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Entenda como as instituições de ensino podem utilizar a assinatura eletrônica

Escrito por Hillary Moraes

Entenda como as instituições de ensino podem utilizar a assinatura eletrônica

A praticidade é valorizada pela maioria das pessoas. Afinal, hoje em dia podemos acessar os mais diversos tipos de dados usando apenas a internet. Então, na era digital, por que fazer com que seus clientes assinem somente documentos impressos?

A pandemia da COVID-19 foi um marco para a adoção generalizada de diversas ferramentas digitais. A forma de realizar as tarefas cotidianas mudou: cumprir obrigações em casa, como estudo e trabalho, tornou-se uma realidade para várias pessoas. Assim, processos que antes exigiam a presença física foram transformados para que pudessem ser feitos de forma remota, como a assinatura eletrônica.

Por isso, este artigo irá te ajudar a conhecer mais sobre a assinatura eletrônica, seus benefícios e como as instituições de ensino podem usá-las.

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O que é assinatura eletrônica

Com o mesmo objetivo de uma assinatura manuscrita, a eletrônica valida documentos e contratos através do consentimento do signatário, constituindo a prova de um acordo com validade jurídica. Essa assinatura pode ser realizada utilizando uma plataforma própria para isso, onde você pode encaminhar o documento para aqueles que devem assinar. Dessa forma, o processo ocorre totalmente online e economiza tempo de todos os envolvidos.

É uma alternativa para que as empresas não fiquem mais presas ao papel para manusear e assinar contratos e documentos. Esse tipo de assinatura pode ser uma vantagem para qualquer organização, incluindo instituições de ensino, pois qualquer coisa que minimize atrasos e agilize procedimentos faz toda a diferença na rotina escolar.

As assinaturas eletrônicas são classificadas em três categorias principais:

  1. Assinatura eletrônica simples, que identifica o signatário e é usada em documentos que não envolvam informações sigilosas, por exemplo;
  2. Assinatura eletrônica avançada, que possui um certificado eletrônico anexado que não é emitido pela ICP-Brasil, mas que ainda é um meio de comprovação da autenticidade do documento. É a mais indicada e utilizada por empresas privadas em razão de sua segurança;
  3. Assinatura eletrônica qualificada, que utiliza certificado digital da ICP-Brasil e tem maior nível de confiabilidade. Seu uso é mais frequente em documentos do governo, transferência de bens e demais situações que tornam seu uso obrigatório por lei.

As dicas para o bom uso da assinatura eletrônica para que ela seja de fato válida, envolvem o cuidado com o consentimento, já que ambas as partes devem estar de acordo e cientes do processo de assinatura eletrônica, e a retenção do registro, pois o documento precisa ser salvo de forma que possa ser consultado sempre que necessário.

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Como é utilizada em instituições de ensino

A assinatura eletrônica ajuda instituições de ensino a simplificar os processos relacionados com assinatura de contratos com alunos, pais ou funcionários, procedimentos de matrícula, rematrícula, declarações, solicitações e liberação de documentos. Ou seja, é um recurso otimizador da gestão de documentos.

Como o acesso aos arquivos e assinaturas passa a acontecer online, os estudantes ou pais não precisam ir atrás do papel na secretaria, bem como a escola não precisa esperar o responsável ir até lá para assinar, facilitando para ambas as partes envolvidas.

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Principais vantagens da assinatura eletrônica

Minimiza riscos

O envio físico de documentos para assinantes externos pode deixar informações privadas vulneráveis, colocando a segurança de dados em risco. Já os softwares de assinatura eletrônica trabalham com várias medidas de segurança destinadas a proteger o que está no documento, além de garantir sua autenticidade prevenindo fraude e alterações.

Além disso, papéis podem ser perdidos ou danificados, riscos que são evitados utilizando assinatura eletrônica. Também é mais fácil localizar documentos sempre que for necessário consultá-los.

Melhora a experiência do cliente

As pessoas passam a poder assinar documentos rapidamente de qualquer lugar em qualquer dispositivo conectado à internet, eliminando a necessidade de digitalização, deslocamento ou envio de documentos através de serviços de transporte.

Em uma época em que os clientes desejam praticidade, conectar uma solução de assinatura eletrônica ao software escolar é um grande diferencial que pode aumentar a satisfação dos alunos e pais.

Economiza tempo e dinheiro

Todos esses benefícios somam-se a uma grande economia de custos para a empresa, desde a redução de gastos com papel e impressão, até a redução do tempo necessário para organizar e assinar documentos. Preparar, imprimir e fazer gestão de documentos consome um tempo valioso da equipe que pode ser gasto em outras atividades. Por isso, a assinatura eletrônica também aumenta a produtividade.

Espero que esse artigo tenha te auxiliado a conhecer mais sobre a assinatura eletrônica, esclarecendo por que ela pode ser interessante. Para as instituições de ensino, é ainda mais vantajoso quando esse recurso é integrado com o software de gestão escolar.

Esse é o caso do iScholar, que possibilita seus clientes integrarem com uma plataforma de assinatura eletrônica. Assim, você não precisa lidar sempre com a criação de outros documentos, podendo utilizar, editar e disponibilizar para assinatura aqueles que já cadastrou no sistema. Para solicitar uma demonstração completa do nosso software de gestão escolar, clique aqui.

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