Campanha de matrículas 2023: como fazer?

Quanto mais cedo você pensa no seu plano de matrículas, melhor será para a sua escola. E nem estou falando só de mais matrículas: é menos trabalho para a sua equipe também.

Fazer a campanha de matrículas de 2023 é trabalho duro. Você vai precisar produzir bastante material e acompanhar o desempenho de todas as suas ações.

Além disso, ainda tem a parte do próprio atendimento e da secretaria: se não tiver preparo, muitas matrículas podem ser até um problema para a sua escola.

Hoje vamos falar desses dois pontos. **Mas primeiro, algo muito importante que a gente precisa definir antes: **

Quando começar a campanha de matrículas 2023?

O importante é começar com antecedência. Quanta antecedência depende do nível de maturidade da sua escola em relação a campanhas de marketing intensas.

Olha só: sua escola pode ter 20 anos de história. Mas se você nunca fez uma campanha de matrículas integrada, online e offline, você precisa começar mais cedo.

Do mesmo jeito, se a sua escola é nova mas você já tem bastante experiência nesse tipo de campanha, já vai saber quando começar a sua campanha.

Nas escolas que a gente atende, a campanha de matrículas normalmente começa em outubro. Pelo menos a parte de planejamento, a definição dos desafios e necessidades, tudo se inicia mais ou menos nessa época.

Um mês de planejamento, entre outubro e novembro, é o suficiente pra você ter tudo mapeado antes de dezembro.

Linha do tempo para campanha de matrículas 2023

E olha só: dezembro é um mês complicado. As escolas estão trabalhando pesado, com muita gente de várias equipes envolvidas em várias atividades: fechamento de notas, aplicação de recuperações, reuniões de pais, reformas, compras de novos equipamentos etc.

Começar a planejar a campanha de matrículas 2023 em dezembro é caótico. E o problema é que grande parte das escolas faz justamente isso. Acaba que a disposição dos envolvidos vai lá embaixo, porque está todo mundo cansado e trabalhando com várias outras tarefas.

Fizemos essa pequena linha do tempo, com base na experiência da maioria das escolas, para você entender quando fazer o quê:

- Outubro: fazer todo o planejamento, definir responsabilidades, pensar nos canais que vão ser abordados, contratar pessoal temporário, pensar nos materiais que vão ser produzidos e orçá-los;

- Novembro: começar a produção das peças mais simples, como a arte dos flyers e sua impressão, identidade visual da campanha, preparar posts para o Instagram, configurar anúncios pelo Google Ads e produzir vídeos para o YouTube e Reels patrocinados;

- Dezembro: época de enviar todo o material para as franquias e fazer reuniões para definir a veiculação correta. Momento também de agendar a produção das peças mais complicadas e fechar os contratos de outdoors, busdoors e comerciais de TV;

- Janeiro: veiculação total, com o lançamento simultâneo da campanha de matrículas 2023 em todas as suas franquias/unidades.

- Fevereiro: documentação de tudo para ter um bom entendimento do que fazer para 2024.

Essa linha do tempo vai ter variações, é claro. Tudo depende da sua escola. Mas é um bom parâmetro para entender quando a maioria começa, e o que você deveria fazer.

E se você ficou sem entender muita coisa desses itens, não se preocupe: vamos explicar cada um deles em detalhes ao longo do texto.

Aliás, vamos começar agora?

Como fazer o planejamento para a campanha de matrículas 2023

Essa é a etapa mais importante da campanha de matrículas 2023: o planejamento. É nele que você vai criar o grande documento que vai orientar a produção de todos os seus materiais.

E muito além da produção: é nessa fase que você vai definir onde veicular os conteúdos, se a sua força de trabalho vai conseguir lidar com a demanda, qual é o orçamento, dentre outras questões.

Vamos nos aprofundar em 3 passos para planejar sua campanha de matrículas, logo abaixo:

Passo 1: o que vamos produzir?

Ponto fundamental da sua campanha de matrículas. Antes de colocar qualquer coisa para funcionar, você precisa entender o que exatamente a sua escola vai produzir. Sem esse entendimento, não tem como você fazer nada.

Um ponto importante que você precisa definir nesse momento é o que a sua escola é capaz de produzir e o quanto ela tem para investir. Veja um exemplo do que é comum em campanhas de matrículas:

• Outdoors;
• Busdoors;
• Flyers;
• Peças para redes sociais;
• Vídeos para o YouTube;
• Comerciais de TV;

Esse é o pacote mais comum de escolas de alto nível. Até o final de outubro, você vai precisar definir não só o que a sua escola vai produzir de material publicitário, mas também a quantidade desses materiais.

Nesta etapa - com tipos de materiais e a sua quantidade bem definidos, você já vai ter a possibilidade de fazer orçamentos. Formalize tudo em um documento e bata o martelo junto com a direção da escola.

Tudo formalizado e planejado facilita o processo de aprovação.

Passo 2: vamos precisar contratar alguém?

Ok, metaforicamente falando, você já fez todos os planos necessários em relação a materiais. E agora, sua escola consegue produzir tudo?

Se não, você tem três opções:

- Contratar uma agência de publicidade: a agência faz a campanha inteira para você, inclusive a entrega dos materiais e instalações. É pedir, pagar e ficar tranquilo(a) - dependendo da agência, é claro;

- Contratar mais pessoas para o seu marketing: contratos temporários de redatores, designers e planejadores é plenamente possível, mas você irá precisar de alguém para coordenar o trabalho;

- Contratar freelancers para a produção: de longe a ideia mais barata, mas também a mais arriscada. É necessário uma sintonia entre todos os participantes do projeto, e com freelancers isso pode ser desafiador.

Essa decisão precisa ser tomada rapidamente, junto com a aprovação dos materiais a serem lançados. Explique bem a situação para a direção da escola e comece a procurar pessoas o quanto antes.

Passo 3: quando os materiais precisam estar prontos?

Esse passo está mais relacionado com quando você vai começar sua campanha de matrículas 2023.

Normalmente, elas começam em janeiro, certo? Então alguns materiais já precisam estar prontos ali para novembro/dezembro.

Outros materiais que precisam de instalação, como outdoors e busdoors, precisam já ter a arte pronta ainda em novembro.

O mesmo vale para comerciais de TV, spots para rádio e vídeos para o YouTube. Eles precisam estar prontos até mais cedo, porque demoram mais para produzir e aprovar com a diretoria.

E comerciais de TV também vêm com um peso extra: você vai precisar fazer seu registro na ANCINE para conseguir a veiculação em qualquer emissora de TV. Quem cuida da sua conta na emissora consegue te ajudar com isso.

No geral, estabeleça uma regra de pelo menos um mês de antecedência para a aprovação dos materiais.

Como definir metas para a campanha de matrículas 2023?

Uma meta é clara: a campanha de matrículas precisa preencher todas as vagas que a sua escola tem disponível, de preferência.

Mas, para isso, você precisa saber exatamente quantas vagas serão disponibilizadas. Por isso, o trabalho de formar novas turmas precisa acontecer o mais rápido possível, para você finalizar dezembro com uma boa ideia de quantos alunos precisa captar.

Simplificando: dos alunos que você já tem, quantos vão fazer a rematrícula? Subtraia o número total de alunos que a sua escola comporta com esse dado, e aí você vai ter a quantidade de vagas abertas para 2023.

Como criar as peças publicitárias da campanha de matrículas 2023?

Vamos para o momento 'mão na massa'? Você vai precisar criar peças offline e peças digitais. Hoje, anúncios online são a principal escolha para campanhas de matrículas, pois alcançam um engajamento muito alto e - principalmente - mensurável.

Pense em um outdoor: ele até pode trazer mais matrículas e provavelmente traz, mas é impossível calcular seu retorno. Você não sabe de onde as matrículas vieram.

Agora, com uma campanha no Facebook, Instagram e Google, é possível saber exatamente quantas pessoas clicaram no seu anúncio e foram parar no seu site.

Damos mais algumas dicas de peças offline e digitais logo abaixo:

Como gravar um vídeo para campanha de matrículas

Vídeos podem ser gravados simultaneamente para dois formatos: YouTube e comerciais de TV. A orientação dos dois é a mesma. Mas um vídeo na horizontal não vai ficar bom para os reels do Instagram ou um post no TikTok. Nesse caso, ele precisa ser vertical (16:9).

Então, o mesmo vídeo para a TV pode ser aproveitado no YouTube. Mas para os reels, você vai precisar gravar com a orientação diferente. Nossa sugestão é que você grave direto no celular.

Para gravar um vídeo com filmagem no local e com professores, você vai precisar de uma equipe de gravação e edição. Essa é mais fácil contratar por fora, uma agência especializada, do que contratar profissionais para a sua escola.

Se você não precisa de filmagem, um ótimo recursos para fazer vídeos é o Envato Elements. É um site que oferece padrões simples de editar, e diretores de arte experientes conseguem criar vídeos espetaculares sem você precisar gastar demais.

Quanto aos reels, você mesmo consegue fazer. Fique de olho nas tendências do TikTok e do Instagram e faça o que está bombando, adaptado ao seu público e à mensagem que deseja transmitir!

Como criar posts para o Instagram na campanha de matrículas

Nesse ponto você vai precisar de profissionais dedicados. Procure pelo cargo de social media no LinkedIn ou diretamente com recrutadores ou plataformas de freelancers.

Esses profissionais são responsáveis por criar um calendário de publicações, escrever os textos da legenda e da imagem e organizar tudo isso em documentos simples de ler.

Mas, para além do social media, você também vai precisar de um diretor de arte para fazer as peças.

Se você pretende fazer tudo você mesma, não tem problema. Uma boa ideia é o usar o Canva Pro, onde você cria imagens lindas sem muita dificuldade.

Como criar um conjunto de anúncios no Facebook, Instagram e Google

O processo é extremamente simples. O Instagram oferece uma funcionalidade direto no post, com o botão “turbinar publicação”. É só você clicar nele, acertar os detalhes do pagamento e pronto: seu post está patrocinado.

Isso significa que você está colocando dinheiro naquele post para que ele seja exibido para mais pessoas.

Esse é o jeito simples, mas também tem outro que é um pouco mais complicado. Através do Gerenciador de Negócios da Meta, você pode definir seu público alvo com muito mais assertividade. Só lembrando: é proibido por lei direcionar campanhas publicitárias para crianças e adolescentes.

Outra ferramenta ótima é o Google Ads. Você pode criar anúncios que são exibidos quando alguém procura algo específico no Google. Algo assim:

Esses três primeiros resultados são anúncios criados através da plataforma Google Ads. O processo é um pouco complexo e requer um conhecimento prévio, então você vai precisar ou estudar a ferramenta por alguns dias ou contratar algum especialista.

Como organizar a logística da campanha de matrículas 2023?

Você vai precisar de uma boa logística para conseguir lançar a sua campanha de matrículas 2023. Disso não há a menor dúvida.

A organização da sua escola precisa estar muito bem preparada para lidar com o fluxo de pessoas interessadas.

Os telefones não vão parar de tocar, e com você anunciando pelo Facebook e Instagram, alguém precisa ficar de olho nessas plataformas para responder as mensagens.

Um sistema de gestão escolar vai facilitar, e muito, essa organização. Através dele, você tem um controle de matrículas simples e muito organizado, além de tudo ficar automaticamente formalizado lá dentro.

Não duvide: faça uma demonstração do IScholar e veja você mesmo.

Aliás, podemos continuar essa conversa em outro texto, o que acha? Uma das funcionalidades do IScholar é a possibilidade de oferecer a matrícula online. Veja como ela funciona e busque implementá-la para a campanha de matrículas 2023!