Qual é a diferença entre custos e despesas na escola?

Custos e despesas: duas palavras que parecem ser sinônimos, mas que estão bem longe disso no contexto empresarial.

Ter uma escola particular é o mesmo que ter uma empresa. Apesar de ter a missão mais nobre do mundo - formar cidadãos - a escola particular ainda precisa se preocupar com seu lucro e seus gastos.

Isso porque não existe verba de outro lugar além da mensalidade paga pelos responsáveis - e alunos, no caso de uma faculdade. A escola particular precisa ter lucro para continuar funcionando e inovando sempre.

Uma das formas de garantir seus lucros é entendendo o que são custos e o que são despesas na escola. Com isso, você consegue perceber aumentos nesses valores como indicadores da sua saúde financeira.

Hoje o texto é só sobre isso: qual é a diferença entre lucros e despesas, o que fazer com essa informação e uma lista rápida de exemplos reais e o que eles representam.

Tudo pronto?

Qual é a diferença entre custos e despesas?

A diferença entre custos e despesas não é gritante - ela é sutil o suficiente para causar bastante confusão.

De forma resumida, custo é tudo aquilo que você precisa gastar para produzir um produto ou realizar um serviço. Enquanto despesas são gastos que surgem em outras frentes - na hora de comercializar o produto, por exemplo.

Na realidade das escolas, os custos podem ser vistos como tudo o que você gasta para conseguir dar as suas aulas e gerar matrículas. Ou seja: custo é o preço que você precisa pagar para oferecer o seu serviço e gerar mais demanda.

Enquanto as despesas são diferentes: elas são todos os investimentos e gastos que você tem para manter a sua estrutura funcionando.

A diferença é sutil porque está muito relacionada com um conceito de mercado. Custos estão relacionados com o serviço, enquanto as despesas estão ligadas ao negócio.

Exemplo de mercado para custos e despesas

Já que falamos um pouco de mercado, é bom nos aprofundarmos um pouco mais para fixar a diferença entre custos e despesas.

Pense em um produto e sua empresa fabricante: a Mumu Leite Condensado. Para produzir uma lata de leite condensado, a Mumu tem os seguintes custos:

• Compra ou produção de latas de alumínio;
• Impressão da embalagem;
• Energia para o maquinário;
• Salário dos profissionais;
• Matéria prima (leite, açúcar etc);

Então, esses são os custos para produzir seu produto principal, dentre os outros que a Mumu fabrica.

Mas para vender o seu leite condensado nos supermercados, a Mumu precisa gastar com outras coisas, como por exemplo:

• Transporte da mercadoria;
• Paletização e armazenamento;
• Equipe de trade marketing;
• Equipe de marketing para execução de campanhas;
• Impostos estaduais e federais;
• Emissão de notas fiscais;
• Comissão de venda dos supermercados;

Dentre outras que podem surgir. A divisão entre custos e despesas está relacionada com o produto final. Tudo que você investe para produzir é custo. Tudo que você investe para manter sua empresa e seu comércio competitivo é despesa.

Quais são os custos em uma escola?

Tudo bem: ficou bem claro que os custos são o que você precisa investir para que o produto ou serviço seja comercializado, certo? Mas nas escolas essa divisão fica um pouco mais difícil.

O que exatamente é o produto da escola? É nessa pergunta que muita gente empaca na hora de conversar sobre custos e despesas escolares.

A escola, como várias outras empresas brasileiras, está no ramo de serviços. Ela não tem um produto como a Leite Condensado Mumu. Não é algo que você pode tocar, levar para casa e usar.

A questão é que esses serviços são educacionais, e duram anos. Por isso fica tão difícil identificar quais são os custos da escola. Quando você trabalha com educação, não é só a aula que forma os alunos.

A sutileza da diferença entre custos e despesas na escola é muito maior do que em qualquer outra empresa de serviços. A aula é fundamental para o serviço prestado pela escola, mas o recreio cultural também é importante.

As provas são ótimos indicadores da performance dos alunos, mas sua sociabilidade também é preocupação da escola.

Para simplificar, estamos considerando os custos da escola como aqueles necessários para que a aula seja bem transmitida, ok? Na parte de despesas, vamos falar um pouco mais sobre essa sutileza.

Consideramos os seguintes custos:

• Mobiliário;
• Materiais de consumo;
• Salários dos professores;
• Salário da coordenação, direção e secretaria;
• Materiais didáticos e esportivos;
• Energia
• EAD;

Veja alguns em detalhes agora:

Mobiliário

Você já vai perceber a maior diferença entre custos e despesas escolares nesse primeiro item. Sem mobiliário, não tem sala de aula. Sem sala, não tem aula. Sem aulas, não tem alunos.

O mobiliário escolar é composto por mesas e cadeiras para alunos e professores, ventiladores e ar condicionado, quadros, projetores, televisores, sistemas de som etc.

É claro que não são todas as escolas que têm todo esse aparato, mas as que têm devem colocar como custos qualquer gasto nesse sentido.

A lógica aqui é que todo mobiliário usado na sala de aula para dar aulas é um custo da sua escola. Alguns podem ser cortados, mas na maioria das vezes, isso vai gerar uma grande insatisfação com os alunos.

Materiais de consumo

Tudo o que é gasto corriqueiramente na sala de aula também precisa ser levantado como custo - mas lembrando da máxima: sem eles, não haveria aula.

Então, xerox e o papel usado neles, canetas, giz, pincéis, lápis, borrachas, elásticos, pastas e arquivos precisam ser considerados como custos, não como despesas.

É importante entender que os materiais de consumo também são usados pela diretoria, coordenação e secretaria. Mas a máxima prevalece: sem eles, teria aula?

Um pacote de elásticos, por exemplo: será que a escola precisa dele para ter aulas? Por incrível que pareça, sim. Vamos explicar melhor no tópico logo abaixo:

Salários da área administrativa

Sua escola precisa da administração para funcionar? Ou melhor dizendo: sem diretoria, coordenação e secretaria, seria possível dar aulas e formar os alunos?

O exemplo do pacote de elásticos é um pouco extremo, mas ele ilustra bem a necessidade de ter um bom trabalho administrativo em qualquer escola.

Sem essa área, a escola não teria organização, e as aulas não aconteceriam de jeito nenhum - nem bem, nem mal.

Então, você também precisa considerar todos os gastos administrativos - seja de consumo ou salários - como custos da escola.

Salários dos professores

Alguém precisa dar as aulas na sua escola, certo? Os professores são os custos mais óbvios de qualquer escola. Eles são como o leite do Leite Condensado Mumu: se não tiver um, não tem o outro.

Sem professores não tem aula. Por isso os seus salários precisam ser marcados como custos sempre, e nunca como despesas.

Materiais didáticos e esportivos

Esses também são necessários, praticamente fundamentais para que as aulas aconteçam bem na sua escola.

Sem materiais didáticos, não tem aula de nada. A questão aqui é determinar o que são os materiais didáticos. Isso varia de escola para escola, e até de turma para turma.

Uma aula no espaço maker, por exemplo, vai usar materiais didáticos mais especializados - kits de programação e ferramentas de eletrônica, para citar alguns exemplos.

Ao mesmo tempo, uma aula de educação física precisa da quadra com boa manutenção, pesos, bolas etc.

A regra é simples: qualquer material que é usado para professores ministrar aulas é didático. E todo material didático é um custo, não uma despesa, escolar.

EAD

Se a sua escola trabalha com o ensino híbrido ou a educação a distância, todos os recursos utilizados para que essas aulas aconteçam se tornam um custo.

O maior deles é com os equipamentos: computadores, tablets, microfones e câmeras são fundamentais para conseguir transmitir bem uma aula à distância.

Inclusive, temos um texto super interessante que lista inclusive quais equipamentos você precisa comprar para oferecer um EAD. Vale bastante a leitura.

O que são despesas na escola?

Definimos na parte de custos que eles são o necessário para que as aulas possam ser ministradas, certo? Mas aí entramos na questão da diferença sutil mais uma vez.

Mas e questões como a manutenção do pátio? Internet? Limpeza? Sem elas também não tem aula, certo?

Bom, depende. Escolas públicas brasileiras, por mais inovadoras que sejam, passam meses com problemas de manutenção por falta de verba. E as aulas continuam normalmente.

Então, podemos conceituar as despesas na escola como gastos que, apesar de fundamentais para o negócio continuar funcionando, podem sofrer cortes pontuais sem impossibilitar aulas.

Pensando assim, vamos falar sobre essa pequena lista ao longo desse tópico:

• Manutenções na sala;
• Manutenções no pátio;
• Transporte escolar;
• Equipamentos audiovisuais;
• Internet para os alunos.

Continuamos a discussão agora:

Manutenções no espaço escolar

Todas as escolas vão ter gastos com manutenções pontuais. Chuvas destelhando áreas da escola, limpeza do ambiente, lidar com vandalismo nos banheiros etc.

E na sala de aula é a mesma coisa. Algum problema com a climatização, mobiliário antigo etc.

A questão é que esses gastos podem ser contidos sem atrapalhar demais as aulas. Ênfase em demais: apesar de nenhum deles impossibilitar que as aulas aconteçam, cortar demais ou não resolver questões estruturais vai te atrapalhar na retenção dos alunos.

Transporte escolar

Não é muito comum que escolas ofereçam transporte próprio, mas parcerias com motoristas são bastante comuns. Em alguns casos, a escola paga um percentual pequeno para reduzir a mensalidade com transporte dos alunos.

Esse é um tipo de despesa porque, apesar de ser conveniente, o transporte escolar não é fundamental para que as aulas aconteçam.

Vendo por uma ótica de negócios, o transporte escolar até de alunos que moram mais longe deixa de ser essencial porque a escola não precisa atuar nessas regiões ou captar esses alunos.

Portanto, se a despesa de transporte escolar ficar muito alta, a escola pode repensar suas estratégias de captação e matrículas e trabalhá-la mais localmente.

Equipamentos audiovisuais e internet para os alunos

Mesma coisa dos outros itens: se não é essencial para que a aula aconteça, é uma despesa.

Mas ao mesmo tempo precisamos reforçar mais uma vez que a educação não acontece somente nas aulas. Todas as atividades da escola são educativas, e são parte do serviço que ela oferece.

Por conta disso, internet e recursos de mídia sempre vão beneficiar os alunos. Mas se esses gastos precisam ser cortados, a escola ainda consegue prestar seu serviço muito bem.

E falando em cortar custos, veja nesse último tópico algumas dicas:

Como cortar custos e despesas na escola?

Lendo até aqui, você já entendeu que cortar custos na escola não é algo muito fácil de se fazer. Principalmente por conta dessa sutileza na diferença entre custos e despesas escolares.

É muito difícil dizer, de forma pedagógica, o que é custo e o que é despesa. Nós tentamos ao longo do texto e espero que tenha sido o suficiente para você entender bem, mas cada escola tem uma realidade diferente.

Vamos pegar o exemplo da internet nas escolas: em uma instituição com alto investimento em tecnologia e com o uso pedagógico na internet em sala de aula, cortar gastos com ela atrapalharia tanto professores como alunos.

Do mesmo jeito, em uma faculdade, a internet não é gasto. Ela é fundamental para que as atividades econômicas aconteçam.

A diferença entre custos e despesas depende da escola. Em alguns casos, o que a maioria das instituições considera despesa pode ser um custo e vice versa.

O único jeito de cortar gastos na escola é sabendo exatamente quais são eles - e qual é o seu valor real. Dizer “vamos cortar X” precisa de um apoio de um sistema de gestão escolar.

Nós temos um texto que expande muito essa ideia - nele falamos tudo o que você precisa saber sobre a administração escolar. Vamos expandir essa conversa?