Gestão acadêmica: os 8 principais pontos que universidades de sucesso aplicam

A gestão acadêmica é um assunto que engloba duas frentes: a administrativa e a pedagógica.

Ambas são fundamentais para a sua IES ser competitiva no mercado, formar cada vez mais alunos e expandir as suas atividades.

Em muitos casos e até em outros textos como esse pela internet, você vai ver a expressão “gestão acadêmica” como um termo relacionado às informações cadastrais dos alunos e o setor responsável por ele.

Mas a gestão acadêmica é muito mais do que isso - ela envolve a organização dos seus setores operacionais, é claro, mas sem perder de vista informações importantes na parte pedagógica.

Esse texto vai deixar isso mais claro. O que é a gestão acadêmica? Quais são as frentes em que ela atua? Como tornar a sua cada vez melhor?

Começando a responder agora:

O que é a gestão acadêmica?

A gestão acadêmica é o conjunto de práticas e teorias aplicadas da gestão escolar com foco em Instituições de Ensino Superior.

O termo gestão acadêmica é um grande guarda chuva - abaixo dele estão todas as ações que buscam melhorar os processos operacionais e competitivos da IES.

Fazer gestão acadêmica é muito mais do que organizar as informações de cada aluno, como estávamos falando logo acima. Mas essa organização é parte da gestão acadêmica.

Existem duas metodologias principais na gestão acadêmica - a gestão da instituição e a gestão pedagógica.

Falamos um pouco mais sobre cada uma delas agora:

Gestão da instituição

Na gestão acadêmica, consideramos a gestão da instituição todos os esforços e estratégias voltados para “dentro”, ou seja: tudo o que se faz com foco na própria instituição.

Aqui podemos enumerar:

• Gestão financeira;
• Gestão de vestibulares;
• Gestão do patrimônio;
• Gestão de compras e fornecedores;
• Gestão dos professores;

Entre vários outros pontos.

A gestão da instituição trata de manter a universidade em condições de oferecer seu serviço principal: a educação de qualidade.

Tudo o que envolver a IES como uma empresa também é função da gestão acadêmica. Alguns gestores chamam essa área de gestão de growth ou gestão competitiva.

Nesse caso, estamos falando de ações que visam tornar a IES mais competitiva no mercado, expandir suas atividades e trazer cada vez mais matrículas.

Essa parte é provavelmente a mais importante no longo prazo. É através dessa gestão competitiva que você se coloca cada vez melhor no mercado, e tem mais oportunidades de crescer.

Gestão pedagógica

Já a gestão pedagógica diz respeito a todas as ações da gestão acadêmica voltadas para a relação entre alunos, professores e o aprendizado.

Aqui, precisamos considerar tudo o que está envolvido nessa relação tripartite. Como garantir que a IES está formando bons profissionais para o mercado?

A gestão pedagógica das IES particulares tem esse lado competitivo porque elas estão inseridas em um mercado de concorrência.

Por conta disso, o interesse em ter práticas pedagógicas inovadoras, cada vez mais organizadas e melhores também é uma vantagem competitiva.

Além de trazer essa práticas, a gestão pedagógica também precisa oferecer métricas de avaliação e acompanhamento, tanto para os alunos quanto para as coordenações entenderem seu trabalho.

O nosso texto vai falar principalmente sobre essas métricas: como calculá-las, oferecê-las e interpretá-las sob uma ótica de mercado.

Como fazer a gestão da instituição de ensino superior

Existem vários pontos que você precisa considerar na gestão da instituição. Como mencionamos, ela está relacionada com o controle operacional da IES e a sua competitividade.

Aqui no blog temos uma série de textos que falam sobre pontos específicos da gestão institucional. Esse tópico serve como um compilado sobre o que já falamos, com links para o aprofundamento na conversa.

Tudo o que estamos conversando sobre a gestão acadêmica no lado da instituição tem dois objetivos claros: eficiência e competitividade.

Não raro, os dois conceitos estão muito ligados. Mais eficiência normalmente significa uma competitividade maior e mais tempo para pensar em ações para aumentar suas matrículas com responsabilidade.

E complementando esse assunto:

Gestão acadêmica através de KPIs competitivos

O primeiro ponto para se pensar na gestão acadêmica são indicadores chaves de performance - os KPIs, ou key performance indicators.

Elaborar KPIs, coletar dados para alimentá-los e interpretar esses dados à luz das suas metas é fundamental para não só trazer mais alunos, mas para saber suas limitações e oportunidades.

Como exemplo, “Taxa de novas matrículas” é um ótimo KPI. Dados que informam esse KPI podem ser:

• Número de novos matriculados;
• Número de bolsistas integrais;
• Número de alunos evadidos;
• Números de novas matrículas EAD;

Dentre outros. Para atingir a sua taxa de matrículas, você vai precisar analisar cada um desses dados.

Temos um texto bem completo falando exatamente sobre isso e oferecendo 9 KPIs da gestão acadêmica para IES particulares. Se você quiser se aprofundar no assunto, vamos continuar a conversa por lá!

Análise de processos internos

Toda IES que quer oferecer o melhor para os seus alunos e economizar através da eficiência precisa fazer análises periódicas dos seus processos internos.

Quem faz esse trabalho costuma realizar auditorias anuais, ao final do período letivo, para levantar forças e fraquezas dos seus diferentes setores e propor melhorias.

Quando falamos de processos internos, estamos nos referindo a todas as operações que mantém a logística da IES funcionando.

Toda IES privada precisa ter uma forma de captar e analisar os seguintes indicadores:

• Satisfação dos alunos;
• Tempo de espera para emissão de documentos;
• Organização dos vestibulares;
• Custos e despesas da IES;
• Retenção de professores;
• Marketing;
• Resolução de problemas estruturais;
• Capacidade da equipe de conservação e limpeza;
• Carga de trabalho do setor administrativo;
• Competência da equipe finaceira;

Dentre outros.

Análise de processos externos

Do mesmo jeito que a universidade precisa analisar a eficiência dos seus processos internos, existem outros que, apesar de não serem totalmente responsabilidade da IES, ainda têm impactos significativos no faturamento e no seu dia a dia.

Um dos exemplos mais claros é a inadimplência dos estudantes, um ponto que não depende inteiramente dos seus esforços, mas que quanto mais você trabalha para diminuí-la, mais resultados positivos vai ter.

Como parte da gestão escolar, é necessário ter uma rotina de análise de todos os processos externos que têm impactos diretos na sua instituição. E ver onde você consegue atuar para melhorá-los sempre.

Estamos falando de questões como:

• Prazos de entrega de fornecedores;
• Contas a pagar;
• Taxa de inadimplência;
• Tempo de locomoção dos estudantes;
• Segurança da comunidade onde a IES está;

Dentre outros exemplos específicos para a sua instituição.

Análise financeira competitiva

Toda IES particular precisa lucrar. Disso não há a menor dúvida - é através do lucro que ela consegue continuar funcionando e formando alunos.

Por conta disso, as análises financeiras da IES precisam estar sempre atualizadas e ter precisão milimétrica.

É através dos dados financeiros que a IES consegue entender o quanto ela está competitiva no mercado. Onde ela está gastando mais do que deveria e onde ela pode investir mais.

Nós temos um texto bem completo sobre a administração escolar que fala muito sobre como analisar o seu financeiro de uma forma competitiva. Clique para saber mais.

Sistema de gestão para universidades particulares

Tudo o que nós mencionamos até agora só é possível através de um bom sistema de gestão para universidades particulares.

Quem não tem um bom sistema de gestão trabalha com dados isolados, cada um em um departamento, com uma centralização feita na reitoria de um jeito fora dos padrões do mercado.

Com um sistema de gestão, tudo o que falamos até agora sobre a gestão acadêmica institucional se torna possível de um jeito muito prático.

Todas as informações que você precisa para analisar cada um desses dados que trouxemos estão bem ali, na tela, alimentadas pelo seu time nos seus respectivos departamentos.

Tem algo que dizemos bastante por aqui: um sistema de gestão universitário é tão necessário quanto ter um computador. Qual foi a última vez que você viu uma secretaria de faculdade que ainda estava presa nos cadernos?

Como fazer a gestão pedagógica do ensino superior

A gestão pedagógica é outra faceta da gestão acadêmica, uma fundamental para manter a qualidade das aulas sempre no nível esperado pelos seus alunos.

A gestão pedagógica é feita através do acompanhamento dos indicadores educacionais da sua IES - notas, aprovações e reprovações, desempenho em exames como o ENADE etc.

A gestão pedagógica é prática fundamental da gestão acadêmica. Veja algumas estratégias para conseguir captar, organizar e interpretar os dados que você já tem:

O que é Learning Analytics?

Learning Analytics é a união do conceito de big data com a gestão acadêmica. O big data, por si só, é o ato de coletar dados e apresentá-los de uma forma mais amigável e que possibilitam a tomada de decisões de forma mais acertada.

Hoje, todas as atividades que alunos fazem online - através de moodle, vídeo conferência ou outras modalidades - podem se tornar dados.

E não só isso: seus CRAs, desempenho em provas individuais, participação em projetos extracurriculares - tudo são dados, e esses dados podem ser usados para melhorar sua gestão pedagógica.

Esses dados são captados através de plataformas específicas de big data, que inclusive conseguem se conectar ao seu sistema de gestão universitária e captar ainda mais pontos de informação.

As métricas mais importantes da gestão acadêmica

O Learning Analytics é uma filosofia avançada, que envolve o uso de ferramentas específicas e pessoal especialista em big data.

Outras métricas mais simples, porém, são fundamentais para manter a gestão acadêmica sempre funcionando bem.

Através dessas métricas, você consegue medir com facilidade como está a situação pedagógica da sua universidade - como está o rendimento dos alunos, principalmente.

Veja algumas métricas fundamentais da gestão acadêmica no lado pedagógico:

• CRA: coeficiente de rendimento acumulado. Para ter seu valor determinado, é preciso multiplicar o valor total das notas do semestre pela quantidade de horas, depois dividir pelo total de disciplinas;
• MC: média de conclusão. É a média do rendimento nos curso/disciplinas que o aluno concluiu, dividido pelo número de disciplinas totais;
• IECH: índice de eficiência em carga horária. É a divisão da carga horária das matérias/cursos com aprovação pelo total de horas;
• IEPL: índice de eficiência em períodos letivos. Mostra quanto um aluno (ou turma) compareceu às aulas. É feito dividindo a quantidade de horas totais pela quantidade de horas esperadas.

Como melhorar o relacionamento com os alunos?

Além de trabalhar esses dois pontos principais da gestão acadêmica - a gestão institucional e a pedagógica - ainda é preciso ter um ótimo relacionamento com os seus alunos.

Essa parte é fundamental na gestão acadêmica. Alunos satisfeitos têm menos possibilidades de evasão e indicam sua IES para outras pessoas.

Confira algumas estratégias para se manter sempre com um bom relacionamento com seus alunos:

Trabalho com as coordenações individuais

A maioria das universidades é dividida em faculdades, que por sua vez são divididas em coordenações específicas para cada curso.

Por exemplo: a faculdade de educação tem coordenações diferentes para o curso de Letras, Pedagogia e Libras.

Essas coordenações têm colegiados próprios, que levam suas questões, sugestões e demandas para a reitoria. E mais do que isso: as coordenações têm mais capacidade para lidar com as demandas individuais de cada aluno.

Esse é o modelo mais comum na gestão acadêmica das IES, e é bem provável que a sua universidade trabalha nesse modelo.

A nossa recomendação é que a universidade ofereça cada vez mais autonomia para as coordenações. Quanto mais independentes elas forem, mais satisfeitos os alunos vão ficar.

Financiamentos e negociações

Essa é uma recomendação que trabalha tanto o relacionamento com os alunos quanto a gestão acadêmica institucional.

Infelizmente, é comum que o problema da inadimplência no ensino superior atinja níveis bem difíceis de lidar. Todas as universidades precisam de estratégias para que esse problema não aumente.

Uma delas é a cobrança amigável, que já falamos bastante aqui no blog. Inclusive com exemplos grátis e originais que você pode alterar como e quando quiser.

Outro ponto importante é a negociação de dívidas em aberto. O importante no caso da inadimplência é receber.

A maioria das universidades têm algum sistema de negociação para evitar que as dívidas atinjam um ponto sem volta: você perde o valor e também perde o aluno.

Reitoria presente

A maioria dos alunos em IES privadas passa o curso inteiro sem nunca ter visto o reitor. E sem saber o que um reitor faz.

Isso é normal e até esperado: a atuação da reitoria é mais administrativa, e não é necessário que ela esteja presente no dia a dia dos alunos.

Mas um canal de informações, algo que mostre as responsabilidades do reitor e o que ele faz para ajudar a vida dos alunos, é muito importante para a credibilidade da instituição.

Tente estabelecer esse contato. Uma série de vídeos no Youtube, projetos que beneficiam os alunos e presença nas redes sociais já é um ótimo primeiro passo!

###Eventos e shows

Você se lembra das calouradas? Shows incríveis com artistas renomados e vários dias de festa para comemorar o início de um novo ano letivo, que deixam os alunos mais animados para o ano que vai começar e ainda consegue trazer pessoas de fora da faculdade para conhecê-la.

Eventos assim são ótimos de um ponto de vista voltado para a satisfação dos alunos e até de marketing.

E claro: também deixam a equipe administrativa muito bem com os estudantes, que os vêem como pessoas que entendem a realidade universitária.

O investimento em lazer é muito necessário nas universidades, especialmente nas privadas. Nelas, os alunos têm muitas preocupações, costumam ter empregos e, no geral, estão bem sobrecarregados.

A discussão sobre como fazer a gestão acadêmica nas universidades públicas nunca pára. Ao longo de 2023, vários eventos vão tocar em muitos pontos que abordamos aqui.

Inclusive, em vários deles nós vamos estar presentes - em alguns palestrando, em outros expondo nossa ferramenta.

O que você acha de me acompanhar para um texto que traz todos os maiores eventos de educação de 2023? Listamos os principais para a universidade por lá também.

Obrigado pela leitura e a gente se vê no próximo texto 🤓