Você já ouviu falar no profissional de processos escolares?

Aliás, uma pergunta mais ampla: o que você entende como processos escolares? O que eles são, exatamente?

O próprio nome já nos ajuda a entender um pouco. Processos escolares são as atividades desenvolvidas pela escola, certo?

De certa forma, certo! Mas quando falamos de processos escolares, estamos falando de todos os processos que acontecem na escola. Tudo tudo mesmo.

No texto de hoje, vamos conversar melhor sobre todos esses processos escolares, e entender qual é o posicionamento do profissional de processos nesse sentido.

Primeiro, vamos conversar sobre o que são exatamente os processos escolares, usando os mais comuns (mas não os mais óbvios) para exemplificar.

E depois, vamos conversar melhor sobre quais são as características do profissional de processos escolares — ele faz curso? Trabalha em período integral? Oferece consultorias?

Vamos começando!

Entendendo melhor os processos escolares

Antes de tudo, precisamos entender o que exatamente são os processos escolares.

Muitas vezes, os processos escolares são tidos como sinônimos de gestão escolar. Será que é por aí?

Mais ou menos. Na verdade, os processos escolares são a matéria prima que a gestão escolar trabalha. A gestão existe para gerir esses processos.

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Os processos escolares são as rotinas que já acontecem na escola. O trabalho da diretoria e coordenação está muito relacionado, na verdade, com essa gestão.

Porém, os indicadores que mais importam para esses profissionais de gestão são os educacionais. É muito comum encontrar problemas nos outros por falta de tempo e priorização.

Aqui vamos listar de forma rápida quais são os processos escolares mais comuns, mas fora do óbvio. Não vamos falar, por exemplo, sobre a gestão da sala de aula durante as aulas. Mas vamos falar sobre zeladoria.

Não vamos falar sobre o cuidado com as crianças durante o recreio, mas vamos falar sobre como analisar a segurança do pátio e como notar quando manutenções preventivas precisam ser feitas.

Tudo pronto? Então confira a lista:

1. Zeladoria: Organização e Manutenção dos Ambientes Escolares

A zeladoria envolve mais do que manter os espaços limpos; é um processo que visa garantir que cada ambiente esteja organizado e funcional. 

Além da limpeza, a equipe de zeladoria cuida da organização de móveis, da verificação de danos em portas, janelas e mobiliários, e do gerenciamento de resíduos. 

Esse processo exige atenção a detalhes e uma agenda de limpeza e manutenção profundas para prevenir problemas maiores, garantindo um ambiente saudável e seguro para todos.

2. Segurança e Manutenção do Pátio: Prevenção e Análise de Riscos

Para manter o pátio seguro, é fundamental monitorar e prevenir riscos continuamente. Isso inclui não apenas a supervisão de alunos durante o recreio, mas também a manutenção preventiva de todo o espaço. 

A equipe responsável deve inspecionar pisos, cercas, equipamentos de playground e áreas de passagem, identificando possíveis riscos como rachaduras, buracos ou superfícies escorregadias. 

Além disso, é importante revisar a estrutura do pátio periodicamente para evitar problemas que possam comprometer a segurança dos alunos.

3. Controle de Equipamentos Tecnológicos: Funcionamento e Suporte

Com o uso crescente de tecnologia nas escolas, o controle dos equipamentos tecnológicos tornou-se essencial. 

Esse processo envolve não apenas o funcionamento adequado dos dispositivos, mas também a atualização regular de softwares e a substituição de peças, como cabos e baterias. 

O suporte técnico é outro aspecto importante, com treinamento básico para professores e funcionários sobre o uso de projetores, computadores e demais tecnologias, ajudando a evitar interrupções nas aulas.

4. Organização de Eventos Internos: Logística e Recursos

A organização de eventos internos, como feiras de ciências, palestras e eventos comemorativos, exige um planejamento detalhado e antecipado. 

Esse processo envolve a reserva e preparação dos espaços, a coordenação dos cronogramas, o acesso a materiais e recursos necessários, além do apoio técnico para equipamentos audiovisuais. 

Toda a logística precisa ser minuciosa para que os eventos ocorram conforme o planejado e proporcionem uma experiência enriquecedora para alunos, pais e equipe escolar.

5. Coordenação de Horários e Espaços para Reuniões

Coordenar horários e locais para reuniões de professores, pais e equipes de coordenação pode ser um processo complexo. 

É necessário gerenciar as agendas de todos os participantes, reservar os espaços de forma eficiente e, em alguns casos, preparar o ambiente com recursos audiovisuais. 

Além disso, pode ser necessário ajustar o local conforme o número de participantes e disponibilizar alternativas, como salas virtuais, para maior conveniência.

6. Inspeção e Conservação de Materiais Didáticos e Mobiliário

Materiais didáticos e mobiliário escolar demandam inspeções frequentes para garantir a segurança e a durabilidade. 

Esse processo inclui desde a avaliação de livros, cadeiras e mesas até o controle de seu estoque e a substituição de itens desgastados. 

Cuidar da conservação desses materiais é fundamental para que todos os alunos tenham acesso a um ambiente confortável e com recursos suficientes para aprender.

7. Implementação de Medidas de Sustentabilidade

Medidas de sustentabilidade na escola abrangem desde a redução no consumo de energia e água até a criação de programas de reciclagem. 

Esse processo inclui o envolvimento de alunos e funcionários em práticas sustentáveis, como economia de papel, separação de resíduos e desligamento de aparelhos quando não estão em uso. 

Investir em tecnologias de baixo consumo e em campanhas educativas são também formas eficazes de tornar o ambiente escolar mais sustentável.

8. Suporte e Atendimento aos Alunos com Necessidades Especiais

O suporte a alunos com necessidades especiais vai além da adaptação curricular; ele envolve um conjunto de processos para garantir acessibilidade e inclusão. Isso inclui a adaptação do ambiente escolar, como a instalação de rampas, a disponibilização de materiais didáticos apropriados e a formação contínua da equipe docente. 

Assim, o ambiente escolar se torna acolhedor e acessível para todos, promovendo uma experiência educacional inclusiva e equitativa.

9. Planejamento e Controle de Estoque de Insumos

O controle de estoque de insumos é um processo essencial para garantir que materiais básicos, como produtos de higiene, itens de primeiros socorros e materiais de escritório, estejam sempre disponíveis. 

Esse processo exige monitoramento constante para evitar a falta de itens essenciais e o desperdício de materiais. 

Também é necessário prever as demandas, mantendo registros atualizados para facilitar reposições e otimizar os custos operacionais da escola.

10. Gestão do Transporte Escolar: Rota, Segurança e Pontualidade

A gestão do transporte escolar envolve muito mais do que o simples deslocamento dos alunos entre a casa e a escola. 

Esse processo inclui a organização e otimização das rotas para evitar atrasos, a verificação constante da segurança e manutenção dos veículos, e o contato com as famílias para manter todos informados sobre o transporte. 

Além disso, medidas de segurança, como o uso de cinto de segurança e a supervisão durante o trajeto, ajudam a garantir a tranquilidade no transporte dos alunos.

O que faz um profissional de processos escolares?

Olhando essa lista, o questionamento mais natural é “e como uma pessoa consegue fazer isso tudo?”.

A verdade é que essas funções não são somente responsabilidade de quem está cuidando dos processos escolares.

Na verdade, a função é mais voltada para análise e determinação dos processos, e menos relacionada a própria execução de tudo o que precisa ser feito.

Nesse sentido, o profissional desenha os processos escolares, fiscaliza sua realização, redige relatórios e ajuda a resolver problemas mais técnicos.

Vamos conversar sobre cada um desses pontos agora. Vamos juntos:

1. Desenho dos Processos Escolares: Planejamento e Estruturação

O primeiro passo na gestão dos processos escolares é o desenho estruturado de cada um deles. 

Esse trabalho envolve a análise das necessidades da escola, o mapeamento de rotinas, a definição de etapas e o estabelecimento de diretrizes que facilitem a execução. 

Desenhar processos claros e bem estruturados permite que cada membro da equipe saiba exatamente o que fazer e como fazê-lo, criando um fluxo de trabalho eficiente e organizado.

2. Fiscalização da Realização dos Processos: Garantindo Conformidade e Qualidade

Após o planejamento, o profissional é responsável pela fiscalização do cumprimento dos processos estabelecidos. 

Isso significa monitorar se as rotinas estão sendo executadas corretamente e de acordo com os padrões definidos. 

A fiscalização é essencial para identificar possíveis desvios, propor ajustes e assegurar que a equipe está alinhada com as diretrizes estabelecidas, mantendo a qualidade e eficiência dos serviços oferecidos pela escola.

3. Redação de Relatórios de Desempenho e Eficiência

Uma parte essencial do trabalho de gestão de processos escolares é a criação de relatórios regulares sobre o desempenho e a eficiência das atividades. 

Esses relatórios documentam o que está funcionando bem, o que pode ser melhorado e trazem dados concretos para embasar decisões e ajustes. 

Através dos relatórios, é possível visualizar o impacto das ações implementadas e gerar melhorias contínuas no ambiente escolar.

4. Análise e Solução de Problemas Técnicos

O profissional de processos escolares também deve estar preparado para lidar com problemas técnicos, seja na manutenção de equipamentos, na organização do espaço escolar ou na adaptação de materiais didáticos. 

Essa habilidade requer uma visão analítica e a capacidade de propor soluções rápidas e eficazes, minimizando interrupções nas atividades da escola e garantindo que tudo funcione da melhor forma possível.

5. Colaboração e Comunicação com a Equipe Escolar

Uma gestão eficaz de processos escolares requer colaboração constante com todos os membros da equipe. 

Esse trabalho conjunto envolve reuniões para alinhar expectativas, comunicação transparente para manter todos informados, e feedbacks para melhorar as rotinas. 

O profissional de processos escolares atua como um elo entre os setores, garantindo que todos entendam os procedimentos e contribuam para o sucesso das operações escolares.

Como funciona o contrato com um profissional e processos escolares? 

Pra fechar o texto, precisamos conversar rapidinho sobre a contratação desse profissional.

Precisamos entender o mais básico primeiro: existe curso de processos escolares? E esses cursos são obrigatórios para exercer a função?

Respondendo: sim, existem vários cursos de processos escolares. E a segunda: ele não é obrigatório, mas ajuda muito.

Na maior parte das vezes, coordenadores, almoxarifes e até zeladores podem tomar a liderança dos processos escolares.

Mas mesmo nesses casos, é recomendável que eles façam o curso para garantir resultados melhores no longo prazo.

Sobre a contratação: é a sua escola quem decide.

Ter um profissional de processos escolares full-time na escola pode ser bastante dispendioso financeiramente, mas ao mesmo tempo é a melhor opção por conta de tudo o que vimos ao longo do texto.

Mas esses profissionais também oferecem consultorias de vários modelos, inclusive aquelas em que eles voltam todo mês para garantir que tudo está em funcionamento.

No fim das contas, é você quem decide. Mas a máxima é simples: é muito melhor ter um profissional dedicado e com curso.

A organização desses processos escolares não é necessariamente fácil. Tem muita coisa que você precisa levar em conta, e muitas informações que você precisa formalizar e armazenar.

Isso fica mais fácil com um ERP Educacional. Aliás, a maioria dos profissionais de processos escolares vai até exigir um sistema desses na escola.

Um ERP Educacional não é mais luxo. Ele é o que faz tudo isso que nós conversamos ao longo do texto acontecer.

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