9 KPIs para escolas particulares com base no business intelligence

Usar um sistema de B.I. em escolas é uma técnica avançada de administração escolar.

O Business Intelligence, ou sistema de B.I, é um termo guarda-chuva que proporciona para a empresa uma visão muito mais ampla dos seus indicadores.

Todas as escolas se preocupam com algumas métricas - como a quantidade de matrículas, por exemplo. Com ferramentas de B.I., você consegue acompanhar essas métricas de um jeito mais centralizado, através de algumas ferramentas especializadas.

Hoje vamos falar um pouco mais sobre métricas de B.I. para escolas - quais são elas? Como implementá-las e verificá-las? Também damos algumas dicas de ferramentas e sistemas de business intelligence.

Primeiro:

O que é o business intelligence para escolas?

O business intelligence é um termo guarda chuva que parte de um conceito simples: todas as escolas precisam acompanhar indicadores chave para ter sucesso nas suas metas.

A partir desse conceito, o business intelligence para escolas também determina que indicadores são esses. E ele também consegue ir mais além, oferecendo padrões e métodos para captar e interpretar os seus dados.

No geral, falar business intelligence é quase como dizer coordenação pedagógica. Se você for colocar na ponta do lápis todas as funções da coordenadora em uma escola, você teria praticamente um livro nas mãos.

Por ser um termo guarda chuva, o business intelligence para escolas é uma metodologia, e não uma única ferramenta.

Quais são as métricas do business intelligence para escolas?

Ao longo desse texto, vamos tratar de nove conceitos do business intelligence. São eles:

• Margem de contribuição;
• Custo por aquisição de clientes (CAC);
• Ticket médio;
• Lifetime value (LTV);
• LTV/CAC;
• Taxa de fidelização;
• Taxa de ocupação;
• Taxa de inadimplência;
• Net promoter score (NPS).

Todas essas métricas, por serem parte do conceito de business intelligence, também estão presentes na sua estratégia de administração escolar.

No nosso texto sobre o tema, que está bem completo, fazemos um pequeno resumo de cada um delas, além de trazer outros pontos muito importantes para ter uma administração escolar eficiente.

Mas veja bem: essas não são as únicas métricas e indicadores do business intelligence para escolas. Longe disso. Essas são apenas algumas selecionadas, as mais comuns e urgentes.

O seu business intelligence pode ser feito com outros indicadores diferentes, que fazem mais sentido para a realidade da sua escola.

E também é importante notar que, embora o business intelligence trabalhe com indicadores, você não pode confundir o conceito com os KPIs - eles são completamente diferentes.

Mais sobre isso no próximo tópico:

Qual a diferença entre business intelligence e KPIs na escola?

Essa é uma diferença bem grande, mas ao mesmo tempo bastante sutil. Os KPIs são indicadores chave de performance, e estão inclusos no conceito de business intelligence escolar.

A questão é que o business intelligence é muito maior. Ele também é o ato de criar esses KPIs, coletar dados que vão alimentá-los e, posteriormente, analisá-los para tomar decisões chave.

É muito importante identificar os KPIs, mas só criá-los não vai te levar muito longe. É preciso uma metodologia de trabalho, algo que o business intelligence oferece.

Um outro exemplo mais voltado para as escolas: o que é uma aula? Vamos definir aqui como a transmissão de um assunto específico por um professor através de livros didáticos, certo? Mas sem o professor e só com os livros, a aula não sai. E sem os livros e só com o professor, o aprendizado dos alunos é prejudicado.

Então, esses nove indicadores de business intelligence escolar precisam fazer parte da sua estratégia de business intelligence, que também envolve a tomada de ações e disciplina na captação dos dados.

9 KPIs para escolas particulares com base no business intelligence

Já conversamos sobre o que é o business intelligence nas escolas e deixamos clara a diferença entre a metodologia e as métricas que ele analisa.

Nessa parte do texto, vamos te mostrar 9 KPIs fundamentais de business intelligence escolar.

Todos eles estão voltados para a maior máxima da administração de escolas: instituições privadas precisam ter compromisso com o lucro.

Toda escola particular é, acima de tudo, uma escola. Sua maior meta é a formação de cidadãos. Mas para formar mais, é preciso ficar de olho no faturamento.

É por isso que **uma escola particular precisa ser vista como uma empresa.**Com a visão de negócios, o seu objetivo de formação de cidadãos está sempre garantido, e fica melhor a cada ano letivo.

📑 Leia também: Censo Escolar 2021 - 5 indicadores da educação privada

Veja agora os principais KPIs do business intelligence para escolas e implante o que faz mais sentido para a sua instituição!

Margem de contribuição

A margem de contribuição é um cálculo feito para entender o quanto os custos variáveis da sua escola interferem no preço do seu serviço - as aulas.

Para ter o indicador, subtraia o valor dos custos fixos e despesas variáveis do seu preço de venda líquido. O resultado é a sua margem de contribuição.

Os custos fixos são aqueles que se repetem todo mês, quer você faça uma venda ou não. Conta de energia, salários etc.

Enquanto os variáveis estão relacionados com o comércio ou são despesas pontuais - bônus de performance, comissão, impostos etc.

Veja um exemplo para fixar:

A mensalidade da sua escola é R$ 2.000 por aluno. Seus custos fixos, após você fazer o cálculo, são de R$ 1.000 por aluno. E todo mês, você gasta em média mais R$ 200 por aluno com despesas variáveis.

Então:

M.C. = Preço de Venda Líquido - (Custos Fixos - Despesas Variáveis) M.C. = 2.000 - (1000-200) M.C. = 2.000 - (1000-200) M.C. = 800

Custo por aquisição de clientes - CAC

O CAC é exatamente o que seu nome diz: quanto você está gastando para gerar uma matrícula a mais na sua escola.

Ter o controle do custo por aquisição de clientes é muito importante para entender se as suas ações de marketing estão trazendo lucro ou prejuízo.

Para fazer o cálculo, divida o orçamento alocado para a campanha de novas matrículas pelo número total de matrículas.

Ou, se você quiser uma visão maior, divida o valor total do seu orçamento em marketing pela quantidade de matrículas no período analisado.

Veja a fórmula completa com um exemplo:

Sua escola gastou, entre novembro, dezembro e janeiro R$ 50.000 em uma campanha de captação - contando inclusive os salários dos profissionais.

E nesse período, você conseguiu gerar 200 novas matrículas. A conta fica assim:

CAC = Orçamento / Novas matrículas CAC = R$ 50.000 / 200 matrículas CAC = R$ 250 por matrícula

Ticket médio

O cálculo de ticket médio é muito comum em varejistas para entender o quanto um cliente costuma gastar dentro da loja.

Para a realidade das escolas é um pouco diferente: o quanto, em média, alguém gasta com os seus serviços - suas aulas?

É normal pensar que essa pessoa vai gastar exatamente o valor da mensalidade, mas e se a escola tiver mensalidades diferentes para turmas diferentes?

Nesse caso, o cálculo de ticket médio vai te mostrar como realmente está a saúde financeira da sua escola.

O cálculo é simples: com uma lista de alunos, some suas mensalidades e divida pela quantidade de alunos analisados.

Esse exemplo vai te ajudar:

Vamos supor que você tenha 2.000 alunos. E somando todas as mensalidades, você chegou a R$ 3.000.000.

O cálculo fica assim:

Ticket médio = mensalidade somada / número de alunos Ticket médio = 3.000.000 / 2.000 Ticket médio = R$ 1.500

Ter muitos alunos é ótimo, mas com um ticket médio baixo, sua escola tem dificuldades para crescer. Um outro conceito que complementar é o de lifetime value:

Lifetime value (LTV)

O lifetime value é uma expansão do ticket médio com um olhar mais micro.

Ele analisa apenas uma unidade - um aluno, uma turma, um curso - e tenta entender qual é o valor que ela tem durante sua vida útil.

Pense em um aluno do ensino médio da sua escola. Qual é o valor da mensalidade? E quanto tempo ele vai passar estudando até concluir o curso? Multiplique um pelo outro e você tem o LTV.

Veja esse exemplo:

Vamos supor que a mensalidade seja R$ 2.000. Então:

LTV = Valor por mês X quantidade de meses LTV = R$ 2.000 X 36 LTV = R$ 72.000

Esse aluno específico tem um valor de R$ 72.000 para escola assim que ele entra. A cada mês, o valor fica menor.

É importante acompanhar essa métrica para entender quais são os alunos mais rentáveis dentro da sua escola.

Tendo essa informação, você consegue abrir novas turmas e até fechar outras que estejam te trazendo prejuízo.

LTV/CAC

A razão entre o LTV e o CAC vai te mostrar se você está gastando demais para gerar as matrículas que está gerando.

Vamos supor que o LTV de um aluno da educação básica seja de R$ 20.000. E ao mesmo tempo, o custo para sua aquisição foi de R$ 600.

A fórmula é LTV dividido por CAC. O resultado é 0,03.

No LTV/CAC, qualquer resultado abaixo de 1 é ruim, e todos os resultados acima de 1 são bons. Quanto mais alto for o resultado, melhor.

Taxa de fidelização

A taxa de fidelização diz respeito a quantos alunos você consegue manter estudando de um ano para o outro. É o seu percentual de rematrículas.

Com essa informação, você sabe como está a saúde financeira da sua empresa de acordo com o seu CAC. Você vai perceber que os CACs para escolas sempre são um pouco altos, já que o LTV dos alunos também é bastante alto.

Com isso em mente, o que você acha mais rentável: ter muitas novas matrículas ou ter muitas rematrículas?

Claramente ter muitas rematrículas vem com menos gastos.

A taxa de fidelização é uma das métricas mais importantes do business intelligence para escolas. Se ela estiver baixa, é urgente trabalhar na retenção dos seus alunos.

Taxa de ocupação

O business intelligence como conceito é sobre eficiência. Quanto mais inteligente nos negócios for a sua escola, mais eficiente ela vai ser.

No caso da taxa de ocupação, a decisão mais assertiva para qualquer escola privada é sempre ter a maior ocupação possível dentro das limitações da sua estrutura.

Com muitos ou poucos alunos por turma, a escola ainda está funcionando, e isso vem com gastos e despesas, que não seriam tão diferentes se a escola estivesse cheia.

Então, uma taxa de ocupação baixa significa que você está gastando muito para manter poucos alunos. Ou seja: prejuízo.

Taxa de inadimplência

Entender se as pessoas estão pagando suas mensalidades em dia é fundamental para uma estratégia que leva em conta o business intelligence escolar.

Tudo o que nós falamos aqui até agora leva em conta o faturamento. Qualquer cálculo desses só vai funcionar se você tiver um faturamento constante. Ruídos no seu processo de pagamento vão atrapalhar todas as métricas.

O melhor jeito de reduzir sua taxa de inadimplência é tendo os recursos necessários para entender exatamente qual é a sua gravidade.

Se você não tem um sistema de gestão escolar, por exemplo, fica bem mais difícil saber qual é exatamente sua taxa de inadimplência.

Nós temos um texto que fala muito mais sobre a taxa de inadimplência. E também um outro falando exclusivamente sobre como cobrar mensalidades atrasadas, inclusive com modelos prontos de cobrança. Vale a leitura.

Net Promoter Score (NPS)

De todos os KPIs do business intelligence escolar, o NPS é provavelmente o menos utilizado. E é paradoxal, porque ele também é o mais simples de implementar.

Uma pesquisa de NPS é basicamente uma pesquisa de satisfação dos seus clientes para algum assunto específico. Você elabora uma pergunta, como por exemplo “o que você acha do processo de rematrícula na escola?” e pede para os pais responderem com uma nota de 1 a 10.

Naturalmente, 1 é “muito insatisfeito” e 10 é “tão satisfeito que recomendaria para outras pessoas”. Com os resultados na mão, você soma todas as notas e divide pela quantidade de pessoas que responderam.

O resultado você pode acompanhar conforme essa tabela:

O interessante desse KPI de business intelligence escolar é que ele serve para entender os outros. Vamos supor que você tenha uma taxa de inadimplência muito alta. Um NPS bem aplicado pode te mostrar problemas no seu processo de cobranças.

Como ter dados para aplicar o business intelligence na escola?

Para falar sobre business intelligence, é preciso entender que ele funciona a partir de dados integrados.

A definição clássica de business intelligence, proposta pela Gartner nos anos 80, era 100% voltada para a tomada de decisões a partir dos dados disponíveis.

Esses indicadores que sugerimos ao longo do texto só funcionam com dados. Tudo na escola, quando olhamos por essa ótica empresarial, funciona a partir de dados.

Não dá pra você calcular seu CAC se você não sabe o quanto gasta com marketing. E em muitos casos os dados até estão na escola, mas “escondidos” em sistemas obsoletos, em cadernos etc.

Um sistema de gestão escolar acelera a velocidade de captação dos dados que você precisa para o seu B.I., além de fornecer outros dados impossíveis de captar por outros métodos.

Temos um último convite: se você quiser se aprofundar nesses conceitos, 2023 é um grande ano. Vamos ter vários eventos educacionais pelo Brasil exatamente com esse mindset - veja no próximo texto onde e quando.

Um abraço e obrigado pela leitura!