Inadimplência escolar: como reduzir e como lidar

A inadimplência escolar infelizmente é uma realidade bem presente na vida dos gestores de escolas particulares. Só no final de 2021, na nossa cidade natal, o índice de inadimplência chegou a 25%.

Imagine ter 25% das suas matrículas ativas inadimplentes? É basicamente 1 em cada 4 matrículas, uma dificuldade enorme para a área financeira das escolas.

Desse assunto nós entendemos bem. Para desenvolver a plataforma IScholar, que oferece uma maneira centralizada de acompanhar seu financeiro, precisamos entender a realidade da inadimplência escolar.

Realizamos pesquisas aprofundadas para entender suas causas, o que diz a legislação e quais são as principais maneiras de lidar com essa situação tão complicada.

E o resultado vamos compartilhar com vocês aqui hoje, nesse post. A ideia é que você possa tomar medidas reais, ações para assumir o controle da situação.

Pronto para saber mais?

O que causa a inadimplência escolar?

O que você acha que tem a ver entender o que causa a inadimplência escolar com resolver o problema da inadimplência escolar?

Acredite: tem muito a ver.

Vamos pensar em dois motivos distintos que podem causar a inadimplência em uma matrícula:

- Motivo 1: os pais não têm dinheiro para pagar a mensalidade; - Motivo 2: os pais se esqueceram de pagar a conta nesse mês.

Perceba que são 2 motivos completamente diferentes. No primeiro, as chances de receber o valor imediatamente são muito pequenas. E as de interromper o processo educacional da criança - que não tem nada a ver com a história - é bem grande.

Enquanto no segundo motivo, um e-mail é o suficiente para que o valor total seja pago quase que imediatamente.

Entender os motivos por trás da inadimplência escolar vai te fazer tomar ações mais eficientes. Existem estratégias específicas para lidar com o motivo 1, e outras para lidar com o motivo 2. Uma só para lidar com as duas não vai resolver.

Esse é um trabalho que você precisa fazer aí na sua escola - entender os principais motivos da inadimplência escolar dentro da sua realidade.

Para te ajudar a começar nessa pesquisa, separamos aqui os principais motivos da inadimplência nas escolas brasileiras:

1 - Inadimplência escolar por falta de dinheiro

2020 e 2021 foram os piores anos para as matrículas em escolas particulares. De longe. A inadimplência escolar diminuiu, mas as matrículas caíram em 39% das escolas, segundo o Valor Investe.

O motivo: condições econômicas. Durante a pandemia, o dinheiro sumiu para muitos pais. Grande parte deles tiraram seus filhos das escolas particulares. Outra grande parte se tornou inadimplente.

Nesses casos muito sensíveis, cabe à escola entender o que fazer para manter a matrícula e manter o aluno estudando, sem interromper seu ano.

Mas te adiantando: isso se resolve com negociações, parcelamentos e descontos. Nos próximos tópicos damos mais detalhes, mas quando o motivo da inadimplência escolar é a falta de dinheiro, a resposta precisa ser financeira.

2 - Inadimplência escolar por irmãos na mesma escola

Pode parecer uma variável que não tem muito sentido, mas um estudo recente realizado na monografia de um aluno da Universidade Federal do Ceará mostrou que famílias com dois filhos ou mais na mesma escola têm mais chances de se tornar inadimplentes.

Segundo o estudo de Francisco Reis, famílias com irmãos na mesma escola têm até 10% mais chances de se tornarem inadimplentes.

Isso provavelmente está relacionado com o primeiro motivo: a falta de recursos para manter mais filhos estudando na instituição. E lembrando que também precisamos considerar como inadimplência os atrasos constantes no pagamento da mensalidade.

Nesse caso, há alguma coisa a ser feita? Gestores precisam ficar de olho em irmãos? Além de antiética, essa solução acaba não resolvendo muita coisa. O que você pode fazer nesse caso é entender se a família inadimplente tem mais de um filho na escola e oferecer um pacote diferenciado.

E no caso de atrasos, oferecer outras datas de pagamento ou atrativos para o pagamento na data correta.

3 - Inadimplência escolar por atrasos por esquecimento

“Eu esqueci” é um motivo perfeitamente normal para a inadimplência escolar. Infelizmente acontece com mais frequência do que a gente gostaria de admitir.

Mas apesar de ser um incômodo, os atrasos por esquecimento raramente ultrapassam alguns dias aqui e ali além da data de vencimento.

Isso é fácil de resolver. Primeiro, você precisa ter uma visão geral do seu financeiro, para entender se esses atrasos são comuns. Procure por pessoas que sempre deixam pra pagar entre 1 a 5 dias depois do vencimento do boleto - essas normalmente são as que esqueceram.

Depois, você precisa colocar em prática um sistema - que pode ser automatizado e integrado com seu sistema financeiro, dependendo da sua plataforma de gestão - de cobranças simples para essas pessoas.

O que nos leva a um outro tipo de atraso bem similar:

4 - Inadimplência escolar por vencimento em data difícil

“Difícil” aqui está completamente relacionado com a dificuldade dos pais, ok?

Isso é mais comum do que a gente imagina também. Normalmente, colocamos a data do vencimento de um boleto de mensalidade de acordo com o calendário de pagamentos padrão - ali em torno do quinto dia útil do mês, onde todo mundo recebe.

Só que para algumas pessoas, essa data é inviável. Tem gente que recebe sempre no dia 10 - e aí, em alguns meses, o quinto dia útil realmente cai no dia 5, ocasionando um atraso de mais 5 dias úteis no pagamento da mensalidade.

Esses casos de atrasos não precisam ser marcados como inadimplência escolar, porque o dinheiro eventualmente chega. Mas é importante tomar decisões para evitar esses problemas.

Mais uma vez, essas decisões são apoiadas pelo seu sistema financeiro. Analisando os dados, você consegue entender em quais casos o vencimento está difícil para os pais. E aí conversar com eles para encontrar uma data melhor.

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5 - Inadimplência escolar por erros internos

Isso é mais comum do que você imagina.

Erros internos, como a entrega muito tarde do boleto, uso de canais desatualizados para enviar os boletos e até erros na própria cobrança infelizmente estimulam a inadimplência escolar.

Veja: pais tem um tempo limitado, e muito pra fazer. Se esquecer de pagar já é um problema quando tudo dá certo, ter erros no processo de cobrança vai fazer a inadimplência escolar crescer e muito.

Isso se resolve com uma gestão financeira escolar centralizada através de uma plataforma de gestão. Temos um e-book exclusivo sobre gestão financeira, dá uma olhadinha clicando no link!

Como calcular o índice de inadimplência da sua escola?

Pequenos problemas como atrasos infrequentes não são grandes ameaças à saúde financeira da escola. Mas é preciso se atentar se esse atraso se prolonga ou começa a se tornar recorrente.

O ponto em que um aluno é considerado inadimplente depende do acordado por cada instituição de ensino. Algumas consideram a partir da data de vencimento da mensalidade, outras abordam o atraso após 5 dias ou à medida que o atraso se prolonga. Tudo está ligado às necessidades de cada escola.

A questão é que você precisa saber disso. Sua escola precisa ter um cálculo, uma métrica, que indica o nível de inadimplência. Que demonstra a saúde do seu setor de cobranças.

Seja qual for o critério que sua instituição use para considerar um aluno inadimplente, é fundamental calcular o índice de inadimplência e manter-se atento a essa taxa para que não passe de certo limite. O recomendável é que o resultado fique em até 5%.

Veja a fórmula aplicada com exemplos logo abaixo:

Fórmula para o cálculo de inadimplência escolar

Para fazer o cálculo, você primeiro precisa entender o que você quer considerar como inadimplência. Qual é o prazo máximo até que a cobrança seja considerada inadimplente?

Te recomendamos considerar atrasos de 90 a 180 dias, prazo considerado como inadimplência grave e que pode gerar protestos em cartório.

A fórmula é:

TI = (Tx/TT)x100

Onde:

TI = índice de inadimplência que você vai descobrir; Tx = pagamentos em atraso no período analisado (30, 60, 90 e 180 dias); TT = total de cobranças no período, o número de mensalidades total cobradas; x100 = uma multiplicação por 100 no final para expressar o resultado através de porcentagem.

Vamos para um exemplo rápido? Vamos supor que, com a ajuda de uma plataforma de gestão financeira, você identificou que tem 20 mensalidades atrasadas há 90 dias. E no período analisado (o mês vigente), você realizou 240 cobranças. A fórmula fica assim:

TI = (20/240) x 100 TI = 0,83 x 100 TI = 8,3% TI = 0,83 x 100 TI = 8,3%

Nesse caso, a taxa de inadimplência escolar está em 8,3%, uma valor muito alto e que está comprometendo a saúde financeira da sua escola como um todo.

Entender essa métrica é muito importante na tomada de decisões. Vamos supor que sua escola está precisando aumentar o faturamento para o próximo ano letivo. Sem saber o índice de inadimplência, você pode tomar uma decisão errada, como aumentar o preço da sua mensalidade.

Pra que aumentar a mensalidade sendo que o que está atrapalhando seu faturamento é uma taxa de inadimplência escolar que beira os 10%? Se você focar em realizar as cobranças e renegociar as dívidas, você já resolve o problema.

Agora, se você aumentar a mensalidade, a taxa de inadimplência vai se manter a mesma ou até aumentar.

Dicas para evitar a inadimplência escolar

Primeiro, vamos falar sobre como evitar a inadimplência escolar aí na sua instituição. São dicas simples, que você consegue colocar em prática o mais rápido possível.

Essas dicas são para diminuir seu índice de inadimplência ao longo do tempo. Não são, por exemplo, para resolver agora. Aplicando o que a gente te mostrar aqui, você vai conseguir reduzir seu índice pouco a pouco e criar uma disciplina de cobranças diferente.

Saiba mais:

Saiba cobrar o devedor

Podemos dizer que esta é a medida básica para combater a inadimplência escolar: notificar o devedor que ele precisa regularizar seus débitos na instituição de ensino.

Assim como já mencionamos, às vezes, as pessoas se esquecem de efetuar o pagamento, e isso acontece justamente pela falta de cobrança periódica.

A notificação precisa ter regularidade tanto no tempo quanto na forma, pois não basta apenas enviar uma carta, mas será necessário adotar outros meios que façam a cobrança de um jeito mais rápido e com um custo mais reduzido, como o envio de e-mails e mensagens de texto no celular, por exemplo.

Quer ainda mais resultados ao diminuir a inadimplência escolar? Envie uma notificação antes mesmo do vencimento da fatura ou na data, para lembrar a importância de ser pontual no pagamento.

Disponibilize formas de pagamento mais fáceis

A grande maioria das pessoas possui uma rotina bastante agitada e cheia de compromissos. Por isso, valorizam cada vez mais os locais que oferecem facilidade no pagamento, o que também vale para uma escola.

Então, mais uma dica para diminuir a inadimplência escolar é oferecer, além dos tradicionais boletos bancários, a opção de pagamento via cartão de crédito/débito e até mesmo por plataformas que permitam o parcelamento do valor.

Assim, será mais fácil manter as contas pagas nos meses em que o orçamento fica mais apertado, como nos períodos de férias e matrícula.

Recentemente, o iScholar passou a contar com a ferramenta de recebimento via cartão de crédito por recorrência.

Você cadastra o cartão do aluno ou responsável e a cobrança é feita automaticamente a cada mês, dessa forma não comprometendo o limite do cartão e dando a sua escola um melhor controle da inadimplência.

Ofereça descontos para quem pagar pontualmente

O ideal é que todo gestor saiba agradar os bons pagadores de uma forma que eles percebam e valorizem o benefício ofertado.

Dar desconto no ano seguinte para quem pagar em dia durante o ano inteiro é uma forma de estimular a pontualidade no pagamento, sendo possível, ainda, trabalhar a valorização e fidelização do bom cliente.

Todos os descontos precisam ser condicionados, além de terem um prazo para que fique claro que o cliente tem um benefício hoje, mas que pode ficar sem ele, caso se torne inadimplente.

Se for preciso, renegocie a dívida

Caso o gestor perceba que os motivos para o não pagamento são realmente devidos a dívidas acumuladas, poderá optar pela renegociação das dívidas com os pais, oferecendo a opção de parcelamento e reforçando a necessidade de se investir na educação de qualidade dos filhos.

É preciso, também, informar que existe a possibilidade da instituição de ensino não renovar a matrícula do aluno para o ano seguinte caso o pagamento não seja efetuado, mesmo com a opção de parcelamento.

O objetivo aqui não é amedrontar os pais ou causar neles algum tipo de constrangimento, mas frisar a importância de evitar a inadimplência escolar.

Eduque os filhos e também os pais

O objetivo de educar as pessoas a respeito da importância da regularidade dos pagamentos é, também, lembrá-las que isso é o que permite que os alunos recebam a infraestrutura escolar necessária e um processo de aprendizagem de qualidade.

Além disso, é preciso deixar claro quais são os prejuízos que a inadimplência escolar causa e como ela impede o avanço da instituição, comprometendo todo o seu funcionamento. Assim, nada mais justo do que conscientizá-los e guiá-los rumo ao entendimento de que um ensino de primeira não depende apenas da escola, mas também dos pais e responsáveis.

Use um software de gestão que reduz a inadimplência escolar

Caso você ainda não conheça, um software de gestão escolar é uma ferramenta que possibilita maior controle por pais e gestores acerca dos pagamentos realizados.

Com base nele, é possível agilizar a cobrança, diversificar as formas de pagamento, identificar valores que ainda não entraram e ter um fluxo de pagamentos mais linear.

5 Dicas para lidar com a inadimplência agora

Como já falamos em estratégias para reduzir a inadimplência ao longo do tempo, precisamos agora focar em como resolver o problema mês a mês, atacando diretamente na fonte do problema.

Cobranças alinhadas com o contrato

Não ter brechas ou falta de clareza nas cláusulas do contrato é essencial para não haver nenhum mal-entendido. É de extrema importância que as duas partes estejam alinhadas quanto às implicações de não cumprir com o que foi acordado.

No momento da assinatura do contrato, tanto você quanto os pais estão cientes do acordo firmado - suas cláusulas, ônus e bônus.

Portanto, quando a pessoa entrar em inadimplência, é importante lembrá-la de cláusulas específicas via e-mail e telefone. E essas cobranças precisam ser feitas de acordo com o momento.

Por exemplo: inadimplentes na segunda metade do ano podem receber e-mails falando sobre a possibilidade da não renovação da matrícula enquanto a dívida não for regularizada.

Mantenha um relacionamento próximo com alunos e família

O vínculo das instituições de ensino com a comunidade escolar é essencial para um ambiente saudável. Portanto, é preciso investir na comunicação escolar para desenvolver uma boa relação entre todos os envolvidos.

O esforço para manter estudantes e responsáveis próximos da instituição traz inúmeros benefícios que ajudam a lidar com a inadimplência.

É mais fácil cobrar pessoas com quem você já tem um relacionamento, um canal de conversa. Quanto mais você conhece os pais dos seus alunos, mais pontos de contato você vai ter.

Assim, sua cobrança fica mais eficiente.** Envie pelo e-mail, pelo Whatsapp, pelos Correios e ligue, em caso de inadimplência grave (90 a 180 dias).**

Em casos de inadimplências mais comuns, cotidianas - esqueceu de pagar na data do vencimento, foi a primeira vez que atrasou um mês etc. - esse vínculo te traz mais intimidade, e você sabe qual é a melhor forma de abordar o devedor, inclusive por qual canal.

Diversifique as formas de pagamento

Outra ótima forma de prevenir a inadimplência é diversificando os métodos disponíveis para pagamento. Uma alternativa é automatizar cobranças, o que auxilia a evitar atrasos ou esquecimentos por parte dos alunos ou responsáveis.

Receber de forma recorrente via cartão de crédito significa que o débito acontece de forma programada, sem precisar de maquininha e sem comprometer o limite do cartão do responsável financeiro. Além de te ajudar a reduzir a inadimplência, oferecer essa forma de pagamento pode ser um grande diferencial para sua instituição de ensino.

Conheça os benefícios do pagamento recorrente via cartão de crédito.

Negocie e ofereça descontos

Uma alternativa para prevenção é oferecer descontos para pagamentos antecipados. Isso favorece a escola que receberá mais mensalidades sem atraso e também agrada os alunos ou responsáveis financeiros que preferirem realizar os pagamentos antes do vencimento para economizar.

Já quando se trata de alunos inadimplentes no momento, prefira negociar do que não receber. Ou seja, entenda os motivos pelos quais aquele pagamento não foi feito e mostre-se aberto a ouvir o aluno/responsável.

Analisando a situação, a instituição pode optar por oferecer soluções como, por exemplo, perdoar os juros, parcelar a dívida ou oferecer alguma porcentagem de desconto se o pagamento for feito à vista. Seja qual for sua escolha, priorize resolver a situação com sutileza e isso contribuirá para o sucesso da negociação.

A escola pode negar rematrícula para inadimplentes?

Sim, a instituição pode negar a rematrícula no caso de inadimplência escolar. Isso é o que diz a Lei 9.870/99.

No artigo 5°, a Lei é bem clara:

“Art. 5o Os alunos já matriculados, salvo quando inadimplentes, terão direito à renovação das matrículas, observado o calendário escolar da instituição, o regimento da escola ou cláusula contratual.”

Porém, qualquer outra forma de discriminação durante o período letivo está completamente proibida. O aluno não pode sofrer qualquer sanção na escola, com a única ressalva da rematrícula. As cobranças acima de 90 dias devem ser levadas a diante com a Justiça de acordo com o Código do Consumidor.

Isso é o que diz o Artigo 6º da Lei:

“Art. 6o São proibidas a suspensão de provas escolares, a retenção de documentos escolares ou a aplicação de quaisquer outras penalidades pedagógicas por motivo de inadimplemento, sujeitando-se o contratante, no que couber, às sanções legais e administrativas, compatíveis com o Código de Defesa do Consumidor, e com os arts. 177 e 1.092 do Código Civil Brasileiro, caso a inadimplência perdure por mais de noventa dias.”

Ainda nesse Artigo, uma Seção deixa claro que o desligamento do aluno da escola só pode acontecer no final do ano letivo. Olha só:

“§ 1o O desligamento do aluno por inadimplência somente poderá ocorrer ao final do ano letivo ou, no ensino superior, ao final do semestre letivo quando a instituição adotar o regime didático semestral.”

Posso negar matrícula para negativados no SPC?

Sim, você pode. É completamente legal negar a matrícula para pessoas negativadas no SPC. Lembrando que a matrícula é um contrato firmado entre duas partes, e você como escola pode se resguardar a não fechar por motivos comerciais.

Mas muito cuidado em fazer isso. Expor o motivo de não aceitar a matrícula para a pessoa pode ser uma experiência traumática hoje em dia, com o nome da sua escola circulando em grupos de Whatsapp e postagens no Facebook e Instagram.

Avalie os riscos e seus sistemas de prevenção à inadimplência escolar. Se valer a pena aceitar todo mundo, com nome no SPC ou não, então tudo bem. Mas se não, você está 100% no seu direito ao negar a matrícula.

Quando posso protestar uma dívida de inadimplência escolar?

A legislação vigente considera que quando o atraso no pagamento é superior a 90 dias, é um direito da instituição cobrar a dívida por vias judiciais.

Nesse caso, o primeiro passo é o protesto em cartório. Envolver outros meios logo após os 90 dias é um pouco complicado: lembre-se que o aluno ainda está estudando na sua escola, ou seja, ainda há outras mensalidades a receber.

Se você envolve advogados e já inclui o nome da pessoa no SPC, está queimando pontes e pode não receber nenhuma outra mensalidade. Vá com muito, mas muito cuidado.

Concluindo

É essencial que todo gestor tenha controle de tudo o que acontece dentro da instituição de ensino.

Por mais que seja uma tarefa um tanto quanto complicada, é preciso saber quem pagou e quem está devendo, além de realizar cobranças e ter controle sobre a emissão de boletos e notas.

Para que isso seja possível, nada mais certo do que contar com um software que foi pensado para resolver os problemas de inadimplência escolar através da gestão centralizada do seu financeiro.

Quer saber como funciona? Solicite uma demonstração! Você vai ver como a organização resolve grande parte dos problemas de inadimplência que você está enfrentando.

Um abraço e a gente se vê no próximo texto.