Como fazer eventos escolares em 5 passos

Todo gestor e gestora escolar já passaram por esse rito de passagem: fazer eventos escolares. É praticamente impossível encontrar qualquer pessoa em uma situação de coordenação e direção que não tenha vários eventos no currículo.

Mas seria bom algo pra deixar o processo mais fácil, né? Um guia entre a execução e o resultado final pra você não precisar correr atrás de tanta coisa. É exatamente o que nós vamos fazer aqui, no texto de hoje.

Tudo pronto para acompanhar a gente e saber como fazer eventos escolares? Então vamos começar:

Esse é o ponto mais básico de fazer um evento escolar, e provavelmente você já deu esse passo antes de começar a leitura desse texto.

Na maioria das vezes, o tema do evento é o primeiro ponto de informação que você encontra. “Precisamos fazer um evento de Páscoa”, ou “precisamos fazer uma festa junina”.

Mas nesse tópico, a gente gostaria de reforçar a necessidade de ter um planejamento prévio de todos os eventos que a sua escola vai fazer ao longo do ano.

Ter um calendário mesmo, uma agenda de eventos escolares. Isso pode ser feito através de uma infinidade de recursos. Escolas mais modernas, por exemplo, usam um sistema de gestão para organizar tudo assim que o ano começa.

Dessa forma, você consegue ter muito mais tempo livre para planejar seu evento, e consegue organizar as compras e organização em uma linha do tempo muito simples de organizar.

E aí você nunca é pego no escuro e nem precisa parar todo mês para determinar o que a escola vai fazer de diferente. E também consegue planejar outras coisas, que na correria fica mais difícil. Uma captação de imagens para as redes sociais, por exemplo.

Veja algumas dicas logo abaixo de como criar esse calendário de eventos:

Como criar um calendário de eventos para a escola

No início do ano, liste todos os eventos realizados na escola no ano anterior;

Faça uma reunião com professores, diretoria e coordenação para encontrar mais datas comemorativas e confirmar as que você já tem;

Deixe tudo formalizado em uma planilha ou no seu sistema de gestão escolar;

Determine um prazo de planejamento para todos os eventos (1 mês antes, 2 semanas antes etc.);

Faça anotações durante a organização do evento sobre dificuldades na organização, para ajustar os prazos no ano que vem e para não repetir os mesmos erros nos próximos eventos.

2 - Determine o que você vai precisar

Certo, agora vamos supor que você já tem esse planejamento feito com antecedência, ou seja: você já sabe quais eventos estão chegando e o que você vai precisar fazer para realizá-los.

Vamos supor então que o próximo evento da sua lista é o Halloween, comemorado na sua escola no dia 31 de outubro.

Esse evento, inclusive, é extremamente importante para escolas de inglês. Ele oferece ótimas oportunidades de conteúdo para as redes sociais e ajuda a renovar matrículas dos alunos que você já tem.

Mas voltando ao assunto - você sabe que o Halloween acontece no dia 31 de outubro e começa seu planejamento no dia primeiro, também de outubro.

A pergunta aqui desse tópico é a mais simples possível: o que você vai precisar? Que materiais vão compor a decoração? O que você vai servir de comida? Vai ter alguma atração cultural? Você vai precisar avisar alguma coisa aos pais e alunos (ir fantasiado, por exemplo)?

Saber como fazer eventos escolares é, na maioria das vezes, saber conversar e fazer listonas.

Nesse passo você vai fazer uma lista enorme, com todos os pontos de atenção, tudo o que você realmente vai precisar para que seu evento funcione bem. Veja alguns pontos enumerados logo abaixo:

Como fazer uma listona do que seu evento escolar vai precisar:

• Faça uma reunião com todo mundo envolvido para discutir o que a escola vai precisar;

• Fique fazendo as anotações para depois entender o que compensa comprar e o que não dá;

• Compare suas anotações com o orçamento que você tem;

• Depois, monte sua listona verdadeira e avise todo mundo do que você vai comprar;

• O próximo passo é mostrar para todo mundo que vai participar da organização o que eles vão precisar fazer. É a hora de delegar tarefas.

3 - Delegue as tarefas para fazer o evento escolar

Tudo certo até agora? Você já tem uma lista de tudo o que seu evento escolar vai precisar, agora é a hora de começar seus preparativos.

Veja bem: cada pessoa tem uma habilidade diferente. Quem vai estar na equipe de planejamento do evento escolar vai precisar ser aproveitado de acordo com as suas melhores habilidades.

A delegação de tarefas é fundamental para organizar e realizar o evento escolar. É aqui que você vai separar por competências as pessoas que vão poder te ajudar.

Tem gente que é melhor com recortes de EVA e a criação de painéis. Tem gente que é melhor com compras. Tem quem trabalhe melhor fazendo os lanches que vão ser servidos. E por aí vai.

Quando você delega por afinidade, todo mundo trabalha feliz e dando o seu melhor. Veja algumas dicas mais práticas para delegar tarefas do evento escolar:

Como delegar tarefas:

• Separe as pessoas envolvidas em equipes de acordo com as suas habilidades;

• Faça você a tarefa que você consegue fazer melhor;

• Não acumule muitas funções;

• Acompanhe o desenvolvimento de todas as tarefas através de um grupo no Whatsapp ou Telegram;

4 - Sempre procure parcerias da comunidade

Essa provavelmente é a dica mais valiosa desse texto inteiro. Antes de fazer seus eventos escolares, você elaborou um calendário com todos eles já planejados, certo?

Pois é: com essa lista na mão, você consegue se planejar e buscar apoio na comunidade. Seja através de arrecadação para doações em instituições, ou até mesmo um patrocínio de empresas locais, você consegue levar seu evento escolar para outro nível.

O que você vai fazer com essa parceria aí é contigo e quais os objetivos da sua escola. No caso específico de escolas particulares, não é tão comum pedir doações para a realização do próprio evento.

Também não é muito comum pedir patrocínio para a escola conseguir realizar o próprio evento. Em regiões mais carentes, isso é mais comum em escolas públicas.

Porém, o que você pode fazer é determinar um objetivo para essa parceria e usar o conceito para alavancar o prestígio da sua escola na região.

Um apoio na divulgação, por exemplo, com um fundo de empresas locais, traz mais pessoas para o seu evento. Você pode arrecadar doações dessas pessoas e depois entregar o montante obtido para algum projeto social ou instituição de caridade.

Isso coloca sua escola em uma ótima posição na comunidade, e transforma seu evento em uma ótima oportunidade de marketing.

5 - Procure inspirações para definir o visual do seu evento escolar

A internet tem de tudo um pouco. E o que não falta são inspirações para te ajudar a fazer seus eventos escolares.

Existem vários quadros no Pinterest voltados exatamente para isso. Veja alguns exemplos:

• Páscoa escolar;
• Halloween na escola;
• Natal na escola;
• Dia das crianças na escola;
• Festa junina na escola;

Você consegue encontrar direto no Pinterest vários sites com os modelos de como fazer várias atividades e materiais. Tudo pra baixar e em vários casos completamente grátis.

Nossa sugestão é que antes de você fazer o segundo passo - uma reunião que vai definir tudo o que você vai precisar - você tenha uma lista de inspirações para mostrar. Esse mood board funciona como um catalisador de boas ideias.

Imagina, ter que pensar em toda a decoração sem nenhum ponto de partida? Sem saber por onde você vai começar? É muito difícil e também consome bastante tempo. A reunião que teria uma ou duas horas pode levar muito mais.

Organize os eventos escolares com o IScholar

Chamar os alunos e pais para eventos escolares é mais difícil conforme o tamanho da escola.

Por exemplo: em escolas pequenas, é só avisar os professores em reunião, enviar um bilhetinho para os pais e alunos e pronto. Todos estão convidados.

Mas em escolas maiores o trabalho precisa ser muito mais organizado para garantir que todo mundo que precisa comparecer compareça.

Imagine por exemplo uma escola com 50 turmas diferentes, entre elas algumas mais especializadas, como basquete, futebol e karate. Você quer convidar somente o primeiro ano de todos os cursos que envolvem educação física e seus professores.

Fazer na mão é mais complicado. Um sistema de gestão escolar te permite configurar tudo e enviar o convite diretamente para o app dos alunos e pais.

Sem dificuldade nenhuma. Você seleciona as turmas, cria o evento e pronto.

Agora, o tempo que você precisa para fazer os eventos escolares fica até menor. Você pode focar toda essa energia extra em mais atividades e recursos para os alunos, para o evento ficar lindo.

Vem conhecer o sistema de gestão escolar IScholar! A avaliação é gratuita e te oferecemos suporte com o que você precisar. Vamos ficar te esperando!