Quando você não tem um plano de controle de inadimplência escolar, algumas situações podem se desenvolver ao longo do ano e virar verdadeiras bolas de neve financeiras.

O problema é que resolver questões de inadimplentes é um trabalho muito difícil — você nunca sabe o que exatamente vai fazer as pessoas acertarem seus atrasados.

E sejamos honestos: não é nem possível saber se eles vão pagar. Quanto mais o tempo passa, menos certeza você tem de que os valores realmente vão ser acertados.

Você está nessa situação? O texto de hoje é pra falar sobre o que fazer quando a gente se encontra nela: como criar um plano de controle de inadimplência escolar.

Como fazer a bola de neve parar? Vamos descobrir agora. Tudo pronto para começar?

O que é um plano de controle de inadimplência escolar?

Todas as escolas particulares precisam de um plano de controle de inadimplência escolar. Aliás, todas as empresas. Simplesmente porque, quem recebe dinheiro pela prestação de um serviço eventualmente vai encontrar pessoas que não pagam.

É normal, ainda mais no Brasil. Segundo um estudo recente da Agência Pública, mais de 70% dos brasileiros estão inadimplentes hoje.

O plano de controle de inadimplência escolar é exatamente o que seu nome diz: um planejamento que te impede de ter problemas futuros com a inadimplência.

E esse plano de controle é amplo, agindo em vários prazos e através de diversos canais de cobranças.

Conforme o tempo vai passando, mais e mais empresas estão trabalhando sua inadimplência, buscando o máximo possível de redução.

É impossível dizer que a inadimplência algum dia vai chegar a zero em qualquer empresa. Mas o jeito certo de encará-la não é mirando no zero.

O que as empresas responsáveis fazem é observar a diminuição da taxa de inadimplência ao longo do tempo.

Isso se dá em três etapas simples, sobre as quais conversamos agora:

As três etapas do controle de inadimplência escolar

Mas antes da gente conversar sobre essas três etapas, tenho aqui alguns links que vão te ajudar na sua pesquisa sobre a inadimplência escolar. Olha só: 

➡️ Inadimplência escolar: como reduzir e como lidar
➡️ Protesto em cartório para inadimplência escolar: como fazer?
➡️ 9 erros na gestão financeira escolar para não cometer
➡️ Cobrança de mensalidade escolar: 5 dicas + modelos prontos

Você não precisa ler todos agora, mas te recomendo salvar alguns nos seus favoritos. Já tivemos muito conteúdo sobre inadimplência publicado aqui no blog, então temos uma ótima base de conhecimento para te oferecer.

Mas voltando ao assunto: o controle de inadimplência escolar pode ser aplicado de várias formas. Mas separá-lo em três etapas principais vai te ajudar bastante a organizar o trabalho de cobranças.

Essas três etapas que te sugiro são as seguintes:

• Antes da taxa de inadimplência aumentar; 
• Enquanto a taxa de inadimplência está aumentando; 
• Depois que a taxa de inadimplência se tornou inviável.

Você pode estar em qualquer uma delas: essas estratégias vão te ajudar a colocar seu financeiro nos trilhos. Veja como agora:

1 - Antes da taxa de inadimplência aumentar

Você precisa de um plano para lidar com a inadimplência o mais rápido possível.

É muito comum que escolas — e até empresas no geral — acabem só se preocupando com a inadimplência quando ela começa a incomodar.

Mas se ela já está incomodando, significa que o controle da inadimplência escolar não está funcionando bem. E a tendência da inadimplência sem controle é aumentar, não diminuir.

Para evitar que a taxa de inadimplência aumente desde o início das suas operações, você precisa ter um bom sistema de cobranças, de preferência um que permita e-mails programados e que atue de forma inteligente.

Por exemplo: o sistema de gestão iScholar consegue identificar pessoas inadimplentes. Fazendo essa lista, você pode usar um sistema de disparo de e-mails em massa para realizar suas cobranças.

Muitos dos problemas que parecem sem solução no controle de inadimplência escolar podem começar de um simples esquecimento. Se prepare para eles que o futuro da sua escola vai ser muito mais fácil.

2 - Enquanto a taxa de inadimplência está aumentando

Se você não fez o controle de inadimplência escolar desde a primeira etapa, é natural que os problemas vão se acumulando e novos alertas, ainda moderados, apareçam.

A taxa de inadimplência aumentando todo mês. A variação entre um ano e outro. Alguns problemas práticos, como o dinheiro dos inadimplentes fazendo falta para algum investimento.

Tudo isso são bandeiras vermelhas na inadimplência. Elas indicam como você está se colocando em uma situação complicada que, embora seja até razoavelmente simples de controlar, no futuro ela vai ficando cada vez mais difícil.

A resolução dessa situação intermediária não é fácil, mas também não é nenhum bicho de sete cabeças. Você precisa buscar os inadimplentes e entrar em contato de uma forma mais sistematizada, vendo o que você consegue receber e o que você vai precisar acionar o jurídico.

Quando a situação vai atingindo esses níveis mais difíceis, a personalização da cobrança é a única forma de resolver.

Automação e massificação para reduzir a taxa no geral, e personalização para resolver caso a caso — essa é a receita de sucesso para reduzir a taxa de inadimplência.

3 - Depois que a taxa de inadimplência se tornou inviável

Esse é o verdadeiro grande problema que você pode enfrentar com a inadimplência escolar: ela chegar a uma situação muito complicada de resolver nos métodos automatizados de cobrança.

Nesse momento, a automação já não resolve mais: só a personalização vai ser capaz de resolver os seus principais problemas com a inadimplência.

Infelizmente, essa personalização nas cobranças envolve muito esforço da sua equipe, e muito tempo desprendido também.

Estamos falando aqui de pessoas que estão há meses sem pagar e nem abrem mais suas mensagens. Em muitos desses casos, os alunos terminam o ano sem o pagamento ser feito, e a única coisa que você pode fazer é negar um pedido de rematrícula.

É ilegal não permitir que o aluno tenha aula. É ilegal não permitir que ele faça provas, assim como reter documentos ou não entregar o diploma.

Mas precisamos nos aprofundar um pouco mais nesse assunto. Olha só:

Ações personalizadas para frear a inadimplência escolar avançada

Existem algumas coisas que você consegue fazer para recobrar o controle do seu financeiro e frear a inadimplência que está avançada demais.

Todas elas estão relacionadas com a personalização da sua cobrança. Não é possível fugir disso: se todos os esforços de cobrança automatizada falharem, os casos mais difíceis precisam ser tratados por pessoas.

São pessoas que entendem outras pessoas. Muitas vezes, só de ter alguém que entenda a situação do inadimplente, que converse com ele, que crie planos ao redor das suas dificuldades, já é o suficiente para que o pagamento aconteça.

Separamos aqui 5 estratégias do controle de inadimplência escolar em estágio avançado. Saiba mais:

1 - Atendimento humanizado 

Não é uma boa ideia perguntar os motivos da falta de pagamento para a pessoa inadimplente. É um assunto muito delicado e é até bastante rude fazer esse tipo de questionamento.

Mas se a pessoa começa a falar sobre o assunto, ouvir nunca é uma má ideia.  

Quando você leva em consideração as dificuldades da pessoa inadimplente em um atendimento humanizado, você tem muito mais munição para criar um plano de controle de inadimplência muito mais efetivo e pro ativo.

E mesmo se esse tipo de conversa não acontecer, é interessante fazer o atendimento de uma forma que fique muito clara a sua disponibilidade em negociar, em resolver a situação de uma forma que tudo fique bem para todo mundo.

Mas algo também precisa ficar claro:

2 - Fale sobre os próximos passos jurídicos 

Durante o atendimento personalizado para a inadimplência avançada, é muito importante deixar claro quais são as próximas etapas no processo de cobrança.

Ou, mais especificamente: como a cobrança vai se desenrolar por parte da escola.

O inadimplente muitas vezes vai empurrando dívidas que não são cobradas e prioriza o pagamento quando entende as consequências.

O processo é simples: protesto em cartório, perda da rematrícula e até um processo na justiça para receber os valores em atraso.

Lembrando que estamos em um atendimento humanizado. Isso precisa ser dito, mas de uma forma calma e objetiva, ok?

3 - Crie planos de pagamento personalizados 

Se o inadimplente compartilhou o motivo do não pagamento com você, já é possível ter boas ideias de planos de pagamentos que funcionam para ambas as partes.

Por exemplo: vamos supor que, durante as negociações, o inadimplente te falou que a situação saiu do seu controle e que ele não consegue mais pagar o atrasado. Mas e pagar as mensalidades normais e depois resolver o que ficou pra trás.

E se for possível tirar todos os juros dos pagamentos atrasados e embutir o valor nas próximas mensalidades? Existem tantas possibilidades de negociação que você vai precisar julgar caso a caso.

Mas não abra demais as possibilidades:

4 - Personalize os planos de pagamento dentro de uma base comum

 Negociar é ótimo e personalizar é preciso, mas é importante que essas personalizações não atrapalhem a saúde financeira da sua instituição.

O inadimplente sempre vai querer mais prazo e menos juros. E tudo bem oferecer isso pra ele, desde que tudo fique dentro do limite do razoável.

O melhor é contar com grandes planos personalizados feitos previamente e aprovados pela diretoria. Dessa forma, sua equipe comercial tem mais espaço para negociar sem precisar do aval da diretoria para cada caso isolado.

5 - Acompanhe o desenvolvimento da estratégia mês a mês

Não adianta colocar tudo isso em prática e não saber como está o desenvolvimento de cada estratégia.

É importante conseguir medir as taxas de inadimplência constantemente para entender se as suas ações realmente estão dando resultados.

Lembre-se que a sua escola está tendo custos com a negociação, ainda mais se ela for bastante personalizada. Esses custos precisam ter um retorno para valer a pena, ou então você vai estar apagando um incêndio com mais querosene.

Como atingir o controle financeiro total da sua escola

 O melhor a se fazer é ter um sistema de gestão escolar junto com boas práticas (e até outro sistema) de business intelligence.

Através desse trabalho se torna possível acompanhar seus principais indicadores em tempo real. E dizer, com toda certeza, qual é a situação da sua inadimplência hoje.

Cuidar do controle de inadimplência em estado avançado é mais fácil se você não deixa a situação evoluir.

Ao longo do texto, falamos bastante sobre o que e como fazer. Agora, aqui nesse finalzinho, gostaria de te oferecer as ferramentas para começar o seu trabalho.

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Obrigado pela leitura. A gente se encontra no próximo texto 😉