Gestão do patrimônio escolar: guia completo

Uma escola é tão boa quanto o que tem dentro dela: seus professores, suas práticas e claro: sua estrutura. Você faz de tudo para manter seus professores em sala e suas práticas sempre atualizadas, certo? Mas como você lida com a gestão do patrimônio escolar?

Porque é a gestão desse patrimônio que garante que a sua estrutura seja sempre a melhor possível, e também a que mantém todos os seus equipamentos seguros, catalogados e fáceis de encontrar.

“Onde é que colocaram o projetor?” é o tipo de pergunta que ninguém da coordenação quer se pegar fazendo.

Existem dois jeitos de trabalhar com a gestão patrimonial: um que conta com a sorte, e um que economiza. O texto de hoje vai te mostrar como virar a chavinha e fazer a gestão do patrimônio escolar do segundo jeito - o organizado.

Vamos trabalhar com três pontos principais: a organização do que você já tem, a aquisição de novos materiais e um guia para fechar um seguro. Tudo preparado? Então vamos começar!

Como fazer a gestão do patrimônio escolar?

A gestão do patrimônio escolar é um trabalho que precisa ser feito por alguns motivos principais.

Alguns você já deve estar imaginando, certo? Perder equipamentos nunca é algo bom e não pega nada bem para a equipe (ou pessoa) encarregada de cuidar deles. Mas acredite: tem algo pior do que isso. Sabe o que é?

Perder equipamentos sem nem perceber. A rotina de professores e gestores de uma escola ou faculdade é corrida. E muitas vezes o almoxarifado está envolvido em outras demandas que não envolvem acompanhar a vida útil de cada mesa, cada cadeira, cada eletrônico.

Sem acompanhar a saúde do mobiliário e dos eletrônicos da sua escola, seus alunos podem estar sofrendo com uma estrutura precária e você pode estar perdendo matrículas e rematrículas.

Isso não pode acontecer de jeito nenhum. Pelo menos não pode acontecer sem você saber e sem a possibilidade de um “contra ataque”.

Veja nos próximos tópicos como virar a chave e começar um novo capítulo na sua gestão do patrimônio escolar:

1 - Coloque o patrimônio em cada um dos seus móveis

Esse é o trabalho mais básico que você pode fazer na gestão do patrimônio escolar. Ele envolve a criação de adesivos de patrimônio pra você colar em cada mobiliário e equipamento adquirido.

Isso pode ser feito através de uma empresa especializada na gestão de patrimônio, no caso de escolas com muitas unidades e universidades, ou pelo próprio almoxarifado/financeiro na sua escola pequena, com uma unidade só.

Vamos pensar primeiro nas escolas menores. O trabalho é extremamente simples de fazer, tão simples que vou abrir uma planilha aqui agora e te mostrar por prints um pequeno passo a passo.

Primeiro, tenha uma planilha de controle. Isso você resolve online. Vamos te mostrar no passo a passo como operar essa planilha aqui, da empresa AfixCode, que você pode baixar grátis.

Agora que você baixou a planilha, o segundo passo é preenchê-la. As primeiras informações que você vai definir são voltadas para a identificação do seu patrimônio:

Aqui, é importante constar:

• Localização da filial;
• Número do bem;
• Sua descrição;
• Sua marca;
• Seu modelo;
• Em qual setor ele está;
• Qual é o Centro de Custo;
• Em que local da empresa ele está;
• Quem foi o fornecedor;
• O dia da aquisição;
• A idade do equipamento;
• Quanto o equipamento custou.

Com isso organizado, você só precisa imprimir uma etiqueta com o número de patrimônio de cada equipamento e acompanhar sua degradação através de vistorias constantes, resolução de problemas e o cálculo de depreciação.

Falando nisso:

2 - Mantenha um histórico e cálculos de depreciação

É interessante saber qual é a história de cada um dos seus equipamentos e como exatamente eles estão sendo tratados na sua empresa. Isso faz sentido para a gestão do patrimônio escolar e para a própria administração da sua escola.

Se equipamentos estão quebrando em sala, é preciso conversar com os alunos e pedir seu apoio. E se estão quebrando no escritório, é preciso fazer o mesmo com todo mundo que trabalha na empresa.

Empresas de gestão patrimonial realizam um cálculo de depreciação e entregam as informações em planilhas ou sistemas. Algo assim:

A depreciação econômica é o quanto, em valores reais, aquele equipamento se depreciou. O quanto ele valeria nas vendas, por exemplo. A depreciação fiscal é relacionada ao seu cálculo de tributos junto à Receita Federal.

Mas isso é bem mais complexo, e para escolas menores, não é tão necessário fazer todo esse trabalho. Em escolas maiores, você vai precisar de no mínimo algum contador na sua equipe para montar suas planilhas e depois alimentá-las.

Mas perceba que estamos falando muito dessas planilhas para fazer a gestão do patrimônio escolar. Ainda que elas sejam importantes, existem ferramentas mais simples que vêm com mais funcionalidades: são os Sistemas de Gestão Escolar.

No final do texto vamos conversar um pouco mais sobre eles. Agora, um último ponto sobre como fazer a gestão escolar:

3 - Faça rondas para verificar o patrimônio constantemente

Beleza, você colocou seu patrimônio em uma planilha ou sistema de gestão escolar. Tudo certo, então?

Opa, ainda não. Você acabou de fazer o mais básico: começar a se organizar. Agora começa a parte interessante - analisar o que está acontecendo.

Uma vez por semana - algumas empresas fazem esse trabalho todo dia - você vai precisar visitar a localização de cada um dos seus patrimônios e conferir se eles estão lá e se estão com algum problema. E aí, no fim do mês, alimentar o seu sistema.

Isso pode ser feito de um jeito muito simples. Crie listas com os produtos de cada área. Biblioteca, por exemplo, pode ter:

• Um computador;
• 5 estantes;
• Uma televisão;
• 5 mesas;
• 30 cadeiras.

Então, você imprime uma ficha de gestão do patrimônio escolar específica para a biblioteca. E todo dia entra lá e verifica se os móveis estão lá e se há alguma coisa de diferente com eles.

Ligue a TV e troque de canais, ligue o computador e digite alguma coisa, verifique se as estantes estão firmes, observe as mesas e cadeiras. Caso tenha alguma coisa diferente, anote na ficha e coloque no sistema depois.

4 - Saiba qual é a hora de comprar novos equipamentos

Esse trabalho de fazer rondas constantes para avaliar o estado dos equipamentos é importante para que a sua escola não seja pega de surpresa.

Esse ponto, inclusive, é um dos fundamentais na gestão do patrimônio escolar. É claro que você está buscando evitar custos com furtos e equipamentos quebrados, mas ao mesmo tempo, você não quer que seus estudantes te avisem de equipamentos quebrados.

Assim, quando você coloca o estado de cada patrimônio determinado nas suas planilhas ou no seu sistema de gestão escolar, você se antecipa e já fica com um estoque de alguns mobiliários na sua escola.

Mais sobre isso no próximo tópico, olha só:

Como manter a gestão do patrimônio escolar com novos mobiliários

Nós te mostramos no tópico anterior como catalogar todos os seus equipamentos e conferir seu estado, certo?

Mas me diga: quando você vai comprar novos móveis? Quando algum estragar? Isso é complicado, porque se você espera o equipamento quebrar, você acaba se colocando em uma situação difícil.

Um exemplo: você tem um projetor. Todos os projetores trabalham com lâmpadas, que têm uma vida útil e que você vai precisar trocar.

Imagine o professor chegando para dar aula só para descobrir que a lâmpada queimou. Na melhor das hipóteses, ele vai precisar parar a aula para trocar a lâmpada. Na pior, a aula não acontece porque você não tem nenhuma para trocar.

Veja esse guia rápido de como manter a gestão escolar com um estoque mínimo:

1 - Determine quais produtos precisam de um estoque mínimo

Esse exemplo do projetor é interessante porque muita gente deixa as lâmpadas para comprar só quando elas estragam, e essa situação nas escolas acaba sendo muito comum.

Mas existem vários equipamentos e móveis que estão na mesma categoria. Você precisa determinar quais são esses equipamentos, e quais recursos eles utilizam, para ficar sempre por cima do que sua escola está precisando e vai precisar no futuro.

Faça uma separação mais ou menos assim:

- Do que um quadro precisa? - canetas ou giz com pelo menos três cores, apagadores e produtos de limpeza específicos;

- Do que uma impressora precisa? - resmas de papel e cartuchos de tinta;

- Do que um projetor precisa? - lâmpadas e cabo (VGA, RGB e HDMI);

Você precisa fazer esse trabalho de catalogação mais aprofundado para saber o que cada mobiliários que você tem precisa para funcionar bem. E depois disso, tem uma continha um pouco mais avançada (mas nem tanto) que você também vai precisar fazer:

2 - Mantenha um estoque mínimo para cada um desses produtos

O estoque mínimo é uma continha feita principalmente pelo varejo para determinar quando é a hora de comprar novos produtos para não ter rupturas de estoque.

Isso é muito importante em lojas e supermercados porque rupturas de estoque significam prejuízos nas vendas.

Na gestão do patrimônio escolar, o que muda do estoque mínimo é só sua finalidade: você vai precisar calcular quantas unidades de cada recurso ter no seu estoque para continuar prestando um serviço de qualidade.

O primeiro passo para calcular o estoque mínimo de um produto é saber seu consumo médio diário. Vamos usar canetas para quadros brancos como exemplo:

Consumo Médio Diário = Consumo / Dias Consumo Médio Diário = 10 / 30 Dias Consumo Médio Diário = 3 canetas por dia.Consumo Médio Diário = 10 / 30 Dias Consumo Médio Diário = 3 canetas por dia.

Agora para a fórmula do estoque mínimo:

Estoque Mínimo = Consumo Médio Diário X Tempo de Reposição Estoque Mínimo - 3 canetas X 30 dias Estoque Mínimo = 90. Estoque Mínimo - 3 canetas X 30 dias Estoque Mínimo = 90.

Então, se você faz compras todo mês, precisa comprar no mínimo 90 canetas por mês. E se você se encontrar com menos de 90 canetas quando o mês começar, você vai ter problemas no estoque antes da próxima reposição.

Isso pode ser feito - e deve ser feito, aliás - com qualquer produto que você tenha. Assim, você sempre vai saber o que comprar sem precisar ficar adivinhando se a quantidade é a suficiente para o mês.

3 - Faça as compras em períodos fixos

Veja que não é possível você manter um bom cálculo de estoque mínimo sem antes determinar um período de compras.

Isso é fundamental na gestão do patrimônio escolar. Você precisa fazer compras regularmente para sempre manter seu estoque abastecido.

Então, nada de comprar só quando acabar e pronto. E também nada de comprar só o que você está precisando naquele momento.

É interessante juntar suas compras e deixá-las cada vez mais uniformes. É isso que vai impedir que situações como essas - ter que comprar algo urgente porque acabou - aconteçam de novo.

Mas o próximo tópico vai mudar um pouco esse ponto. Até agora, estamos falando das compras de produtos menores na gestão do patrimônio escolar. E como funciona para mobiliários maiores?

Quando comprar mesas, cadeiras e equipamentos para a escola?

O ideal é que você não tenha que comprar novas mesas e cadeiras toda vez que alguma dê algum tipo de problema.

Pense só: quando um computador dá defeito, você compra um novo ou manda consertar? Claro que é a segunda opção.

Para mobiliários maiores, como é o caso das mesas e cadeiras, e para equipamentos caros - projetores, computadores etc. - você precisa de um bom contrato de manutenção.

As compras desses produtos costumam ser anuais. Com a quantidade de alunos já definida para o ano, você faz um cálculo simples:

Comprar = O que eu já tenho - Novas matrículas

Se você abriu uma nova turma, é importante determinar se você tem mesas e cadeiras o suficiente.

E no caso de equipamentos quebrados, é fundamental que você tenha um contrato de manutenção com os seus fornecedores.

Existe um sistema de gestão do patrimônio escolar?

Resposta simples: existem vários. A resposta que você quer ouvir: você precisa de um especializado e que entrega, além da gestão do patrimônio, a gestão da escola inteira.

É o caso do nosso sistema IScholar. Veja o que ele consegue fazer na gestão do patrimônio escolar. Primeiro, a listagem de todos os seus ativos imobilizados:

Tudo isso que você está vendo é altamente customizável. Veja por exemplo o item “Mesa de Madeira”:

Você pode colocar todas as informações sobre ela, sobre o fornecedor, o número do patrimônio, o quanto ela custa, a data que foi comprada e muito mais.

Basicamente, todos aqueles pontos que enumeramos no primeiro tópico. Com essa ajuda, você consegue centralizar as informações do seu patrimônio e incluir notas sobre reparos também. Veja como:

Mas faça o seguinte: abra sua planilha de gestão patrimonial da escola e faça o teste IScholar. Veja se a ferramenta vai atender todas as suas necessidades. Se você ainda não tem uma planilha dessas, melhor ainda: comece a organizar tudo fazendo a nossa demonstração.

Temos suporte para te ajudar e podemos fazer uma demonstração guiada também. A gestão do patrimônio escolar é extremamente importante, e à partir de agora sua escola entra em um novo momento: um de organização e com menos prejuízos.

Obrigado pela leitura e a gente se vê!