Tudo sobre a migração de sistemas escolares

A migração de sistemas escolares é uma parte muito importante a se considerar quando você está fazendo a troca de sistemas de gestão.

Isso porque esse processo demanda tempo e dedicação da sua equipe escolar — e em muitos casos, não só da sua área de T.I., mas de várias pessoas em diferentes departamentos.

Olhando pela ótica da escola, esse é um processo dedicado e que não é recomendado que seja realizado em momentos com outras ações importantes — como o final de ano, por exemplo.

Simplesmente porque não há tempo o suficiente para fazer a migração dos dados do sistema antigo para o novo nesses momentos cruciais. Isso acaba atrapalhando a sua implantação e pode apresentar problemas.

No texto de hoje vamos conversar melhor sobre o processo de migração de sistemas escolares, usando o processo do iScholar como base.

Vamos lá?

Como funciona a migração de sistemas escolares?

Se você tem um sistema mas precisa migrar e não sabe por onde começar, é muito importante ler com bastante atenção essa parte do texto, ok? É aqui que vamos conversar sobre o que você pode esperar e o que você vai precisar fazer.

O primeiro ponto é o apoio da equipe de informática. Qualquer migração de sistemas escolares vai precisar de um backup dos dados antigos, fornecido pela T.I., na maioria dos casos.

Isso não é exclusividade aqui do iScholar. Todos os sistemas são assim, inclusive ERPs que nem estão relacionados a escolas. É só uma parte necessária do processo, como lixar a parede antes de pintá-la.

O segundo ponto, que também é muito importante, é que uma vez que o backup for realizado, você não pode acrescentar novas informações no sistema antigo.

O motivo é bem claro: informações adicionadas pós-backup não vão aparecer no novo sistema de gestão, pois estavam fora do processo de migração.

Esses são os dois pontos principais para a migração de sistemas escolares. O prazo é difícil de determinar, já que ele depende do nível de engajamento da escola com o processo. E os pontos específicos vamos conversando ao longo do texto.

Ao longo da migração, temos algumas metas representadas por cinco etapas. Vamos conversar melhor sobre elas logo abaixo:

Quais são as etapas de migração de sistemas escolares?

Aqui nesse tópico vamos falar das 5 etapas principais do nosso próprio processo de migração. Essas etapas dividem as informações cadastradas no seu sistema antigo para fazermos a migração em etapas, um pouco de cada vez.

Nesse caso, o que manda em todo o processo é a colaboração.

No momento de migração de sistemas, nós precisamos de algumas informações, e você precisa do sistema funcionando o mais rápido possível. Quanto melhor colaborarmos, mais rápido será todo o processo.

Tudo o que você vai ver aqui está disponível no sistema iScholar, e você pode acompanhar o desenvolvimento da migração enquanto ela está acontecendo no menu “Administração” e na opção “Importação de Dados”.

Vamos entrar em detalhes agora sobre quais são as etapas da migração de sistemas escolares:

Etapa 1 - Administrativo

Na primeira etapa, vamos migrar as partes mais fundamentais para o funcionamento da sua escola.

Aqui, questões como a identificação das suas unidades, os alunos cadastrados e outras informações importantes para que a migração das próximas etapas possa acontecer.

Sem essas primeiras informações, todas as outras vão ficar fora de contexto.

Aqui, as informações a serem migradas são:

• Unidades Escolares; 
• Salas de Aula nas Unidades Escolares específicas; 
• Alunos; 
• Responsáveis; 
• Funcionários; 
• Períodos Letivos; 
• Disciplinas.

Assim que esse processo for concluído, nós entramos na segunda etapa:

Etapa 2 - Disciplinas e cursos

Na segunda etapa, já estamos trabalhando com informações mais aprofundadas, dando uma atenção maior para os cursos e disciplinas.

Veja como as etapas se complementam. Sem saber quem são os alunos (Informação da primeira etapa) não é possível montar os cursos. Sem as Unidades Escolares migradas, também não é possível dizer onde um curso específico vai ser ministrado.

A ideia da migração de sistemas escolares é que, durante o processo, a sua escola não vai precisar incluir nenhum dado manualmente no novo sistema. Tudo vai ser importado.

Na segunda etapa, migramos as seguintes informações:

• Cursos; 
• Grupos de Horários; 
• Os próprios Horários; 
• Grades Curriculares; 
• Disciplinas; 
• Currículos Plenos; 
• Históricos Escolares; 
• Históricos Escolares por Disciplina;

Etapa 3 - Turmas e Avaliações

A terceira etapa da migração de sistemas escolares está relacionada com as suas turmas. Aqui, mais uma vez, todas as informações anteriores vão completar os dados que estamos migrando agora.

A terceira etapa é uma das mais importantes, pois lida com as suas turmas. A migração das turmas é crucial porque ela é que organiza os alunos da sua escola em uma estrutura fácil de compreender.

A divisão das Turmas e o acesso a elas é fundamental em todo sistema de gestão escolar. E como você viu, várias informações são necessárias para que elas fiquem prontas e funcionando nessa etapa.

Mas para além das Turmas, a Etapa 3 também traz outras informações tão importantes quanto. Veja quais são os dados migrados nesse momento:

• Sistemas Avaliativos; 
• Divisões dos Sistemas Avaliativos; 
• Avaliações; 
• Calendários Escolares; 
• Dias Letivos;
• Turmas; 
• Currículos Plenos dos Alunos;

Etapa 4 - Disciplinas e Horários

 A quarta etapa traz, na sua primeira migração, todas as suas informações relacionadas a matrículas.

E depois disso, mais algumas informações complementares para as turmas.

Na anterior, a migração de sistemas escolares trouxe apenas uma lista das suas turmas, sendo que nessa vamos nos aprofundar um pouco no que realmente as constitui.

Os seguintes dados são importados na Etapa 4:

• Matrículas; 
• Disciplinas Opcionais; 
• Turmas — Quadro de Horários; 
• Professores de cada Turma; 
• Horários de cada Professor; 
• Conteúdos Ministrados em cada Turma;

Etapa 5 - Financeiro e Diário

Para finalizar, a quinta etapa vai tratar de tudo relacionado às matrículas.

E quando digo tudo, é tudo mesmo. Inclusive informações financeiras, diário escolar, informações voltadas para a secretaria etc.

Na última etapa da migração de sistemas escolares, tratamos de:

• Parcelas; 
• Ocorrências;
• Notas Finais; 
• Notas Médias nas Divisões; 
• Notas Médias nas Avaliações; 
• Notas do Professor em Avaliações; 
• Faltas.

Essas são as etapas básicas do processo de migração de sistemas escolares, mas fique tranquilo: cada caso é um caso. Temos uma equipe dedicada para migrações aqui no iScholar que só trabalha junto com os clientes, resolvendo caso por caso.

Por conta desse suporte, todo esse processo é 100% supervisionado e simplificado, podendo também ser personalizado conforme suas necessidades.

Mais sobre isso agora:

O que está incluso na migração de sistemas escolares?

Aqui no iScholar, temos valores diferentes dependendo da sua instituição e dependendo também da quantidade de informações que você precisa migrar.

Ou seja: uma escola primária tem menos alunos que uma universidade, e portanto, uma quantidade também menor de dados.

Cada sistema de gestão escolar, porém, tem uma forma diferente de fazer essa migração.

Veja quais são os nossos pacotes de migração de sistemas escolares para entender melhor qual é o mais indicado para a sua instituição:

Escolas  

Para escolas primárias, temos três módulos principais. Você pode escolher fazer a migração de cada um separadamente, tudo junto ou apenas dos que você deseja.

O primeiro plano é o Básico. Ele contempla as migrações de:

• Unidades Escolares; 
• Salas de Aula; 
• Cursos; 
• Disciplinas; 
• Períodos Letivos; 
• Turmas;
• Alunos;
• Responsáveis; 
• Matrículas; 
• Histórico Escolar.

Nós fazemos essa separação porque não são todas as escolas que precisam de informações além dessas mais básicas, porque o uso do sistema é mais simples. É o caso de escolas primárias e infantis.

Mas para escolas maiores, como é o caso das que oferecem ensino médio, cursos profissionalizantes e têm várias turmas em vários horários, a migração também é mais robusta.

É o nosso plano Acadêmico, que inclui:

• Professores; 
• Grupo de Horários; 
• Grades Curriculares;
• Sistemas de Avaliação; 
• Calendários Escolares;
• Horários de Aula; 
• Faltas; 
• Notas; 
• Conteúdos ministrados.

E para finalizar, também oferecemos a migração completa do seu financeiro em um módulo separado, que inclui:

• Parcelas de alunos;
• Controle de inadimplência.

Universidades 

A migração de sistemas de gestão universitária é mais complexa, e só é separada por dois módulos.

O primeiro é o módulo financeiro, com Parcelas e Controle de Inadimplência. Esse deixamos separado porque muitas universidades preferem contar com um sistema exclusivo para o financeiro.

De resto, as informações que podem ser migradas são:

• Unidades Escolares;
• Atividades Complementares; 
• Calendários; 
• Matrículas; 
• Salas de Aula; 
• Grades Curriculares; 
• Turmas;
• Notas; 
• Faltas, 
• Currículos Plenos; 
• Sistemas Avaliativos; 
• Alunos; 
• Conteúdo Ministrado; 
• Dispensa de Disciplinas; 
• Períodos Letivos; 
• Responsáveis.

O iScholar está pronto para te ajudar na migração de sistemas escolares

Como mencionamos ao longo do texto, trabalhamos com uma equipe dedicada para a implementação e migração de sistemas. É bem possível — e até bastante recomendável — que você já consiga utilizar o novo sistema enquanto a migração está acontecendo.

É importante reiterar também a necessidade de não deixar essa migração para a última hora. No período de férias, vários colaboradores essenciais para essa migração não vão estar disponíveis, o que pode gerar atrasos.

E mesmo sem atrasos, se você deixar a migração para o final do ano, os dois sistemas vão estar incompletos — um não pode ser usado por conta dos back-ups, o outro sua escola ainda não tem familiaridade.

Estamos aqui para te ajudar sempre, em tudo o que for preciso, ok?

Faça um teste hoje com o iScholar clicando nesse link ou no banner abaixo. Obrigado pela leitura e a gente se vê no próximo texto 😉