Como fazer cotação de produtos escolares?
Fazer cotação de produtos escolares é uma tarefa que muita gente vai deixando de lado, mas não devia ser assim.
Toda escola particular é uma empresa. E toda empresa, ao fazer compras para a sua infraestrutura e funcionamento operacional, faz cotações antes.
É uma questão simples de economia e disponibilidade. Toda empresa precisa economizar. E toda empresa tem trabalhadores disponíveis para fazer cotações.
Então por que não fazer uma cotação de produtos escolares antes de comprá-los?
Hoje o assunto do texto é esse: como fazer uma boa cotação de produtos escolares? O que procurar nelas e como encontrar fornecedores na sua região e no Brasil inteiro?
Vamos começando com o mais básico primeiro:
O passo a passo para uma boa cotação de produtos escolares
Ainda nesse texto, vou trazer uma lista bem bacana de atacadistas online para te ajudar a fazer cotações que não dependem tanto dos atacadistas da sua região.
Mas é bom entender que a maior parte do processo de fazer uma cotação de produtos escolares é, na verdade, conhecer atacadistas da sua região.
É claro que quando você está trabalhando com atacadistas online você tem muito mais opções e, em muitos casos, preços e condições de pagamento melhores.
Mas ainda assim, é importante conhecer os da sua região porque eles têm um grande diferencial: a pronta entrega.
A pronta entrega pode não ser tão necessária assim para a sua cotação, mas ela definitivamente é um grande argumento a favor ou contra um fornecedor.
Mas estamos nos adiantando. Vamos conversar melhor sobre esse ponto e sobre mais alguns ao longo desse texto.
Vamos lá:
Passo 1: criando a lista de materiais
Esse é o passo mais básico de todos: criar a lista do que você realmente está precisando para a escola.
É importante, porém, determinar qual é o objetivo da cotação que você está fazendo.
Se a sua lista de materiais for muito simples, às vezes nem compensa fazer uma cotação com vários fornecedores.
O tempo que você gastaria fazendo esse processo acabaria não justificando a pequena economia que você teria.
Mas se a lista é grande, é uma ótima ideia fazer a cotação completa, com tudo o que ela tem direito.
As cotações são feitas muitas vezes para situações sazonais. Grandes compras para o início do ano, para o retorno das férias de meio de ano ou compras de materiais para alguma festa ou evento escolar.
Pense na complexidade da cotação de produtos escolares como uma questão de variedade.
Se a sua lista de produtos for muito variada — vários produtos diferentes, independente da quantidade — compensa fazer a cotação.
Mas se a variedade for pequena — mesmo em grandes quantidades — é melhor comprar localmente mesmo.
Passo 2: conhecendo fornecedores na sua região
O segundo passo é listar os fornecedores da sua região que trabalham com produtos escolares.
Procure atacadistas, de preferência. E não atacarejos!
Os atacadistas têm mais produtos em estoque e seus preços geralmente são bem mais baixos que os revendedores do varejo, já que eles são os fornecedores de todo mundo.
A maioria dos atacadistas trabalha com um escritório na cidade e não oferecem uma estrutura de mostruário, somente o depósito.
A melhor forma de encontrar esses fornecedores é pesquisando no Google e ligando.
Nós aqui do iScholar somos baseados em Uberlândia. Fazendo uma pesquisa rápida, já encontramos três fornecedores com telefone:
Ao longo do texto vamos conversar também sobre fornecedores online, mas por enquanto precisamos conversar sobre os próximos passos da sua cotação de produtos escolares.
Vamos seguindo:
Passo 3: organize a cotação em uma planilha
A cotação organizada em uma planilha facilita o trabalho para todo mundo.
Lembre-se que você vai precisar fazer essa cotação com diferentes fornecedores. E em muitos casos, um único fornecedor não vai ter todos os produtos que você precisa.
Com uma planilha centralizada, você consegue organizar todo esse trabalho da forma mais simples possível.
E com a mesma planilha, você também consegue enviar cópias para os fornecedores realizarem a cotação de uma forma mais simples.
Na internet você encontra várias planilhas de cotação para diferentes produtos, várias delas grátis. Faça uma pesquisa ou monte você mesmo a sua!
E depois passamos para o próximo passo:
Passo 4: enviando a cotação e avaliando as condições
Depois de organizar tudo em uma planilha e ter todos os fornecedores listados, é hora de enviar a cotação e avaliar os preços e as condições de pagamento.
Um ponto importante: nem todos os seus fornecedores vão ter todos os produtos escolares da sua cotação. Isso acontece bastante.
Quando você está lidando com listas grandes, você vai precisar analisar preços produto por produto para entender quais são os melhores.
E aceitar quando o preço mais alto é a única alternativa para fazer a compra dos produtos.
Analise questões que vão além do preço também: a disponibilidade de entrega, se há parcelamento, descontos progressivos, cashback — tudo isso conta para a economia.
Depois de avaliar tudo, é hora de fazer as compras. E depois, acompanhar os prazos de entrega e avaliar a experiência como um todo.
Mais sobre isso no próximo item:
Passo 5: avaliando a entrega dos produtos
A entrega dos produtos também é um ponto muito importante no processo de cotação de produtos escolares.
Não adianta nada uma empresa que trabalha com os melhores preços e as melhores condições mas que combina um prazo de entrega e não o cumpre.
Do mesmo jeito, não adianta nada cumprir o prazo e entregar os produtos com defeitos ou com problemas mais graves.
A avaliação da entrega dos produtos precisa ser feita assim que os produtos chegam. Consulte a Nota Fiscal para garantir que eles estão entregues corretamente, e verifique qualquer sinal de problema.
E não hesite em enviar produtos danificados para a troca também.
Mas agora precisamos conversar sobre uma outra possibilidade: os atacadistas online. Vamos saber mais:
Atacadistas online para cotação de produtos escolares: compensa?
Muitas empresas preferem fazer todo esse processo totalmente pela internet, e isso também funciona muito bem.
A questão é que não existem muitos atacadistas online funcionando hoje no Brasil. Existem alguns principais, com um catálogo enorme, mas a maioria é mais especializada e nichada.
Entre os atacadistas gerais, podemos citar:
Esses são os principais atacadistas online do Brasil. Sobre compensar: é uma questão de preço.
Se os preços do atacadista online e suas condições de pagamento forem similares aos da sua região, é melhor trabalhar localmente mesmo.
Assim, você tem pronta entrega e mais facilidade no caso de precisar trocar.
Mas muitos atacadistas online trabalham com preços muito melhores, então vale a pena fazer uma busca mais aprofundada.
Entre os atacadistas mais específicos, podemos citar:
Importante: não conhecemos essas marcas, e não sabemos nada sobre seu processo de entrega, ok?
Atacadistas por representação: vale a pena?
Outra modalidade de atacadistas é a representação.
Essa, porém, não é tão popular em empresas que vão comprar para consumo próprio.
Normalmente, empresas que fazem revenda é que vão atrás de representantes para os seus produtos, já que as exigências de pedido mínimo e as condições de pagamento favorecem compras bem maiores.
Mas ainda assim é interessante conhecer atacadistas e representantes deles na sua região. A Tambasa é um grande exemplo disso, sendo um dos maiores atacadistas por representação do Brasil.
O processo de cotação de produtos escolares por representação costuma ser fácil em alguns pontos e complicado em outros.
A facilidade vem na visita do representante, que vai até a sua escola e mostra o seu catálogo de produtos.
Mas a dificuldade vem da mesma fonte. Você precisa marcar um horário com o representante, que vai te visitar para fazer a cotação, e muitas vezes pode ter um catálogo menor do que o esperado.
Organize seus fornecedores com um ERP Escolar
Como você pode ver, fazer a cotação de produtos escolares não é uma tarefa muito difícil, mas ela exige bastante trabalho e organização.
E é justamente na parte de organização que a maioria das empresas — escolas inclusas! — se perde.
É complicado organizar tudo sem uma centralização. E uma vez que você encontra bons fornecedores, é importantíssimo saber exatamente quais são eles para compras futuras.
Você pode organizar tudo isso com um ERP Escolar. O iScholar tem uma área separada justamente para a organização dos seus fornecedores e compras.
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Obrigado pela leitura e a gente se vê no próximo texto!
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