Você sabe quando é o melhor momento para fazer uma implementação de sistema de gestão escolar?

Muitos gestores escolares deixam para procurar um bom sistema de gestão em momentos que por vezes não são ideais: durante o preparo para as férias, durante as próprias férias e até no início do ano.

Mas o processo de implementação do sistema de gestão leva tempo e exige dedicação.

Nesse texto, vamos te mostrar como ele se dá e quando é o melhor momento para fazer a contratação do seu sistema. Estamos usando como base o nosso próprio processo, com ajuda da nossa Coordenadora de Implantação, Daniele Ramos.

Tudo pronto para começar? 

O que acontece assim que você contrata um sistema de gestão escolar?

Como mencionamos ali no comecinho do texto, vamos usar o nosso próprio processo de implementação do sistema de gestão escolar como base para a nossa conversa ao longo do artigo.

Precisa ser assim porque esse é o processo que nós dominamos, porque é o que conhecemos melhor.

Mas ao mesmo tempo, é bem provável que a maioria dos sistemas de gestão vai ter uma implementação bem parecida — talvez não exatamente no jeito ou com etapas iguais, mas com um prazo similar e um nível de dedicação também.

Então, mesmo se você não estiver fechando com o iScholar, esse texto ainda vai te ajudar bastante a entender as etapas do processo.

1 - Reunião de Kick-off

Essa primeira etapa é a parte onde nós vamos conhecer a fundo a sua escola e a sua escola vai nos conhecer ainda melhor. É a primeira reunião de alinhamento do iScholar.

A reunião de Kick-off serve para alinhar com todos os responsáveis pelo sistema como o trabalho vai ser feito daqui em diante. Assim que você termina de falar com a equipe comercial e contrata o iScholar na sua instituição, essa é a próxima etapa.

Nela conversamos sobre o sistema, alinhamos expectativas, conversamos sobre a migração e explicamos como o processo vai ser.

Juntos também vamos criar a turma que vai participar do treinamento: ou seja, quem são as pessoas que precisam conhecer a fundo todas as funcionalidades da plataforma.

Esse é um momento também fundamental. Quem faz o treinamento é quem vai usar o sistema todos os dias. Por isso, a T.I. precisa estar presente, a coordenação e a direção, a secretaria precisa enviar representantes e até a bibliotecária precisa aparecer.

Nessa reunião inicial, pensamos juntos em horários para os treinamentos e quais são as principais necessidades da escola. Juntos, desenhamos o processo de implementação de forma transparente.

E aí seguimos para a próxima etapa:

2 - Primeiro Treinamento - O Básico

Aqui, mostramos para todos os participantes como funciona o básico do sistema: o cadastro de usuários, as permissões para esses usuários, os tipos de relatórios que o sistema gera e, mais especificamente, o log de atividades.  

Essa primeira parte é importante porque, nos próximos treinamentos, tudo isso já precisa estar resolvido. Todos precisam ter usuários com permissões e saber como adicionar novos, caso a necessidade apareça.

3 - Segundo Treinamento - Coordenação

Na segunda parte do treinamento de implementação do sistema, vamos trabalhar toda a parte de Coordenação.

Os pontos que abordamos aqui são:

• Cadastro das Unidades Escolares; 
• Cadastro das Salas de Aula; 
• Cadastro dos Cursos; 
• Cadastro das Disciplinas; 
• Períodos Letivos; 
• Funcionários; 
• Documentos; 
• Calendários Escolares; 
• E Planos de Pagamentos;

A ideia do treinamento é mostrar como cada uma dessas funcionalidades funciona, ao mesmo tempo em que pedimos para a coordenação um esforço em já deixar tudo isso preenchido e pronto.

Essa parte é importante, porque sem o preenchimento, não conseguimos prosseguir no treinamento.

O último ponto que abordamos é a abertura de Turmas. Mostramos como o sistema funciona e, como lição de casa, pedimos para que você abra uma turma e marcamos o próximo treinamento.

4 - Terceiro treinamento - Matrículas

Você só vai conseguir fazer novas Matrículas quando tiver pelo menos uma turma criada. Abrir essa turma é pré-requisito para essa terceira fase do treinamento.

Como você já tem uma Turma criada, você já pode começar a fazer Matrículas. Por isso, deixamos tudo pronto: organizamos seu financeiro juntos, passamos pela anexação do seu modelo de contrato escolar e configuramos a emissão de boletos.

Esses novos alunos já estão aptos a receber Notificações, que te mostramos como ativar, selecionar e alterar.

Por último, te orientamos na criação de uma Matrícula. Fazemos juntos, passo a passo, para que você entenda com facilidade tudo o que perpassa esse trabalho.

5 - Quarto treinamento - Matrícula Online

Esse é o momento que vamos conversar sobre a Matrícula Online. Aqui, mostramos como o sistema funciona e quais são as outras configurações auxiliares que você vai precisar fazer para a melhor experiência.

Por exemplo: você precisa configurar seus Planos de Pagamento, porque na Matrícula Online, o próprio aluno vai escolhê-lo sem o apoio direto da sua equipe.

Nesse momento também vamos mostrar como liberar a Matrícula Online para as Turmas específicas, inclusive mostrando qual é a visão do aluno responsável na hora de fazer essa matrícula, através do link gerado pelo Sistema.

Com tudo relacionado a Matrículas e Turmas resolvido, vamos começar a trabalhar a organização das suas aulas. Nessa etapa, criamos juntos o horário escolar de cada Turma e já configuramos o Diário Escolar.

O quarto treinamento se encerra quando todos os pontos do módulo Secretaria estiverem bem configurados e entendidos.

6 - Quinto treinamento - Financeiro

O quinto treinamento trata do financeiro. Geralmente, esse é o último ponto que abordamos no treinamento, a não ser que você esteja com alguma urgência para resolver.

Os pontos do Financeiro relacionados à Matrícula nós já vamos ter conversado um pouco ao longo dos outros treinamentos. Mas aqui nos aprofundamos bastante em cada um dos itens do módulo, para que a sua equipe saiba bem como o sistema funciona.

7 - Acompanhamento

No caso de dúvidas, essas seis reuniões podem ser expandidas, caso você sinta a necessidade. Nessa etapa, vamos passar um tempo acompanhando como você usa o iScholar e aguardando mais dúvidas suas.

Ao longo dos treinamentos também te mostramos alguns canais de suporte, e esse canal vai ser o que você mais vai usar ao longo do seu trabalho com o iScholar.

Para as escolas que contratam os módulos Catraca, Biblioteca e Apoio Virtual, fazemos mais algumas reuniões para deixarmos esses pontos também muito bem explicados.

Depois disso, o treinamento encerra! Como você percebeu, o trabalho é um pouco longo e exige bastante comprometimento da escola. Como alinhar o treinamento com as rotinas escolares?

É sobre isso que vamos conversar agora:

Quando iniciar a implementação do sistema de gestão escolar?

O melhor momento para fazer a implementação de sistema de gestão escolar é fora de grandes acontecimentos na sua escola. Se você inicia o processo no meio do ano, garante que até o final dele toda a sua equipe vai saber operá-lo.  

Se você começa o trabalho no início do ano, até as férias de julho sua equipe inteira já vai estar bem treinada, e o seu segundo semestre serve para fixar o conhecimento na escola inteira.

Muitas escolas deixam essa implementação para o momento em que quase todas as grandes mudanças da escola acontecem: durante as férias.

Muitas ainda iniciam o processo fora das férias, mas no finalzinho do ano.

O raciocínio faz total sentido: fazer a implementação de sistema quando alunos não estiverem em aula. É do mesmo jeito com obras — fazer no meio do ano letivo é um inconveniente e até perigoso.

Mas a implementação do sistema é diferente. A mudança acontecendo aqui não é na estrutura física da escola, mas na sua estrutura organizacional.

Imagine fazer sete treinamentos, cada um de uma hora, no auge da sua campanha de matrículas? Ou durante o fechamento de diários? Ou organizando a entrega de notas e reuniões de pais e responsáveis?

É plenamente possível, mas a dedicação ao treinamento fica mais difusa. É muita coisa acontecendo ao mesmo tempo 😅

Por isso, a implementação do sistema pode demorar. E depois, o período de adaptação da sua equipe também pode ser longo. Planeje-se para isso com antecedência e faça a contratação mais cedo, ok?

Conte com o iScholar para uma implementação mais tranquila 

Nós fomos à Bett Brasil 2023 recentemente, e todos os nossos clientes, desde os mais novos até os que estão com a gente há mais de 15 anos, dizem a mesma coisa: suporte eficiente, cliente contente.

🔎 Confira o depoimento do Matheus, do Colégio Gato de Botas.

Durante a implementação do sistema, você vai estar lidando com uma equipe dedicada, e vai ter acesso a nossa equipe de suporte assim que receber o seu login.

Então, para finalizar o texto, fica a última recomendação: nunca faça a implementação do sistema de última hora.

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Obrigado pela leitura! A gente se vê no próximo texto 😉