ERP na gestão universitária: o que esperar e como usar

A gestão universitária é um trabalho feito por muitas pessoas em muitos departamentos, cada uma contribuindo um pouco para a organização da instituição - mesmo sem nem perceber.

Trabalhando em uma universidade você já deve ter percebido como isso acontece - na maioria dos casos, é através de um sistema de gestão universitário, também chamado de ERP universitário.

A maioria das universidades privadas trabalha com um ou mais sistemas de gestão. E muitas delas, infelizmente, podem estar recebendo menos do que estão pagando.

Sistemas incompletos, serviços que ficam fora do ar rotineiramente, dificuldades e quedas do sistema na hora de cadastrar matrículas ou abrir vestibulares… esses problemas são comuns em universidades que têm um sistema de gestão que deixa a desejar.

E qual é a alternativa? Como funciona um bom sistema para fazer a gestão universitária? Hoje o texto é sobre isso. Vem ver quais são as principais características de um ótimo ERP para universidades!

Um sistema ou vários sistemas de gestão universitária?

Antes de começar o texto, precisamos conversar sobre esse ponto muito importante. O que é melhor: um sistema de gestão ou vários sistemas que fazem o mesmo trabalho?

Normalmente, quem opta por vários sistemas o faz por dois motivos: o primeiro é o financeiro. E o segundo é a resistência em fazer grandes mudanças.

O primeiro caso é um clássico “o barato sai caro”. O nível de expertise dos seus trabalhadores para usar todos esses sistemas ao mesmo tempo precisa ser bem alto — se não for, você acaba pagando a conta em erros e problemas administrativos.

No segundo caso, a instituição já tem vários sistemas funcionando e acha muito difícil fazer a transposição dos dados. Plenamente entendível, mas é um investimento em tempo que gera um retorno muito rápido na qualidade do trabalho.

O melhor é trabalhar com apenas um sistema de gestão universitária. Você minimiza erros, trabalha com mais simplicidade e tem todos os seus dados salvos em uma única plataforma confiável.

O que um bom sistema de gestão universitária deve oferecer?

Mas como garantir que você está fechando negócio com o melhor sistema de gestão universitária possível? Quais são as marcas de sucesso de um sistema assim?

O importante, como citamos anteriormente, é que ele consiga trabalhar vários pontos ao mesmo tempo, e trabalhá-los bem.

Uma dificuldade em contratar sistemas que fazem tudo é que alguns deles, os não confiáveis, prometem o mundo e entregam pouco.

Nesse texto, usamos o iScholar como exemplo para ilustrar o que um sistema de gestão universitária integrado pode oferecer. Veja os 5 pontos principais:  

1 - Organização do financeiro da sua universidade

Todas as universidades precisam de um controle muito grande das suas finanças. São diversas faculdades, com suas próprias coordenações, e uma enorme quantidade de trabalhadores que precisam de gestão.

Além do trabalho sendo feito para equilibrar as contas da universidade, ainda há outra grande preocupação: a parte burocrática e do RH universitário.

Um bom sistema de gestão universitário não deixa a parte financeira de lado, porque ela é uma das mais importantes de todas. E nem faz o trabalho pela metade, oferecendo alguns poucos recursos mas deixando outros cruciais para trás.

Nós usamos o sistema iScholar como base nesse texto porque ele está entre os mais completos do mercado. O que oferecemos somente no módulo financeiro inclui:

• Cadastro de centros de custo; 
• Cadastro de fornecedores; 
• Emissão de Notas Fiscais com taxa reduzida; 
• Relatórios de NFs por período; 
• Controle patrimonial; 
• Controle do estoque; 
• Venda de produtos; 
• Emissão de parcelas; 
• Pagamentos de conta; 
• Cobrança Fácil;

Tudo isso é apenas um módulo do iScholar. Você vai encontrar outros sistemas para gestão universitária que entregam algo similar? Claro que sim. Mas ao mesmo tempo, você vai encontrar vários que entregam menos, e é aí onde mora o problema.

Muito cuidado com sistemas de gestão que não são claros sobre os módulos que eles têm e sempre peça um teste antes de fechar com qualquer plataforma, certo?

2 - Organização do diário dos professores

Alguns sistemas de gestão universitária são focados em uma atividade ou outra, oferecendo alguns extras mas se mantendo fiéis ao que eles conseguem oferecer de melhor.

Os melhores são diferentes: eles entregam diversos módulos com muita usabilidade e muitas funcionalidades, se destacando justamente por isso - por conseguirem fazer mais que os outros e fazendo melhor.

O nosso caso é assim. Já te mostramos como o iScholar trabalha a gestão universitária no lado financeiro. Agora veja suas funcionalidades para organizar os diários dos professores:

• Controle de notas; 
• Controle de faltas; 
• Cadastro de disciplinas; 
• Cadastro de aulas individuais com ementa; 
• Consulta por aluno; 
• Consulta por aulas; 
• Consulta por professores.

Seu sistema de gestão universitário precisa oferecer tudo isso? Não necessariamente. Mas é muito melhor trabalhar com um sistema que entrega tudo o que você precisa do que trabalhar com vários sistemas diferentes, cada um com um acesso também diferente.

3 - Organização da biblioteca

Uma das partes mais complexas de gerir na universidade é a sua biblioteca. Quem não é da área com certeza vai achar estranho, mas nós sabemos que fazer a gestão desse departamento não é uma tarefa fácil.

A quantidade de livros é bastante grande, assim como a de empréstimos. Em muitos casos, esses livros são bem caros ou são de edições raras, difíceis de encontrar.

E a quantidade de empréstimos sendo alta significa que muitos livros simplesmente desaparecem - são perdidos, furtados ou acabam passando por uma deterioração.

Por conta disso, um bom sistema de gestão universitária nunca pode ignorar a biblioteca. E para que você não precise lidar com muitos sistemas trabalhando ao mesmo tempo, é melhor escolher um que resolva a biblioteca e outras áreas também.

O sistema iScholar, na parte da biblioteca, oferece as seguintes funcionalidades:

• Listagem da bibliografia completa; 
• Busca por livro, autor ou ISBN; 
• Separação de livros pelos parâmetros que você precisar; 
• Localização dos livros nas estantes; 
• Controle de empréstimos; 
• Controle de reserva dos livros. 

4 - Organização da coordenação

A coordenação de uma universidade é responsável por várias funções bem complicadas e que precisam de uma organização extra. 

Em muitos casos, os diferentes cursos de uma universidade vão ter coordenações diferentes, que precisam de uma unidade no tratamento dos seus dados para funcionar bem.

Um bom sistema de gestão também vai oferecer, além de todos esses pontos que mencionamos aqui, várias funcionalidades relacionadas à coordenação do curso.

O nosso sistema oferece o seguinte:

• Criação de diferentes unidades escolares para vistas diferentes; 
• Separação por salas de aula;
•  Separação por cursos; 
• Organização por disciplinas;
• Competências dos departamentos; 
• Fundamentação legal de disciplinas; 
• Criação de grades curriculares;
• Criação dos calendários escolares; 
• Organização dos funcionários 
• Organização padronizada para o Censo Escolar;

Fazer a coordenação de vários cursos ao mesmo tempo é um desafio, ainda mais se você tem várias unidades escolares.

Um bom sistema de gestão universitário oferece a possibilidade de organizar várias coordenações ao mesmo tempo, de forma aparentemente descentralizada e independente.

5 - Organização da Secretaria

A secretaria de uma universidade é um dos setores mais movimentados do campus. Alunos estão constantemente buscando informações, resolvendo pendências e fazendo solicitações à equipe.

Um sistema de gestão universitária precisa lidar com tudo relacionado à secretaria também. E é melhor se ele também guardar informações sobre a instituição como um todo, especialmente a coordenação.

Compartilhar essas informações no mesmo sistema permite um atendimento muito mais ágil e simples para os seus trabalhadores do setor. Consultas são feitas no mesmo ambiente e as respostas são encontradas com mais velocidade.

O nosso sistema lida com a secretaria oferecendo as seguintes funcionalidades:

• Turmas;
• Responsáveis; 
• Alunos;
• Matrículas;
• Alunos potenciais; 
• Modelos de documentos;
• Ocorrências; 
• Solicitações;
• Agenda de eventos; 
• Correção de cartões; 
• Processos seletivos; 
• Relatórios.

6 - Processos seletivos

A parte de processos seletivos está relacionada com a de secretaria no nosso sistema, mas vale a pena falar um pouco mais sobre esse módulo.

Em muitos casos, faculdades têm processos semestrais e anuais, além de provas para mestrado, doutorado, iniciações científicas, projetos de educação tutorial e por aí vai.

Os processos seletivos são muitos, e organizá-los fica mais fácil com o IScholar. Veja a demonstração:

O primeiro passo é você colocar as informaçõe básicas do seu processo seletivo. Qual universidade, data, início e término das inscrições, quando tornar o processo visível e outras informações importantes.

Mais abaixo, mas ainda na mesma tela, você vai conseguir colocar outras informações mais direcionadas:

Edital, Gabarito, Manual e Aprovados: todas informações muito importantes de ter organizadas. Não é colocar em uma pasta no computador da secretaria e pronto - é preciso um controle mais centralizado para que o processo flua com mais simplicidade e segurança.

Tudo isso o sistema de gestão escolar promove, e como você pode ver pela demonstração do IScholar, nós também.

Por fim, a aba de gestão financeira vai te permitir adicionar mais informações que garantem uma facilidade enorme na hora do candidato gerar seus boletos direto na página de inscrição:

E aí, o que você achou da nossa demonstração rápida do que um ERP na gestão universitária deve oferecer?

Se você quer saber mais sobre como nós podemos te ajudar, faça um teste do iScholar hoje mesmo. Veja como essas funcionalidades funcionam na prática!

Obrigado pela leitura e até o próximo texto!