Você já ouviu falar no ciclo PDCA nas escolas? A técnica é relativamente simples, mas infelizmente poucas escolas aplicam.

Esse método de gestão escolar é super interessante e te ajuda a tomar decisões mais complexas com garantias de que tudo vai funcionar como o esperado.

O Ciclo PDCA funciona em qualquer área, para qualquer atividade. Aprendê-lo é interessante porque, além de você ter um processo de negócios mais preciso, você também pode ensiná-lo para líderes de outros departamentos.

Tudo pronto para entender um pouco mais sobre o Ciclo PDCA nas escolas? O texto vai ser dividido assim: na primeira parte, tudo sobre a técnica e sua aplicação em negócios.

Na segunda parte, trazemos o conceito para a realidade das escolas, com exemplos práticos para ficar mais fácil de fixar.

Vamos começar?

O que é o Ciclo PDCA?

O Ciclo PDCA é uma metodologia empresarial, criada originalmente para a área de desenvolvimento de produtos e engenharia de produção, mais especificamente para o controle de qualidade.

Seus preceitos são simples, e compõem a sigla do seu nome: Planejar, Desenvolver, Checar e Atuar.

Mas o o Ciclo PDCA ultrapassou suas barreiras de produção e já atua dentro da realidade da produção e até do business intelligence de empresas de variados segmentos.

Na educação, o Ciclo PDCA tem grandes vantagens estratégicas que auxiliam gestores a encontrar mas melhores soluções, implementá-las, verificar seus resultados e corrigir problemas.

Mas isso fica para uma parte mais adiante no texto. Por enquanto, vamos conhecer um pouco mais sobre as quatro fases do Ciclo PDCA?

Planejar

Simplificando muito, uma empresa vive realizando duas tarefas principais: resolver problemas e encontrar oportunidades de crescimento.

É claro que as empresas fazem muitas coisas diferentes, mas no dia a dia e no longo prazo, suas principais funções são essas — conservar seu lugar no mercado e buscar mercados maiores.

O primeiro passo do Ciclo PDCA é um exercício que busca sistematizar esses dois pontos tão importantes para as empresas.

A parte de planejamento está relacionada com o diagnóstico da situação atual da empresa e o planejamento para uma ação relacionada com o problema ou a oportunidade encontrada.

É nessa etapa que os gestores e o conselho de classe escolar se reúnem para determinar um plano específico. Através desse plano, são definidos:

• Os objetivos de resolver o problema ou atacar a oportunidade; 
• As ações necessárias para atingir esse objetivo; 
• O prazo para o desenvolvimento das ações; 
• As métricas para acompanhamento do prazo; 
• O resultado final para análise posterior.

Depois do planejamento, naturalmente entra em cena a fase de agir — D de Desenvolvimento.

Desenvolver

Com tudo planejado, a segunda etapa do Ciclo PDCA nas escolas é o desenvolvimento do plano. Hora de tirar tudo do papel e colocar a mão na massa.

A parte de desenvolvimento está muito associada com o passo anterior, de planejamento. Você precisa seguir os passos determinados para conseguir ter garantias melhores de atingir os objetivos que você está planejando.

É claro que ao longo do processo você vai encontrar situações inesperadas onde será necessário fazer alguns ajustes. Não tem problema: isso é comum e completamente esperado.

Ao mesmo tempo, o importante em seguir o planejamento é atingir um objetivo esperado. Se as mudanças forem grandes e o objetivo vai mudar, é necessário atualizá-lo no seu planejamento.

Mas não se preocupe: mais pra frente no texto vamos trazer um exemplo voltado para as escolas e falamos mais sobre isso.

Checar

A penúltima etapa acontece quando todos os passos do desenvolvimento forem desenvolvidos. Aqui, a maior importância está em entender se todas as suas ações estão de acordo com os objetivos determinados e estão dando resultados nesse sentido.

Por exemplo: você determinou que precisa de mais salas de aula. Você então inicia a construção de duas novas salas. Para checá-las, você vai precisar saber como está sua estrutura.

A rede elétrica foi instalada corretamente? Há reflexo no quadro? O espaço é o suficiente para as turmas? Há ventiladores ou ar condicionado?

É o momento de pegar a prancheta e anotar tudo da sua ação. E depois, o próximo passo é exatamente esse que você está imaginando:

Agir

Depois de checar por erros e problemas, é necessário corrigi-los.

Só que essa etapa vai um pouco além da simples correção. Na verdade, esse é o momento de entender quais foram os percalços no caminho e documentar para que eles não se repitam.

No exemplo acima falamos sobre a construção de duas novas salas de aula. Se no momento da checagem você perceber que elas apresentam os problemas mencionados, você precisa garantir que as próximas construções não vão ter esse problema.

Isso toma diferentes formas. Só a documentação pode ser o suficiente ou não. A mudança de fornecedores é uma outra solução. A contratação de um arquiteto, outra.

A ação então é a etapa onde os problemas são corrigidos não só para o ciclo em vigência, mas para todos os outros. Ela finaliza e reabre o Ciclo PDCA.

Onde aplicar o ciclo PDCA nas escolas?

Existem diferentes formas de aplicar o Ciclo PDCA nas escolas.

Desde a Cantina até a Coordenação, praticamente todas as áreas escolares se beneficiam de bons Ciclos PDCA.

A questão é que esse Ciclo funciona melhor para atividades recorrentes. Ações pontuais, como o exemplo anterior, também funcionam bem. Mas ele brilha como estratégia de gestão justamente no que tem recorrência.

Isso porque, como seu próprio nome diz, ele é um Ciclo. Quanto mais ele se repete, melhor ele vai ficando.

Vamos entender como transformar tarefas cotidianas da sua escola com o Ciclo PDCA?

Secretaria e Administração Geral 

A Secretaria lida com dois tipos de trabalho diferentes: o atendimento aos responsáveis e alunos e a organização das informações pedagógicas da escola, como notas, faltas e diários.

A primeira parte não cabe muito bem com o Ciclo PDCA. Ele funciona melhor com atividades previsíveis, já que envolve planejamento. O máximo que você vai conseguir incluir no Ciclo é a rotina diária — quem fica no atendimento, por exemplo, quais equipamentos essa pessoa tem acesso, etc.

A segunda “faceta” do trabalho da Secretaria e da Administração é que se beneficia muito mais do Ciclo PDCA.

Todas as atividades podem ser padronizadas através do Ciclo PDCA. Na parte de planejamento a realização do trabalho é sistematizada, e através da última etapa, o Ciclo vai ficando cada vez mais eficiente.

Trabalho da Cantina

Se o Ciclo PDCA fica melhor com recorrência, todo trabalho de produção da Cantina se beneficia da sua aplicação.

Especialmente em escolas que servem almoço para os alunos — a equipe nesses casos é muito maior do que as que trabalham com lanchonetes e comidas pré-prontas.

O principal objetivo de um Ciclo PDCA para uma Cantina é “terminar o dia sem prejuízos desnecessários”. Sem desperdícios, por exemplo. Mas existem outras finalidades que se beneficiam muito do Ciclo PDCA, como:

• Limpeza mais rápida e eficiente; 
• Processo de checagem das geladeiras e freezers; 
• Processo pós-almoço; 
• Processo de organização para o dia seguinte; 
• Processo de compras; 
• Processo de desenvolvimento do cardápio com orçamentos;

Dentre outros.

Reuniões de pais e responsáveis

O Ciclo PDCA também pode ser aplicado para a padronização da estrutura de reuniões. Ele funciona para planejar todos os momentos da reunião, executar o planejamento e verificar os resultados depois.

É interessante aplicar a metodologia aqui porque as reuniões, embora sejam eventos separados por alguns meses, se repetem várias vezes ao ano.

E elas também podem se tornar bem caóticas. Por isso, contar com um planejamento prévio é essencial. E planejando com o Ciclo PDCA, você garante uma melhora contínua a cada reunião.

Eventos e festas escolares

Muitas escolas particulares trabalham com o Recreio Cultural. E quem vê de longe pode nem imaginar a quantidade de trabalho envolvido em fazer um evento assim.

A questão é que os eventos e as festas envolvem uma grande quantidade de logística envolvida e um prazo curto. Em duas horas, sua equipe precisa levar todo o equipamento de som para o recreio, organizar a performance, testar o áudio e se preparar para a apresentação.

E a própria apresentação tem uma duração muito curta: 30 minutos no máximo, no caso dos Recreios Culturais.

Tudo o que envolve precisão fica melhor com o Ciclo PDCA. Como todo ciclo atua para melhorar o próximo, implementá-lo aqui é um processo de melhoria contínua.

Desenvolvimento de documentos formais
Toda escola precisa desenvolver e atualizar seu Projeto Político Pedagógico. Todas as escolas também precisam enviar documentos para o Censo Escolar.

Esses dois exemplos são só alguns de todas as atividades burocráticas de uma escola. E eles sozinhos já comprovam a necessidade do Ciclo PDCA.

Como as atividades têm uma longa duração e, pelo menos no caso do Censo Escolar, devem acontecer todos os anos, a aplicação do Ciclo fica muito favorável.

No caso do PPP, determinar funções e tarefas é uma parte fundamental do trabalho em equipe. Objetivos, prazos e metas também.

O Censo Escolar é ainda mais urgente. Há uma série de documentos a serem revistos e atualizados, e mais alguns para o envio.

Quando tudo é feito em um processo de melhoria contínua, você diminui a incidência de erros no presente e no futuro.

Um bom sistema de gestão favorece o Ciclo PDCA

Como você pôde perceber, o Ciclo PDCA é uma estratégia organizacional que funciona melhor quanto mais informações você tiver.

O início de um novo ciclo é sempre marcado pelo fim de um ciclo anterior, que tem na sua última etapa a ação e a documentação sobre o que deu certo e o que deu errado.

Tudo isso que explicamos até agora fica mais fácil através de um sistema de gestão escolar.

O iScholar é um sistema amplo, multidisciplinar, que trabalha em várias frentes, pedagógicas e organizacionais.

Vamos saber mais sobre o funcionamento de um sistema de gestão escolar? Acesse o teste do iScholar hoje mesmo!