Existem vários serviços que a diretoria escolar só percebe o quanto são onerosos quando os departamentos específicos indicam. A conciliação bancária é um deles.

Aliás, em muitos casos, a diretoria da escola mal está preocupada com essa questão, já que ela é bastante específica entre todas as funções do departamento financeiro.

A conciliação bancária, sob o ponto de vista do seu departamento financeiro, é um trabalho extenso não pela sua dificuldade, mas por ser manual.

E sendo manual, ele é passível de erros e está tomando bastante tempo de pelo menos uma pessoa da equipe — uma pessoa chave, já que esse serviço é bastante sensível.

No texto de hoje vamos conversar um pouco melhor sobre a conciliação bancária, buscando dois objetivos principais:

• Mostre para a direção: vamos explicar o que é a conciliação bancária, como ela é realizada, qual é seu objetivo e sua importância. É a parte onde a direção vai entender o trabalho, caso ela ainda não entenda;
• Conheça a automação: vamos mostrar alternativas ao trabalho manual de conciliação bancária usando o iScholar, nosso ERP Escolar.

Vamos começando? 

Tudo sobre a conciliação bancária

Nesse tópico vamos nos aprofundar mais no trabalho de conciliação bancária, buscando explicar exatamente o que ela é.

Sobre a explicação do que é a conciliação bancária, não vamos precisar gastar muito tempo. Mas analisar os pormenores é bastante importante, porque é uma questão que envolve diretamente o dinheiro da escola.

A conciliação bancária é o trabalho de comparar os lançamentos e pagamentos do seu sistema financeiro com as informações do banco.

Por exemplo: no seu controle, você identificou 3 pagamentos essa semana:

• O contracheque dos funcionários da escola; 
• A matéria prima para a cantina escolar; 
• Três novas lâmpadas para o projetor do cinema escolar;

Cada um desses pagamentos, com seus valores, foi inserido no sistema financeiro da escola.

A conciliação bancária é o ato de comparar o valor inserido no sistema com o valor do pagamento do boleto, depósito bancário, transferência, PIX etc.

Ou seja: a conciliação verifica se as movimentações bancárias refletem exatamente o que foi registrado no sistema de gestão financeira — em valor, data e descrição.

Esse é um exemplo de contas a pagar, mas a conciliação bancária também funciona quando pensamos em contas a receber.

Ou seja: através da conciliação bancária, você consegue conferir se os valores indicados no sistema financeiro, tanto em entradas quanto saídas, são os mesmos valores que saíram ou entraram na conta no banco da escola.

Mas em que casos isso acontece de fato? Por que a conciliação bancária é importante? Os valores não deveriam sempre bater?

Vamos entender melhor a necessidade da conciliação bancária logo abaixo, em 5 motivos simples que explicam a necessidade da sua existência.

Acompanhe:

Diferenças entre datas de lançamento e compensação bancária

Nem sempre o que está registrado no sistema interno da escola coincide com o que aparece no extrato bancário. 

Isso acontece porque pagamentos por boleto, por exemplo, podem levar dias para compensar. 

O sistema financeiro registra a saída no momento do lançamento, mas o banco só confirma a movimentação quando a compensação é concluída. 

A conciliação bancária permite que essas diferenças sejam identificadas e controladas, evitando alarmes falsos de erro ou saldo incorreto.

Tarifas bancárias, juros e ajustes invisíveis ao sistema

Muitas vezes, o banco realiza cobranças automáticas — como tarifas de manutenção, taxas de TED, ou descontos de juros em recebimentos — que não são lançadas automaticamente no sistema da escola. 

Sem a conciliação, esses ajustes passam despercebidos, prejudicando o controle financeiro. 

Comparar os extratos com o sistema é essencial para detectar esses débitos e fazer os devidos lançamentos manuais, garantindo que o saldo real esteja refletido corretamente.

Prevenção de erros e fraudes no fluxo financeiro

A conciliação bancária funciona como um duplo cheque. 

Ao confrontar os registros internos com os dados bancários, é possível identificar lançamentos duplicados, cobranças indevidas ou até mesmo desvios de valores. 

Em escolas com múltiplas contas ou vários responsáveis financeiros, esse processo atua como uma camada de segurança essencial, protegendo os recursos da instituição e reforçando a transparência na gestão.

Como a conciliação bancária é feita hoje?

Bom, existem algumas formas diferentes de fazer a conciliação bancária, mas as três principais são:

• Análise informal: a conciliação é feita em apenas alguns casos, usando qualquer recurso possível que a escola tenha. Não há sistematização, e apenas os valores mais altos passam pela verificação. É o pior jeito de fazera conciliação bancária;
• Análise semi-formalizada: todos os pagamentos e recebimentos são analisados pela conciliação bancária. Porém, o processo não é automático: é necessário lançar tudo manualmente em planilhas, e depois fazer a verificação das contas uma por uma. É o modelo padrão nas escolas hoje;
• Análise automatizada: escolas com ERPs e sistemas financeiros dedicados (que possuem essa funcionalidade de conciliação) fazem o trabalho de forma automática.

Essas três formas são as mais comuns na conciliação bancária hoje. Claramente, a que apresenta mais vantagens é a terceira — a análise automatizada.

Porém, precisamos analisar melhor os prós e contras de cada uma para que você, ao ler esse texto, tenha os melhores argumentos possíveis para a transição do modelo.

Vamos lá:

Análise informal: risco alto e controle mínimo

A análise informal é a forma mais precária de conciliação bancária. Ela acontece de forma esporádica, apenas quando há tempo, suspeita de erro ou movimentações de valor alto. 

Geralmente, utiliza extratos impressos ou visualizações rápidas em internet banking, sem registros consistentes ou documentação. 

Isso torna o processo extremamente vulnerável a erros, omissões e fraudes. 

A ausência de sistematização também dificulta auditorias, prestação de contas e previsibilidade financeira. Apesar de demandar pouco esforço, é um modelo insustentável a médio e longo prazo.

Análise semi-formalizada: maior controle, mas alto esforço manual

Na análise semi-formalizada, há esforço para registrar todos os pagamentos e recebimentos e conciliá-los com os extratos bancários. Isso geralmente é feito por planilhas e cruzamentos manuais. 

O modelo permite maior controle financeiro, melhora a rastreabilidade dos dados e reduz o risco de erro em relação à análise informal. 

Mas ele também exige muito tempo da equipe e está sujeito a falhas humanas. Além disso, quanto maior o volume de transações da escola, mais difícil se torna manter a rotina de conciliação em dia.

Análise automatizada: controle em tempo real e confiabilidade

A conciliação bancária automatizada utiliza sistemas ERP ou plataformas financeiras que integram automaticamente os dados bancários com os lançamentos registrados. 

Assim, o sistema compara extratos com os dados internos em tempo real ou em rotinas programadas.

Esse modelo reduz drasticamente o tempo gasto na atividade, aumenta a precisão dos dados e permite alertas imediatos sobre divergências. 

Além disso, melhora a governança financeira e oferece relatórios prontos para tomada de decisão.
A única desvantagem pode ser o custo de implementação e a curva de adaptação, mas o ganho operacional compensa rapidamente.

Como automatizar a conciliação bancária hoje?

A conciliação bancária pode ser automatizada sem muitas dificuldades. Mas também pode ser difícil: tudo vai depender do seu processo de organização financeira escolar.

Vamos conversar aqui sobre a melhor forma de automatizar sua conciliação bancária junto com um sistema ERP, mas levando em consideração que você está lá na primeira forma de realizar o trabalho, a sem formalização.

Não temos como saber em que estágio você realmente está na vida financeira da sua escola, então vamos do básico: como sair de uma forma informal de conciliação bancária para um sistema de trabalho totalmente automatizado.

Os passos são simples:

• Anotação e análise de contas a receber e contas a pagar; 
• Busca de um ERP Escolar com a funcionalidade de conciliação bancária; 
• Migração do financeiro para o ERP Escolar;

Vamos conversar sobre esses três passos de forma bastante resumida, mas se você quer um guia mais completo, acesse nossa página sobre conciliação escolar.

Vamos lá:

1. Registro sistemático de contas a pagar e a receber

Antes de pensar em automatização, é essencial criar o hábito de registrar todos os pagamentos e recebimentos com clareza, frequência e organização. 

Isso inclui datas, valores, formas de pagamento, responsáveis e comprovantes. 

Mesmo que o controle ainda seja feito em planilhas, o importante é desenvolver disciplina e padrão de lançamento. 

Essa etapa é fundamental para entender o fluxo financeiro da escola e identificar os pontos que mais exigirão atenção durante a conciliação. 

É o primeiro passo para criar uma base limpa e organizada que possa, futuramente, ser migrada para um sistema automatizado.

2. Escolha de um ERP escolar com conciliação bancária integrada

O segundo passo é buscar uma plataforma de gestão escolar (ERP) que tenha, entre suas funcionalidades, a conciliação bancária automática. 

Nem todos os ERPs escolares oferecem esse recurso, então é importante verificar se a ferramenta faz integração direta com bancos, se reconhece lançamentos automaticamente e se permite configurar regras de conciliação. 

Prefira sistemas com boa usabilidade, suporte técnico e histórico de estabilidade. A escolha correta aqui vai evitar retrabalho e acelerar a implementação real do processo automatizado.

3. Migração dos dados financeiros para dentro do ERP

Com os registros organizados e o sistema escolhido, é hora de migrar o financeiro da escola para dentro do ERP. 

Esse processo envolve importar os dados anteriores (se possível), configurar categorias de contas, vincular centros de custo, definir usuários e permissões e, claro, integrar com as contas bancárias da escola. 

É nesse ponto que a conciliação começa a se automatizar de fato. 
Idealmente, os lançamentos passam a ser feitos direto no sistema e as movimentações bancárias são cruzadas automaticamente, garantindo controle em tempo real e eliminando planilhas manuais.

Teste a conciliação bancária automatizada hoje com o iScholar 

O iScholar tem o melhor sistema de conciliação bancária do mercado edtech hoje.

Não porque nosso sistema é diferenciado e melhor do que qualquer outro sistema de conciliação bancária. Nada disso, ele é bem direto ao ponto.

A questão é que não é muito fácil encontrar sistemas de conciliação bancária que são também sistemas de gestão escolar. De gestão de professores, unidades educacionais, cantina, infraestrutura etc.

A maioria dos sistemas é focado no lado financeiro, e muitos desses nem são criados com a escola como principal preocupação.

O iScholar é um ERP Escolar: ou seja, qualquer recurso da escola pode ser analisado, formalizado e automatizado com ele.

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