6 Passos para organizar sua secretaria escolar

Você já parou para pensar sobre qual é o primeiro lugar que a grande maioria das pessoas visita para tirar uma dúvida e buscar informações em uma instituição de ensino? Sim, a resposta é meio óbvia: a secretaria. Isso acontece, pois é lá que estão guardados os registros, documentos e arquivos de tudo o que acontece na escola, bem como seus principais processos administrativos e curriculares.

Por ser considerada como a porta de entrada de qualquer instituição de ensino, a secretaria escolar precisa manter sempre sua organização e contar com profissionais que tenham a capacidade de atender, da melhor maneira possível, aqueles que chegam ali à procura de alguma informação. Contudo, sabemos que nem sempre as coisas saem como o planejado, que esse ambiente escolar possui muito trabalho diariamente e, claro, inúmeras responsabilidades para cumprir.

Já imaginou ter um software para realizar atendimentos e tarefas mais simples? Com essa tecnologia, você conseguiria diminuir a sobrecarga da sua secretaria, para que ela resolva apenas problemas essencialmente presenciais.

Primeiro, você precisa organizar seus processos para que, no futuro, tenha a facilidade de uma secretaria escolar digital. Confira:

Passo 1 – Para começar, otimize os processos

Para gerir sua secretaria escolar da melhor maneira possível, comece pela organização dos processos que ocorrem dentro dela, pois é ali que está centralizada a maioria das tarefas administrativas. Resumidamente, você precisa definir muito bem quais são as funções de cada colaborador, bem como sua metodologia de trabalho e principais responsabilidades.

Uma dica que damos é: separe um tempo, analise minuciosamente os processos que são realizados e coloque tudo no papel. Descreva, da maneira mais detalhada possível, cada uma das atividades que ocorrem, para que seus funcionários consigam realizá-las com mais facilidade e sem cometer erros. Aproveite também para realizar reuniões periódicas com o intuito de alinhar o andamento das tarefas, e esteja sempre disponível para tirar dúvidas sobre os processos.

Passo 2 – Incentive a organização do espaço

Uma secretaria escolar organizada é aquela que conta com locais de armazenamento, arquivamento e consulta. É essencial que os gestores forneçam todo o material necessário para que os colaboradores tenham opções eficientes que facilitem o processo de informação e pesquisa.

Por isso, opte por investir em arquivos e caixas organizadoras com o intuito de arrumar todos os documentos que entram, dividindo-os de acordo com a frequência da necessidade de serem consultados. Outra opção bastante viável são as bandejas para comportar materiais que ainda estão em processo de liberação até que o responsável tome as medidas necessárias. Tendo seus documentos impressos organizados, será mais fácil transferi-los para a sua secretaria escolar digital.

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Passo 3 – Opte pela categorização dos arquivos

Adotar uma forma de categorização de arquivos na secretaria escolar é uma ótima medida para não perder a organização. O arquivamento pode ser feito, por exemplo, de acordo com o tipo (históricos, comprovantes, boletins, relatórios etc), pelo nome do aluno em ordem alfabética ou por data. Para contribuir ainda mais, opte por facilitar a localização dos arquivos ao usar cores ou etiquetas específicas nas pastas. Assim, ficará mais fácil achar com rapidez qualquer tipo de documento e erros serão evitados, além de facilitar a migração para a o sistema da secretaria escolar digital.

Passo 4 – Saiba aproveitar a motivação dos colaboradores

Depois de organizar todos os processos da secretaria da instituição de ensino, é função do gestor identificar na equipe responsável quais são seus talentos e motivações individuais. Assim, se torna mais fácil atribuir funções que serão potencializadas de acordo com a capacidade de cada colaborador.

Por exemplo, se um funcionário é mais organizado, pode ser remanejado para a tarefa de manutenção da organização. Se algum outro tem mais facilidade em lidar com o público, poderá ser transferido para o atendimento ao cliente, e assim sucessivamente.

Passo 5 – O bom atendimento também faz toda a diferença

Acredite, saber lidar com as pessoas é essencial para que o clima seja sempre agradável para os visitantes que a escola recebe. Por isso, estimule um atendimento cordial e prestativo em todas as situações. Se for necessário, invista em treinamentos para que os colaboradores se tornem aptos para resolverem os problemas que aparecerem. Também é importante que você se atente ao atendimento que ocorre pelo telefone, evitando que ele toque sem resposta por muito tempo, pois isso dá a entender que sua instituição de ensino não se importa com aqueles que entram em contato.

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Passo 6 – Colocando em prática a secretaria escolar digital

Todo mundo já sabe que muitos setores estão evoluindo cada vez mais com o auxílio da tecnologia. Contudo, alguns gestores de escolas ainda não conhecem a fundo todas as ferramentas que existem para auxiliar no dia a dia da instituição de ensino, possibilitando que a secretaria escolar se mantenha sempre organizada com muito mais facilidade.

Hoje, existem diversos softwares capazes de ajudar na gestão dos processos, desde matrículas, controle de faltas e apoio a questões mais burocráticas e administrativas, como a gestão comercial, controle de gastos, desempenho dos colaboradores e muito mais. Ou seja, como se fosse uma secretaria escolar digital. Como é um setor que lida com uma grande demanda de arquivos, investir em um software de gestão pode ser um grande diferencial para a escola.

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Até a próxima!