Dicas para escolher um software de gestão escolar

Existem vários tipos de software de gestão escolar: alguns um pouco mais simples, com menos recursos e funcionalidades; outros medianos; e, por fim, aqueles com soluções completas e integradas, que automatizam os processos de todas as áreas.

Mas como saber qual tipo de software é o ideal para a sua escola, gestor? Quais condições ele deve atender? Para responder essas perguntas, trouxemos algumas dicas que vão te ajudar na hora de avaliar o que é realmente importante na hora de escolher um software de gestão escolar.

Como escolher um software de gestão escolar?

É importante esclarecer que, para usufruir de todos os benefícios da ferramenta, é preciso analisar muito bem o software e o seu funcionamento antes de implantá-lo em sua escola.

Escolher um sistema de gestão aleatoriamente ou não aproveitar todo o seu potencial é uma atitude pouco efetiva; afinal, esse tipo de ferramenta é o que você busca para, além de organizar seus processos, criar um diferencial em relação à concorrência, ajudando no crescimento e na consolidação do seu negócio no mercado.

Para que a escolha não tenha erros, é importante que você, gestor, se reúna com as demais lideranças e com a equipe de TI da instituição de ensino para analisar os itens que a ferramenta precisa oferecer para ter um bom desempenho. Além disso, antes da contratação do sistema de gestão escolar, você precisa:

• avaliar as vantagens oferecidas e a importância delas para o seu colégio;
• analisar avaliações de outros clientes que já utilizam o software;
• tirar todas as dúvidas sobre o suporte a ser prestado durante o tempo de utilização da ferramenta;
• solicitar treinamento da equipe escolar que terá contato direto com o sistema.

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Dicas para a escolha da ferramenta

1 – Sempre envolva sua equipe no processo de escolha

Falamos anteriormente que é preciso solicitar treinamento da equipe escolar que terá contato direto com o sistema. Mas vamos um pouco além. Os futuros usuários do sistema precisam ser envolvidos desde o início do processo, participando, inclusive, da escolha da melhor opção de ferramenta. Eles estarão em contato diário com o software, então nada mais justo que participem na hora de bater o martelo.

2 – Pesquise (e muito) as principais opções de mercado

É meio óbvio dizer para você pesquisar antes de escolher. Mas algumas pessoas, por indicação, escolhem um software de gestão escolar que não era o que a escola precisava e acabam perdendo dinheiro e atrasando processos.

Visite o site das plataformas e selecione as mais confiáveis. Use como critério, por exemplo, o tempo de existência da empresa, a experiência no segmento de educação, quem são os clientes, credibilidade do software no mercado e o depoimento de clientes.

3 – Compare os materiais de apresentação recebidos

Quando decidir as ferramentas que você julga estarem dentro do que a sua escola precisa, entre em contato com as empresas e solicite um material informativo e uma proposta comercial. Avalie e compare tudo.

• Qualidade;
• Confiabilidade das informações nos materiais;
• Funcionalidades;
• Integrações possívels com outras ferramentas;
• Atendimento e suporte;
• Facilidade de migrar os dados de sua instituição para o sistema;
• Preço e custo benefício.

4 – Filtrou os softwares ideais? É hora de testar

Assista o máximo possível de demonstrações e faça testes. A grande maioria disponibiliza um período chamado “trial”, no qual você pode usar todas as funcionalidades da ferramenta para fins de teste. Esse tempo costuma variar entre 7 e 15 dias.

5 – Escolha a opção que melhor atenda às necessidades da sua escola

Depois de todos os testes realizados e considerando todos os fatores que falamos anteriormente, escolha aquela empresa que está melhor preparada para se tornar parceira de sua escola.

Em um mar de possibilidades de softwares de gestão escolar, lembre-se de pesquisar bastante, envolver sua equipe no processo de escolha, testar o máximo de tempo possível e, por fim, escolher a ferramenta que mais combine com a sua instituição de ensino.

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Até a próxima!