Como a biblioteca escolar digital reduz custos e ajuda os alunos

Ter uma biblioteca escolar digital é uma ajuda enorme para gestores escolares, bibliotecários e alunos. É bom para a escola inteira.

O sistema facilita o cadastro de livros e o acompanhamento de empréstimos, oferecendo até para os alunos um meio mais simples de saber se eles têm alguma pendência.

E claro: o sistema também permite um controle muito maior da propriedade escolar. Livros, além de recursos valiosos, não podem simplesmente sumir. Eles são importantes demais para o crescimento intelectual dos alunos, e precisam estar sempre disponíveis.

Hoje vamos mostrar pra vocês quais são os benefícios de ter uma biblioteca escolar digital, o que o sistema te oferece, e uma visão privilegiada: uma demonstração rápida de um sistema em operação.

Quando você terminar o texto, vai saber o que é, como funciona, e se o sistema é pra você. Então vamos?

O que é um sistema de biblioteca escolar digital?

Existem sistemas e sistemas. Alguns, mais complexos que outros. Outros mais simples que alguns. Tudo vai depender do nível de complexidade da sua escola.

Um exemplo: bibliotecas de universidades precisam de um sistema bem robusto para lidar com todos os livros e para oferecer uma interface de busca para o aluno. Algo que uma escola de ensino fundamental e médio não precisa.

Mas basicamente, um sistema de biblioteca escolar digital é uma forma de organizar, digitalmente, o acervo da sua escola. E oferecer, também de forma digital, uma forma de controlar os empréstimos aos alunos.

Em muitas escolas hoje, esse controle é feito ou na mão, através de fichas individuais, ou com planilhas.

Esse jeito até funciona. Mas não é escalável e não oferece funcionalidades que são simplesmente fundamentais em uma plataforma dessas.

Só para exemplificar: você precisa gerar um relatório de todos os livros didáticos de matemática de um autor específico. Em uma planilha, isso é muito difícil, e você vai acabar tendo que fazer manualmente, consultando célula por célula.

No fim das contas, um sistema de biblioteca escolar digital vai garantir que você consiga gerir sua biblioteca de um jeito muito mais eficiente. E gerar relatórios que falam muito sobre os hábitos de leitura dos seus alunos.

Vamos continuar essa conversa no próximo tópico:

As vantagens do sistema de biblioteca escolar digital

As vantagens da biblioteca escolar digital são grandes, tanto para a gestão quanto para os próprios alunos.

Na verdade, o que está acontecendo hoje é uma transformação digital do ensino em níveis muito acelerados. Existem plataformas para praticamente todas as áreas da escola - indo desde o controle financeiro até a própria biblioteca.

Inclusive, essa é uma das maiores - senão a maior - vantagem do sistema de biblioteca escolar digital. Já vamos começar com ela:

O sistema de biblioteca escolar digital vem com outras funcionalidades

Hoje, é muito raro você encontrar um sistema só de biblioteca escolar digital. A maioria deles oferece um pacote completo.

Isso falando de experiência própria. Conhecemos o mercado porque fazemos parte dele. Um sistema que entrega só a biblioteca escolar digital está fora dos padrões e ultrapassado.

Os sistemas de hoje em dia, completos e com mais funcionalidades para a escola inteira, foram criados inclusive para resolver o problema de sistemas isolados.

Muita gente vendia só o sistema de chamada. Ou o sistema de biblioteca. Ou o de secretaria. Era só um.

A tendência hoje é um sistema que resolva tudo isso de uma vez. E isso é ótimo para a escola inteira - gestores, professores e alunos.

Um exemplo: hoje, você não vai ter um sistema de biblioteca e pronto. Ele vem com diário digital, vem com sistema de secretaria, com o financeiro, coordenação e administração geral.

Isso é o que nós oferecemos aqui no nosso próprio sistema. Se você quiser entender melhor como o Ischolar funciona, faça uma demonstração!

A biblioteca escolar digital facilita a gestão dos exemplares

Muitas vezes, em escolas, a gestão dos exemplares é feita de uma forma bem rudimentar. Ou manuscrita, ou em planilhas não muito amigáveis.

No dia a dia, essas soluções improvisadas podem até funcionar bem. O problema surge com o cadastro de novos exemplares e bibliografias. Especialmente no começo do ano letivo, quando chegam os livros didáticos e novos exemplares de livros de literatura.

É preciso definir códigos, adicionar os livros em coleções, basicamente fazer uma organização mais aprofundada para, no futuro, tornar a lista de livros mais dinâmica e fácil de consultar.

Um exemplo: a diretoria da escola pede uma lista de livros didáticos, separados por ano, período (noturno, matutino) e autores. O mesmo autor pode ter livros sendo usados no primeiro ano, no terceiro e no oitavo.

Para entregar um relatório mais completo, ou o bibliotecário passa dias fazendo a relação manualmente, ou ele pode contar precisar de um sistema de biblioteca escolar digital.

O sistema permite que a organização já seja feita na hora do cadastro. Assim, gerar o relatório não é mais uma questão de quantas horas você vai precisar gastar, mas sim quantos cliques.

A biblioteca escolar digital garante o controle da propriedade da escola

O furto de livros e alunos que esquecem de devolver seus exemplares são problemas antigos na gestão da biblioteca. E problemas sérios.

Em escolas particulares, esse problema é ainda mais complicado. Os livros, na maioria das vezes, são comprados diretamente com as editoras. Há um investimento na construção da biblioteca e outro, constante, na sua manutenção.

O motivo mais comum de bibliotecas escolares ficarem sem verba para aquisições de novos livros é a falta de controle dos livros. A diretoria e a administração da escola percebem que os livros estão sumindo e vão diminuindo os investimentos até que a situação se resolva.

O pensamento é simples: “por que continuar investindo na biblioteca se o dinheiro investido está sumindo?”.

Uma biblioteca escolar digital garante um controle imenso nos empréstimos dos livros e ajuda muito na hora de fazer um inventário.

Pelo cadastro ser muito simplificado e envolver identificadores únicos para cada obra, é praticamente impossível “perder” livros. E pela facilidade do uso do sistema, você consegue consultar todos os empréstimos do momento e de períodos específicos, filtrando por turmas e cursos, no caso de faculdades e cursos técnicos.

Mais sobre isso agora:

Biblioteca digital para faculdades melhora a gestão e reduz furtos

Escolas particulares, com bibliotecas menores, são muito mais fáceis de controlar por esses métodos “artesanais” que citamos - planilhas, fichas e livros de controle.

Mas em uma faculdade, isso é praticamente impossível. Um único instituto vai ter listas e listas de livros que precisam estar na biblioteca. E as solicitações, semestre a semestre, vão ficando cada vez maiores e mais complexas.

E ainda há uma outra questão: obras raras. Em 2017, a UFRJ sofreu o maior roubo de obras raras da história do Brasil - foram 303 exemplares.

Cuidar de uma biblioteca universitária é um trabalho que envolve pessoal formado nisso, inclusive. E hoje, a maioria dos sistemas empregados nesse controle são muito antigos e datados.

Levando em conta que livros específicos e técnicos são muito caros, o sumiço de um único exemplar é capaz de fazer a biblioteca entrar em um prejuízo enorme.

O sistema de biblioteca digital resolve esse problema e permite que o acompanhamento seja feito dia a dia, caso a caso.

Mas já sabemos: você quer saber como, exatamente. No próximo tópico vamos te mostrar na prática o funcionamento de um sistema de biblioteca escolar digital. Olha só:

Demonstração do sistema de biblioteca escolar digital Para essa demonstração rápida, vamos usar prints do sistema IScholar de biblioteca digital e além.

Além da própria biblioteca, somos um dos sistemas que mencionamos mais acima no texto: completo e que abrange todas as áreas da sua instituição.

Te recomendo muito fazer uma demonstração. Em 5 minutos o acesso já vai estar liberado pra você, sem você precisar falar com ninguém.

Mas vamos aos prints. Primeiro, o sistema de Bibliografia, muito fácil de usar:

Aqui, você consegue consultar os livros disponíveis, filtrar por gêneros e cadastrar novos exemplares. Nesse cadastro, você consegue colocar uma infinidade de informações para te ajudar na hora de gerar relatórios e fazer buscas aprofundadas.

Nessa parte superior da tela de cadastro, você consegue colocar informações mais básicas, como o gênero do livro (com dois campos), tipo do material, título, subtítulo, autor, edição e editora.

E na parte inferior do cadastro, informações mais aprofundadas, como o ISBN e o ISSN.

E ainda em cadastro, mas agora de Estantes e Unidades, você consegue reproduzir toda a estrutura da sua biblioteca, o que facilita e muito encontrar obras específicas. Veja um exemplo:

Aqui você consegue adicionar novas Estantes e procurar Estantes cadastradas em todas as suas unidades, além de editá-las.

E no controle dos empréstimos, o sistema também é extremamente simples de usar, possibilitando inclusive saber quais livros estão emprestados para alunos e para funcionários/docentes. Veja:

Por fim, para gerar relatórios, o sistema também garante que o processo seja facilitado mas ao mesmo tempo altamente customizável. Você define os parâmetros e o módulo biblioteca escolar digital do IScholar te entrega uma lista ordenada:

O importante de um sistema de biblioteca escolar é ser confiável. As informações precisam estar centralizadas em algum lugar. No IScholar, elas sempre vão estar.

Vamos te convidar mais uma vez pra fazer uma demonstração. Use com duas ou três estantes, ou com a última lista de livros que você recebeu. Você vai ver como o sistema consegue revolucionar a biblioteca da sua instituição.

A gente se vê no próximo texto ;)