Inadimplência escolar: tudo o que você precisa saber para combatê-la

Um dos maiores desafios enfrentados pelas instituições de ensino particulares é a inadimplência, problema que consiste na falta ou interrupção de pagamento por parte dos alunos ou responsáveis e pode resultar em impactos sérios no setor financeiro da escola, além de poder prejudicar o bom relacionamento entre as partes envolvidas.

Justamente por ser um contratempo prejudicial para a empresa, é preciso sempre se atentar à questão da inadimplência escolar. Por isso, esse artigo irá te ajudar a entender mais sobre o assunto.

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Causas da inadimplência escolar

Existem várias razões que levam estudantes à inadimplência. Quando o orçamento familiar é muito apertado, qualquer despesa inesperada pode desorganizar as finanças e atrasar pagamentos. Outra possível razão é quando há ajustes nas mensalidades escolares e esse valor pode inviabilizar o que estava funcionando antes da alteração.

Seja devido a emergências, atraso no recebimento do salário, diminuição da renda familiar, falta de organização que causa atrasos ou esquecimentos, ou até mesmo falta de pagamento intencional, a instituição deve identificar o motivo da inadimplência para entender quais as melhores medidas para tomar em cada caso.

Impactos da inadimplência nas instituições de ensino

Por ser a maior fonte de receita das instituições de ensino, as mensalidades são imprescindíveis para manter o bom funcionamento do estabelecimento e um ensino de qualidade investindo em melhorias.

Quando os alunos ou pais deixam de pagar, o caixa da instituição também deixa de receber a quantidade necessária para cobrir suas despesas e efetivar as ações que estavam planejadas. Portanto, a consequência direta é o comprometimento do fluxo de caixa e da qualidade dos serviços prestados a médio e longo prazo.

Quando o índice de inadimplência é muito alto e tende a continuar assim, em algum momento uma instituição nessa situação pode não conseguir arcar com seus gastos, atrasar pagamentos a funcionários e, em situações mais graves, até mesmo falir.

Por isso, é comum que gestores escolares se perguntem como avaliar se a sua instituição deve se preocupar. A resposta está no cálculo do índice de inadimplência.

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Calculando o índice de inadimplência

Pequenos problemas como atrasos infrequentes não são grandes ameaças à saúde financeira da escola. Mas é preciso se atentar se esse atraso se prolonga ou começa a se tornar recorrente.

O ponto em que um aluno é considerado inadimplente depende do acordado por cada instituição de ensino. Algumas consideram a partir da data de vencimento da mensalidade, outras abordam o atraso após 5 dias ou à medida que o atraso se prolonga. Tudo está ligado às necessidades de cada escola.

Seja qual for o critério que sua instituição use para considerar um aluno inadimplente, é fundamental calcular o índice de inadimplência e manter-se atento a essa taxa para que não passe de certo limite. O recomendável é que o resultado fique em até 5%.

Esse cálculo é feito dividindo o valor total das mensalidades não pagas pelo valor total de mensalidades cobradas. Feito isso, o resultado em percentual é considerado o índice de inadimplência.

5 Dicas para lidar com a inadimplência

1. Preze pela clareza contratual

Não ter brechas ou falta de clareza nas cláusulas do contrato é essencial para não haver nenhum mal-entendido. É de extrema importância que as duas partes estejam alinhadas quanto às implicações de não cumprir com o que foi acordado.

Mesmo que nas primeiras negociações as instituições de ensino estejam focadas em atrair aquele aluno, também é necessário sempre lembrar o outro aspecto dessa negociação. Assim, no momento da assinatura do contrato, esclareça qualquer dúvida que surgir e sinta segurança de que o compromisso foi firmado com ambas as partes tendo plena consciência de todos os termos.

2. Mantenha um relacionamento próximo com alunos e família

O vínculo das instituições de ensino com a comunidade escolar é essencial para um ambiente saudável. Portanto, é preciso investir na comunicação escolar para desenvolver uma boa relação entre todos os envolvidos.

O esforço para manter estudantes e responsáveis próximos da instituição traz inúmeros benefícios que ajudam a prevenir e minimizar a inadimplência, já que causa uma maior participação da comunidade escolar no cotidiano, reduz ruídos na comunicação, impacta positivamente no desempenho acadêmico e aumenta a satisfação dos alunos e pais.

3. Envie notificações e lembretes

Para evitar que a causa da inadimplência seja o esquecimento, você pode encaminhar lembretes através de notificações automáticas via e-mail, app ou SMS. Esse recurso é um grande facilitador da comunicação escolar e é muito eficiente para comunicar os alunos/responsáveis sobre diversos assuntos, incluindo pendências financeiras.

Muito além de lembrar sobre cobranças, invista na comunicação e no diálogo para deixar alunos e pais à par de tudo o que acontece na instituição. Evidenciar que a escola faz melhorias e investe na qualidade do ensino através do recebimento das mensalidades também pode ser um incentivo para lembrá-los da importância do pagamento.

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4. Diversifique as formas de pagamento

Outra ótima forma de prevenir a inadimplência é diversificando os métodos disponíveis para pagamento. Uma alternativa é automatizar cobranças, o que auxilia a evitar atrasos ou esquecimentos por parte dos alunos ou responsáveis.

Receber de forma recorrente via cartão de crédito significa que o débito acontece de forma programada, sem precisar de maquininha e sem comprometer o limite do cartão do responsável financeiro. Além de te ajudar a reduzir a inadimplência, oferecer essa forma de pagamento pode ser um grande diferencial para sua instituição de ensino.

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5. Negocie e ofereça descontos

Uma alternativa para prevenção é oferecer descontos para pagamentos antecipados. Isso favorece a escola que receberá mais mensalidades sem atraso e também agrada os alunos ou responsáveis financeiros que preferirem realizar os pagamentos antes do vencimento para economizar.

Já quando se trata de alunos inadimplentes no momento, prefira negociar do que não receber. Ou seja, entenda os motivos pelos quais aquele pagamento não foi feito e mostre-se aberto a ouvir o aluno/responsável.

Analisando a situação, a instituição pode optar por oferecer soluções como, por exemplo, perdoar os juros, parcelar a dívida ou oferecer alguma porcentagem de desconto se o pagamento for feito à vista. Seja qual for sua escolha, priorize resolver a situação com sutileza e isso contribuirá para o sucesso da negociação.

Problemas com a inadimplência: como agir de acordo com a legislação?

Resolver o assunto dentro da escola prezando pelo bom relacionamento com os alunos e pais é a melhor opção. Quando a cobrança dos atrasos é feita de forma amigável - um acordo é a maneira mais recomendável - e o pagamento é feito, não há porque se preocupar.

Todavia, se esse posicionamento não funcionar, infelizmente outras ações serão necessárias para a instituição não sair prejudicada. A legislação vigente considera que quando o atraso no pagamento é superior a 90 dias, é um direito da instituição cobrar a dívida por vias judiciais.

Inclusive, caso queira, a instituição pode optar pelo desligamento do aluno. Porém, atente-se de que a lei 9.870/99 diz que esse desligamento só pode ocorrer ao final do ano letivo ou, no caso do ensino superior, ao final do semestre letivo.

Entretanto, também é importante lembrar os direitos dos alunos inadimplentes. A lei deixa claro alguns comportamentos que a escola não pode ter, como negar a transferência do estudante, reter documentos, proibir a realização de provas e atividades ou constranger o aluno de qualquer forma. Caso queira conferir a lei citada e ler todos os artigos da mesma, clique aqui.

A inadimplência escolar pode ser minimizada e controlada pelas instituições de ensino. Saber as formas de combater esse problema faz toda a diferença para a gestão financeira escolar. Uma boa maneira de fazer isso é utilizar um sistema de gestão escolar que também disponibiliza recursos que otimizam processos e te ajudam a reduzir a inadimplência.

Esse é o caso do iScholar, que além de te auxiliar na gestão financeira, possui recursos citados nesse artigo como o envio de notificações automáticas e a possibilidade de receber mensalidades de forma recorrente via cartão de crédito. Para solicitar uma demonstração gratuita clicando aqui.

Até a próxima!