[Modelo grátis] Cobrança de mensalidade atrasada no ensino superior

A cobrança de mensalidade atrasada é sempre um assunto delicado. Ainda mais nas Instituições de Ensino Superior, onde estamos lidando com o futuro de pessoas.

Ninguém deixa de pagar porque não quer. Existem vários motivos para uma mensalidade atrasada na sua IES, e em muitos casos, uma boa conversa aumenta bastante a sua probabilidade de receber o que é devido.

Mas deixar só para a conversa não é algo muito possível de se fazer. As IES têm centenas de alunos, em alguns casos até milhares. Conversar com todo mundo que tem mensalidades atrasadas é impossível.

O que é plenamente possível e entrega ótimos resultados é fazer a sua cobrança através de um fluxo de e-mails, com o apoio de um sistema de gestão escolar.

Hoje trouxemos alguns modelos de e-mails para te ajudar nessa tarefa. Separamos esse texto por situações de cobrança, e em cada uma delas temos um e-mail pronto para te inspirar a fazer o seu.

Tudo pronto para começar a fazer sua cobrança de mensalidade atrasada?

Cobrança de mensalidade escolar antes do vencimento

Bom, tecnicamente a cobrança da mensalidade escolar antes do boleto vencer não é necessariamente uma cobrança, mas só um aviso do que acontece depois que o boleto vence.

Essa é uma cobrança “lembrete”, onde o que você vai precisar fazer é lembrar seu cliente que o seu boleto está atingindo o período de vencimento, e por isso vai perder o desconto de pontualidade.

Esse tipo de cobrança de mensalidade é interessante porque você consegue atacar um dos motivos mais comuns do atraso: o esquecimento.

Esquecer é complicado. Todo mundo esquece de pagar um boleto ou outro, mas você precisa explicar para o seu cliente que, esquecendo, ele está perdendo dinheiro.

Veja o modelo de cobrança de mensalidade escolar antes do vencimento:

Modelo de cobrança de mensalidade antes do vencimento:

Assunto do e-mail: Seu boleto vai vencer - não perca o desconto!

Olá (nome do cliente), tudo bem? Espero que sim!

Estou passando por aqui só para te lembrar que você tem um boleto em aberto, e ele já está perto de vencer.

Realizando o pagamento antes da data de vencimento (XX/XX), você tem um desconto de Y%. No total, o valor do seu boleto vai ficar em R$ ZZ,ZZ.

Para baixar o boleto, é só você clicar no botão abaixo. Caso tenha alguma dúvida, entre em contato com o nosso financeiro!

Botão: // Baixar boleto agora //

Cobrança de mensalidade escolar logo após o vencimento

Ainda falando sobre o esquecimento: muita gente deixa para pagar o boleto após o vencimento. Não tem muito o que você pode fazer além de oferecer o incentivo do desconto de pontualidade.

O esquecimento é um vilão silencioso: ele atrapalha seu fluxo de caixa e vai minando pouco a pouco a confiança do seu financeiro.

Veja logo abaixo um modelo de cobrança de mensalidade atrasada logo após o vencimento:

Modelo de cobrança de mensalidade atrasada perto do vencimento

Assunto do e-mail: Seu boleto já venceu - pague com desconto

Oi, (nome do seu cliente), tudo bem?

Percebemos que o seu boleto referente à mensalidade do mês XX acabou de vencer. Por conta do vencimento, você está perdendo o desconto de pontualidade que oferecemos nos nossos pagamentos.

Acabei de emitir um outro boleto com a data de vencimento para amanhã - assim você consegue o desconto novamente.

Mas lembrando: essa condição só está válida até amanhã, certo?

Clique no botão abaixo para fazer download do boleto. Aguardamos seu pagamento, em caso de dúvidas entre em contato com o nosso financeiro.

Obrigado!

Botão: // Baixar boleto agora //

Cobrança de mensalidade atrasada amigável

Um outro modelo de cobrança de mensalidade atrasada é a amigável. Aqui, seu cliente realmente está atrasado, ele deixou algum boleto vencer e não fez o pagamento.

A situação é complicada, porque atrasos atrapalham bastante a rotina do financeiro e o fluxo de caixa.

Enviando esse e-mail assim que você detecta o atraso, você tem mais chances de receber o valor antes que ele se torne uma bola de neve.

A ideia aqui é a mesma das cobranças anteriores: reduzir o valor do boleto aplicando o desconto de pontualidade mais uma vez, através do ajuste da data de vencimento.

Veja o modelo de cobrança de mensalidade atrasada amigável logo abaixo:

Modelo de cobrança de mensalidade atrasada amigável:

Assunto do e-mail: Você tem um boleto atrasado - podemos ajudar?

Olá (nome do aluno), como vai?

Detectamos que o seu boleto do mês XX está atrasado há alguns dias. Mas não tem problema: estamos prontos para te ajudar!

Todos os nossos boletos têm desconto de pontualidade - se você efetuar o pagamento antes da data de vencimento, recebe um desconto de R$ ZZ,ZZ.

O seu boleto atual não está elegível para o desconto por estar atrasado. Mas acabamos de emitir um novo, com a data de vencimento até amanhã. Você consegue realizar o pagamento para não perder o desconto?

Ficamos no aguardo. Qualquer dúvida, por favor entre em contato com a nossa equipe financeira. Clique no botão abaixo para baixar o boleto atualizado.

Botão: // Baixar boleto agora //

Cobrança formal com vencimentos atualizados

Até agora trabalhamos com cobranças bastante amigáveis e não confrontativas. Um único boleto atrasado não é o fim do mundo - é bastante comum que esses atrasos aconteçam.

Porém, quando dois ou mais boletos estão atrasados, há um perigo eminente de transformar o atraso em uma bola de neve.

O efeito bola de neve nos pagamentos atrasados é bem complicado de resolver. Um boleto acumula com outro e o valor a ser pago vai só aumentando. E conforme ele aumenta, caem suas chances de resolver.

A solução para a bola de neve é sempre a negociação. Você ainda precisa receber, e o melhor caminho é através do diálogo.

Lembrando: esse modelo de cobrança é ideal para pessoas que estão com no máximo 2 ou três boletos atrasados, ok?

Modelo de cobrança para mensalidades atrasadas há mais de 2 meses:

Assunto do e-mail: Como resolver seus boletos atrasados com desconto

Olá (nome do cliente), bom dia!

Estamos te enviando esse e-mail porque notamos que você já tem X boletos atrasados e gostaríamos de te ajudar a quitar seu débito.

Ter boletos atrasados acumulando atrapalha suas rotinas e tira sua concentração no que é mais importante agora: sua formação pessoal e profissional.

Pensando nisso, temos a possibilidade de negociar sua dívida de um jeito simples e amigável, sem envolver outras partes.

Juntamos todos os seus boletos atrasados e aplicamos os seus descontos de pontualidade novamente, alterando a data de vencimento para até o final dessa semana, dia YY/YY.

Realizando o pagamento dentro dessa data, você recebe os descontos normalmente. Para baixar o documento, clique no botão abaixo.

Ficamos no aguardo. Muito obrigado!

Botão: // Baixar boleto agora //

Cobrança e notificação por falta de contato

À partir de agora, vamos falar de boletos atrasados há pelo menos 3 meses. Esse caso é complicado, porque seu cliente está oficialmente na lista de inadimplentes.

A inadimplência é muito problemática em uma IES. Você tem muitos compromissos financeiros que dependem da projeção de recebíveis mensal, trimestral, semestral e anual.

Inclusive, a inadimplência pode até reduzir o valor de mercado da sua instituição.

Inadimplência precisa de ação rápida. Para todos os casos onde os e-mails anteriores não foram o suficiente, é hora de virar a chave da conversa e começar a cobrar de um jeito mais presente.

Claro: você ainda vai estar negociando e oferecendo soluções. Esse é o segredo da inadimplência: sempre ofereça uma saída que funcione para todo mundo.

O modelo de e-mail abaixo é para quem está inadimplente e não está atendendo outras formas de contato.

Modelo de cobrança de mensalidade atrasada sem contato:

Assunto: Podemos negociar seus boletos em débito.

Olá (nome do cliente), bom dia.

Estamos tentando contato à respeito dos seus boletos atrasados aqui na instituição. Tentamos ligação telefônica e já te enviamos alguns e-mais, mas não conseguimos nos falar até o momento.

Gostaria de conversar com você sobre a possibilidade de negociação dos seus boletos. Eles estão atrasados há X meses, e temos um plano de pagamentos onde é possível parcelá-los.

Estamos abertos para a negociação. Por favor, entre em contato pelo número (número de telefone) e converse com nossos atendentes.

Obrigado e um abraço.

Cobrança com notificação de protesto

Quando a inadimplência chega a níveis complicados e você não tem resposta do seu cliente, o próximo passo é formalizar sua queixa.

Mas você não precisa necessariamente processar o aluno imediatamente. Existem outros caminhos mais persuasivos e que não envolvem um embate jurídico.

O protesto dos títulos devedores em cartório é a nossa sugestão inicial. Ele tem valor jurídico mas não é oficialmente um processo. O inadimplente ainda tem plenas condições de pagar o que deve sem o envolvimento da justiça.

Lembrando que mesmo com o protesto e até se você decide processar seu cliente devedor, suas obrigações como instituição de ensino ainda devem ser cumpridas.

Quem está matriculado, de acordo com a Lei, não deve sofrer nenhuma discriminação acadêmica - pode fazer as provas, frequentar as aulas e até tirar o diploma.

A rematrícula é outra história. Nenhuma IES é obrigada a realizar a rematrícula para inadimplentes.

Modelo de cobrança de mensalidade atrasada com notificação de protesto

Olá (nome do aluno), boa tarde.

Estamos entrando em contato para te informar que seus títulos devedores (em anexo) está sendo protestados em cartório.

Chegamos nessa decisão após tentativas de contato via e-mail e telefone fornecidos no ato da matrícula. Como você não se manifestou, nos resguardamos ao direito de prosseguir com a cobrança pelos meios formais.

Ainda estamos disponíveis para negociação. Por favor, entre em contato com o nosso financeiro (número de telefone) para que possamos te ajudar a realizar o pagamento.

Obrigado.

Cobrança com notificação de inclusão do nome no SPC ou Serasa

Com o título protestado e sem nenhum sinal do seu aluno, a cobrança de mensalidade atrasada chega em um outro momento: a inclusão do nome do devedor no cadastro do SPC ou do Serasa.

Esse é o primeiro passo para uma cobrança que provavelmente vai terminar em processo.

De qualquer forma, até como provas para a ação judicial que você pode ter que mover, toda a sua comunicação precisa ficar registrada. E esse último e-mail serve também pra isso.

“Também” porque ainda é possível negociar. Nessa etapa e na anterior você está tomando ações concretas que vão atrapalhar a vida dos seus devedores.

Por isso sempre inclua a opção de negociação nos seus e-mails, como fizemos no modelo abaixo:

Modelo de cobrança como notificação de inclusão no SPC e Serasa

Olá (nome do cliente), boa tarde.

Tentamos contato por e-mail e telefone algumas vezes, mas não tivemos resposta.

Gostaríamos de te informar do seu débito conosco, e que estamos tomando providências para a inclusão do seu nome no cadastro de devedores (SPC e Serasa).

Recomendamos o pagamento imediato para que seu nome não seja negativado. Abaixo você vê um extrato do seu débito atual. Ficamos aguardando o seu contato para o pagamento amigável.

Um abraço - Departamento Financeiro da (sua IES)

Ter uma boa saúde financeira na sua IES é saber quando cobrar e quais são os melhores jeitos de realizar essa cobrança.

Mas também é saber como fazer a gestão do seu patrimônio. E também como fazer suas compras com base no estoque mínimo. E mais uma série de outros pontos.

Trabalhamos todos eles no nosso texto sobre o lado financeiro de escolas e IES. Temos dois para te recomendar para continuarmos essa conversa.

O primeiro trata de lucro: o objetivo de qualquer instituição particular, além de formar seus alunos, é ser lucrativa. No texto te mostramos como fazer isso.

E o segundo é sobre a gestão financeira da escola. O que você precisa fazer para ter sempre os melhores indicadores e resultados.

Nos vemos por lá - obrigado pela leitura!