mão, você faz um cálculo simples de média (soma todos os resultados e divide pelo número de perguntas) e passa o resultado por um gabarito como esse:

Como organizar o financeiro da escola?

Todos esses pontos que nós trabalhamos até agora vão, de uma forma ou de outra, trabalhar com questões importantes do seu financeiro.

Mas ainda assim existem alguns outros pontos básicos que transformam completamente a sua escola. Eles são mais práticos e garantem que você tenha o aproveitamento total do seu time sem ter complicações no futuro.

Olha só:

Emissão simplificada de Notas Fiscais

As escolas que não emitem Nota Fiscal precisam emitir, segundo a Lei. Por serem prestadoras de serviço, a mensalidade precisa ser paga mediante NF.

Emitir Notas Fiscais manualmente é um trabalho demorado, que precisa de alguém dedicado a fazer. E mais outra pessoa, ou até a mesma, dedicada a acompanhar os pagamentos.

Isso tudo acaba te atrapalhando no dia a dia da escola, e pode gerar erros que dificultam a vida dos pais na hora do pagamento.

Sem contar que a emissão de boletos vem com uma taxa que, quando somada, acaba ficando um pouco alta.

As escolas que querem facilitar o trabalho de emissão de Notas Fiscais e seu acompanhamento trabalham com um sistema de gestão escolar, que emite de forma simples, guarda os documentos no sistema e ainda gera boletos sem taxas.

Contratos de Matrícula

Os contratos de matrícula na administração escolar não costumam ter uma variação muito grande entre eles - mas os pontos que mudam são importantes de ter registrado em um local de fácil acesso.

Toda escola também precisa de contratos no ato da matrícula. Segundo a Lei 9.870/99, os pais têm direito a uma cópia do contrato de matrícula com pelo menos 45 dias de antecedência ao início das aulas.

Controle de gastos com a infraestrutura escolar

A infraestrutura escolar exige gastos frequentes com manutenção e investimentos em novos equipamentos para manter a escola sempre organizada, bonita e atrativa para os alunos.

Ter um controle de gastos padronizado, feito pelo financeiro da escola através da administração escolar, permite que você consiga controlar tudo e notar problemas com gastos maiores em cada departamento.

E claro: antes que esses problemas virem uma bola de neve.

Um exemplo: através de um módulo financeiro do seu sistema de gestão escolar, você percebeu que nos últimos três meses tem havido um gasto muito maior com a compra de materiais esportivos - especialmente bolas de futebol.

Isso já te sobe um alerta que você manda direto para a coordenadora: o que está acontecendo com essas bolas?

A coordenadora vai investigar, assistindo a algumas aulas de educação física, e percebe que algumas bolas estão passando pelo muro. Aí surgem duas soluções: ou você continua comprando bolas todo mês, ou a administração escolar compra uma tela.

Esse e mais outros vários exemplos você encontra no nosso texto sobre a infraestrutura escolar. Vale muito a pena ler!

Sistema de gestão escolar para cadastro de centros de custo, Notas Fiscais e fornecedores

Tudo isso que mencionamos aqui é possível de ser feito através de um sistema de gestão escolar. E o melhor: tudo fica mais prático, rápido e seguro.

Vamos te apresentar alguns módulos do Sistema IScholar aqui só pra você entender como cada um desses pontos são resolvidos através dele.

A separação dos setores em centros de custo é um trabalho muito importante em qualquer empresa, e não seria diferente nas escolas.

No IScholar, é fácil fazer essa separação. Em uma lista simples de usar, você consegue acompanhar todos os que você já tem:

E também cadastrar novos:

Além da organização dos centros de custo, você também consegue controlar a emissão das notas fiscais através da plataforma. Tudo centralizado, veja como funciona:

Você consegue gerenciar seus emissores, gerar notas fiscais diretamente pela plataforma e ter relatórios dos períodos selecionados e pelas empresas emissoras.

O controle fica muito mais simples e pode ser feito para todas as unidades da escola.

Mais um ponto de controle super bacana é o cadastro dos seus fornecedores. Ter essas informações na mão é importante para a emissão das suas notas. Veja como funciona, primeiro a lista:

E agora as informações detalhadas:

Administrando os custos e gastos da sua escola

Um dos pontos mais importantes da administração escolar é saber trabalhar bem seus custos e os seus gastos - inclusive notando a diferença entre os dois.

Você já deve ter percebido que estamos focando bastante no aspecto financeiro da administração escolar, certo? É porque a maior parte desse trabalho realmente é financeiro.

As principais metas escolares relacionadas com a sua administração são financeiras. Metas pedagógicas e educacionais fazem parte da gestão escolar, sendo que a administração precisa focar em conseguir sempre mais recursos.

Com esses recursos, a escola consegue trabalhar bem seus planos pedagógicos, sem se preocupar com o custo das ações sendo feitas - a administração escolar já angariou os fundos necessários.

O que são custos escolares?

Custo, segundo uma visão de mercado, é todo investimento feito para compor um produto. Para fazer um pão há um custo de água, farinha e óleo. Para fazer um carro, há um custo com as peças, mão de obra, etc.

A escola presta um serviço educacional. Portanto, os custos da escola são os recursos investidos na sua pedagogia. É tudo o que a sua escola precisa pagar para que as aulas aconteçam e as outras partes também importantes da gestão escolar sejam resolvidas.

Então, os salários dos professores são custos, mas ao mesmo tempo a manutenção da quadra também. O quadro e o giz são custos, assim como os professores - mas não podemos esquecer da manutenção do prédio.

Os serviços da escola são muito amplos. É muito difícil dizer qual ele é de verdade - são muitos dentro de um pacote enorme. A missão da escola é formar cidadãos, e o serviço que ela presta é esse ato de formação, que envolve vários custos diferentes.

O que são gastos escolares?

Os gastos da escola são um pouco diferentes dos custos - eles não estão relacionados com a prestação de serviços.

Mas como é difícil determinar quais exatamente são os serviços que a escola presta - é fácil dizer “educação”, mas é impossível explicar exatamente o que é a educação - também é difícil dizer o que são gastos não necessários para compor o serviço.

Mas podemos imaginar alguns. A internet, por exemplo: se você a oferece para todos os alunos e não há um aproveitamento pedagógico dela, ela é um gasto, e não um custo.

Se você tem uma quadra poliesportiva e constantemente faz a manutenção dela mas apenas um esporte é ensinado, parte dessa manutenção é custo, outra parte é gasto.

Tudo o que não tem aproveitamento pedagógico na escola é gasto. Cortar custos é impossível, mas gastos podem sim ser diminuídos ou melhor aproveitados. Veja como:

Como manter um equilíbrio entre custos e gastos escolares

A administração escolar exige muita dedicação dos profissionais do financeiro para equilibrar essa balança delicada entre custos e gastos escolares.

O importante é entender que os custos raramente vão ter espaço para cortes. Professores e equipamentos escolares devem ter mais investimentos, e não menos.

O jeito certo de encontrar o equilíbrio entre os custos e os gastos da escola é garantindo que tudo o que é despendido tenha valor pedagógico.

O exemplo da internet na escola faz bastante sentido aqui. Ao invés de simplesmente cortar a internet, trabalhe maneiras de integrá-la nas aulas.

Fazendo esse trabalho, eventualmente você vai se deparar com gastos que podem ser cortados porque eles não estão impactando a escola positivamente em nada. Esse é um trabalho que exige dedicação total do financeiro!

Como cuidar dos equipamentos da escola?

Uma das partes mais importantes da administração escolar é ter um inventário completo, simples e atualizado com todos os seus equipamentos lançados no sistema e com número de patrimônio.

Esse é o básico da administração escolar quando o assunto é o estoque. Aqui nesse tópico vamos dar um pequeno resumo do nosso texto que trata sobre isso, que é bem mais completo e vale muito a leitura.

E no final, vamos mostrar como funciona a gestão dos equipamentos, mobiliários e itens escolares através do IScholar. Olha só:

Equipamentos que não podem faltar

A administração escolar é responsável por, junto com a equipe de coordenação e gestão escolar, ter controles de estoque mínimo em todos os equipamentos fundamentais para a escola.

O estoque mínimo funciona assim: você determina uma quantidade mínima daquele produto. Quando ele chega nessa quantidade, está na hora de comprar.

Fazer esse cálculo é bem simples. Primeiro você precisa estipular o consumo médio diário, que é a razão entre a quantidade de produtos consumidos em um período (um mês, por exemplo) e a quantidade total de produtos. Faça isso após todos os produtos da última compra serem usados.

Depois, basta multiplicar o consumo médio diário pelo tempo de reposição. Quanto tempo leva para novos produtos chegarem?

Veja um exemplo: 10 caixas de pincéis foram usadas ao longo de um mês. Ao comprar, o produto demora 5 dias úteis para chegar. Portanto:

Consumo médio diário = 10/30 Consumo médio diário = 0,33.

Consumo médio diário = 0,33.

Estoque mínimo = Consumo médio diário x tempo de reposição Estoque mínimo = 0,33 x 5 Estoque mínimo = 5 caixas de pincéis.

Então, quando você tiver apenas 5 caixas de pincéis no seu estoque, está na hora de comprar mais imediatamente.

Simples, não é? Agora veja como isso funciona na prática, com um sistema de gestão escolar:

Gestão de equipamentos e itens escolares com o sistema IScholar

Furtos em escolas acontecem. Eles não são tão comuns, mas acontecem. Em insituições de ensino superior os furtos são ainda mais comuns.

E não estamos falando aqui de furtos de equipamentos caríssimos ou super especializados. Furtos de copos no refeitório. Papel higiênico no banheiro. Quanto maior a instituição, mais casos assim vão acontecer.

E eles parecem ser tão pequenos, não é? Acaba que ninguém se importa tanto. Mas de pouco em pouco os prejuízos vão se acumulando.

Vamos te mostrar aqui na demonstração do IScholar como você consegue fazer um bom inventário. Primeiro, a lista completa:

Com ela, você consegue ver todos os itens patrimoniais da sua escola, com o seu número associado. É possível cadastrar qualquer item também, colocando as informações que você precisa:

E também é possível editar os itens que você já tem, para acrescentar alguma informação extra.

Outro ponto interessante e na mesma linha é a gestão do estoque, que trata de itens menores, como mantimentos para a cantina e uniformes disponíveis, por exemplo. Eles não são considerados patrimônio da escola porque foram feitos para consumo.

A lista completa fica assim:

Também é possível cadastrar qualquer item e editar suas unidades direto pela plataforma IScholar. Você pode criar um código para ser fácil encontrá-lo, colocá-lo em uma categoria, dar sua descrição, localização e até trabalhar com um estoque mínimo:

Para dar baixa em uniformes vendidos, por exemplo, você pode ir na aba “Venda de produtos”, que é alimentada pelos produtos em estoque:

E para dar baixa em produtos de cozinha, é só você pegar sua lista de inventário e editar diretamente na aba Estoque.

O bom de um sistema de gestão de escolas como o IScholar é que ele te leva naturalmente a rotinas mais eficientes na escola. A filosofia de redução de custos pelo acompanhamento de perto é uma das nossas principais preocupações.

Use a plataforma IScholar para administração escolar na prática

Olha só: tudo o que te mostramos até agora nesse texto são ações que não são possíveis de fazer na mão, em cadernos, livros de caixa ou só na conversa. É impossível.

Do mesmo jeito que hoje é praticamente impossível fazer qualquer coisa sem um computador ou celular, você vai precisar de um sistema de gestão para fazer a sua administração escolar.

O IScholar que você acompanhou até agora é intuitivo e feito com a ajuda de pessoas que vieram de escolas particulares e têm muita experiência com a sua administração.

Espero que esse texto tenha te ajudado a entender as semelhanças entre uma instituição de ensino privada e uma empresa, e gostaria de te fazer um convite: que tal você ler de novo, mas agora colocando tudo em prática?

Temos uma demonstração do IScholar preparada para você. Vou ficar te esperando. A gente se vê no próximo texto!