Gestão financeira da escola: como organizar?

Acontece em mais instituições do que você imagina: o foco fica na pedagogia e na educação, e a gestão financeira da escola vai ficando pra escanteio. Acontece aí na sua também?

Uma escola tem muitas necessidades urgentes, sendo a maior delas formar cidadãos. Mas ao mesmo tempo, uma escola particular precisa de um financeiro bem organizado para continuar funcionando.

Aliás, até as escolas públicas também. A gestão financeira da escola é o que vai garantir que todos os recursos sejam utilizados para que não apareça nenhum corte no ano seguinte.

Hoje, a gente vai dar algumas dicas fundamentais para a gestão financeira da sua escola. Vamos nos aprofundar em algumas questões bem técnicas e dar recomendações de estruturação da equipe e das suas ferramentas de trabalho.

A ideia é que você consiga, lendo esse texto, **traçar um mapa do que sua escola precisa mudar hoje. Começando agora: **

Organize seus centros de custo:

A gestão financeira da escola com várias unidades fica muito mais organizada dentro de um sistema de centros de custo. Aliás, até escolas com uma unidade só também se beneficiam do conceito.

Pense com a gente: você trabalha em um Centro Universitário. Ele é dividido em várias faculdades, certo? Você tem a Faculdade de Direito, Faculdade de Medicina e por aí vai.

Em universidades maiores, cada uma dessas Faculdades possui sua própria coordenação e autonomia para conduzir suas aulas. Também tem seu colegiado, define ementas e até responde ao MEC diretamente, como uma faculdade.

Nesses casos, essas Faculdades também são centros de custo individuais. Uma organização financeira dentro da escola, com suas solicitações específicas, aplicações de receitas feitas com sua própria autonomia dentre outras.

No caso de Centros Universitários, a gestão financeira por centros de custo é fundamental e é utilizada pela grande maioria das instituições. Mas em escolas pequenas a mesma estratégia também pode ser aplicada.

Veja o que você consegue separar em unidades menores: a biblioteca, por exemplo. A cozinha e a lanchonete. O departamento de informática, a zeladoria.

Quando cada uma dessas áreas se transforma em um centro de custo, elas têm mais autonomia para agir de forma independente.

Não precisa o ok da Coordenação pra comprar 2 pés de alface na hora do almoço: tudo fica registrado no centro de custo correspondente para o acompanhamento ser feito depois, em relatórios.

Mantenha os fornecedores listados e as notas organizadas

A gestão financeira da escola é um trabalho principalmente de organização. Você precisa saber onde as informações estão por todo o tempo, e novas informações que surgem precisam ser categorizadas.

Gestão financeira é isso: organizar e subdividir para conquistar.

Um grande exemplo disso são os fornecedores. Ter tudo listado, com nome fantasia, Razão Social, CNPJ, telefone, endereço e dados bancários facilita a vida de quem está conferindo as notas na hora da entrega dos produtos.

Usamos um bom exemplo no tópico sobre centros de custo: a cantina da sua escola. Você precisa comprar 20 pacotes de arroz para o mês, e faz o pedido em uma distribuidora. Veja alguns pontos onde a gestão de fornecedores te ajuda:

- Onde comprar? - Com tudo organizado e listado, você sabe o histórico de compras da escola, e nem precisa pesquisar nem comprar no escuro;

- A nota está correta? - Na hora do recebimento, se você já tem as informações da empresa, é mais fácil conferir se todas as informações da nota fiscal estão corretas, evitando fraudes;

- Precisa devolver? - Com tudo listado, você sabe o telefone e o endereço da empresa sem precisar ficar procurando demais;

- E pra comprar de novo? - É só repetir o processo.

Problemas que a falta de gestão de fornecedores traz:

A gestão financeira da escola, olhando pela ótica da organização dos fornecedores, vai muito além de exemplos do dia a dia como esse acima. Uma escola vai ter diversos fornecedores de todo tipo de material.

Alguns só vão ser acionados poucas vezes no ano, outros praticamente toda a semana.

Quando você tem tudo organizado, com todas as notas recebidas, todos os recibos e comprovantes de pagamento - tudo em uma mesma “ficha” - sua organização está perfeita e você não vai ter problemas que, apesar de parecerem difíceis de acontecer, são até bem comuns.

Por exemplo: desvio de verba de um departamento com o recebimento de notas frias. Parece algo muito fora da realidade de grande parte das escolas pequenas, mas conforme elas vão crescendo e a equipe ficando maior, problemas assim vão ficando mais comuns.

Outro exemplo: cobranças indevidas dos seus fornecedores. Pode parecer que não, mas casos assim são imprevisíveis e acontecem. Com tudo documentado, você resolve a situação em 5 minutos ao invés de sofrer com ela por uma semana.

Controle patrimonial para escolas

Outro ponto muito importante para a gestão financeira da sua escola é o controle patrimonial, que precisa ser muito bem feito para evitar perdas e prejuízos.

Uma escola é composta de uma quantidade enorme de pessoas. Alunos, professores, direção - muita gente está no mesmo ambiente ao longo de todo o dia.

O controle patrimonial garante que você saiba exatamente o que é seu e em que estado esses equipamentos estão. E te ajuda também a ir muito além disso: qualquer substituição fica mais fácil e mais acelerada, melhorando a qualidade do próprio ensino.

Você não quer que seus estudantes te informem que suas cadeiras estão quebradas. Isso é ruim para o relacionamento com eles e com os pais, caso seja uma escola infantil.

Do mesmo jeito, você não quer que um professor descubra que o projetor não está funcionando na hora de aplicar a aula que ele preparou pensando no projetor como ferramenta.

Ter um controle patrimonial centralizado vai te garantir um serviço de zeladoria mais simples e eficaz. Com tudo registrado por números de identificação, a coordenação e o financeiro vão recebendo relatórios do que precisa trocar conforme as vistorias em sala vão sendo realizadas.

Um controle patrimonial atua na gestão financeira, e como você pode ver, vai muito, muito além dela.

Gestão financeira da escola: cobranças

Essa é uma das partes mais importantes da gestão financeira da escola. Se não for a mais importante.

A gestão financeira da escola precisa garantir que o fluxo de caixa se mantenha sempre estável com tendência de ascensão. Isso é verdade para qualquer empresa e não seria diferente em uma escola particular.

Isso porque, como a gente já definiu antes aqui no texto, uma escola particular precisa ter fluxo de caixa para conseguir continuar funcionando e educando seus alunos.

Por conta disso, as cobranças precisam estar sempre em dia para que você não tenha variações no recebimento de um mês para o outro. Algo que deveria, na teoria, ser impossível: lembre-se que a escola trabalha com contratos, na maioria das vezes anuais.

Se os contratos são anuais, como o fluxo de caixa pode ficar prejudicado se você já tem previsibilidade desde o início do ano?

Acontece que pessoas acabam atrasando seus pagamentos. E uma gestão financeira escolar bem feita precisa levar isso em consideração.

Veja alguns pontos de atenção na hora de fazer suas cobranças:

Emissão e acompanhamento dos boletos

A emissão de boletos tem uma importância enorme na gestão financeira da escola. O trabalho precisa ser acompanhado e ter um acompanhamento constante para entender o que está pago, o que está entrando em atraso e o que já está no ponto de cobrar.

Esse é o ponto mais importante da gestão financeira da escola: seus recebíveis. Como garantir o pagamento?

Hoje, a maioria das escolas faz esse acompanhamento através de um sistema de gestão escolar. Há algum tempo atrás, esse trabalho acabava tendo que ser terceirizado para uma empresa especializada em cobranças.

A terceirização ainda é uma opção, mas não faz mais tanto sentido quando a alternativa é um sistema de gestão que vai automatizar várias rotinas da sua escola.

Para entender melhor, faça uma demonstração do IScholar. Você vai entender tudo o que uma plataforma consegue te entregar e ver a vantagem de levar seu financeiro pra lá, ao invés de terceirizar o serviço.

Regras definidas para cobranças

Quando cobrar um boleto atrasado? Quem trabalha na gestão financeira da escola acaba encontrando algumas dificuldades na cobrança.

Se você cobra muito cedo, pode atrapalhar a relação entre alunos e a escola, e se prejudicar nas rematrículas. Do mesmo jeito, se você cobrar muito tarde, pode ter o faturamento do mês prejudicado.

De qualquer jeito, o prejuízo do não pagamento você já tem no caso de mensalidades atrasadas. Então, o melhor a se fazer é fazer uma cobrança humanizada, que leva em consideração a realidade da pessoa que está pagando.

No nosso texto sobre protesto em cartório, elaboramos uma rápida lista de quando cobrar o que. Leia o texto na íntegra que vale muito a pena, mas veja o que definimos como uma boa estratégia de cobrança:

• 15 dias de atraso: aviso por e-mail e Whatsapp;

• 30 dias de atraso: cobrança mais formalizada, oferecendo a possibilidade de emissão de novo boleto e a não cobrança de juros e multa de mora;

• 45 dias de atraso: a nova mensalidade já está no prazo de vencimento: ofereça a possibilidade de inclusão da anterior, sem multas ou juros;

• 60 dias de atraso: cobrança indicando a possibilidade do protesto caso o pagamento não seja realizado;

• 60 dias ou mais: o melhor momento para fazer o protesto em cartório da(s) mensalidade(s) atrasada(s).

Como começar a gestão financeira da escola hoje?

Esses pontos que apresentamos são os principais pra você conseguir fazer a gestão financeira da sua escola brilhar. Mas o que você precisa fazer hoje para colher os resultados nos próximos meses?

Uma listinha rápida para te ajudar:

- Trabalhe com um sistema de gestão escolar: ele traz tudo o que você precisa na parte financeira e ainda consegue controlar turmas, cursos, disciplinas, coordenação, secretaria e catraca. E sendo mais barato que uma solução terceirizada;

- Tenha uma equipe capacitada: seu financeiro hoje está treinado em contabilidade, cobranças e contas a pagar? Invista em um bom treinamento para que todo mundo fique na mesma página e saiba o que fazer;

• Reduza custos: é o dia a dia da gestão financeira. Você precisa criar uma mentalidade de gestão em todo mundo que trabalha na escola e até nos alunos. Reduza custos com energia aproveitando melhor os horários de sol, digitalize o que você conseguir para economizar em papel, instale torneiras que cortam o fluxo e espalhe essa mentalidade pela escola!

- Controle os fornecedores: explicamos melhor lá em cima, mas não custa relembrar. Você precisa ter controle total do que entra na sua escola e organizar tudo. Comece criando uma ficha para cada um dos seus fornecedores com todas as informações, recibos e notas fiscais emitidas;

- Controle o fluxo de caixa: fique sempre de olho no que você está gastando e recebendo. Fluxo de caixa negativo significa falta de capital de giro, um problema grave em negócios;

- Controle o que você já tem: um dos pontos máximos da mentalidade da gestão financeira na escola é o cuidado com tudo o que você já tem. Coloque etiquetas de patrimônio em tudo e faça inspeções constantemente com o apoio da zeladoria.

Tudo isso vai ser melhor com um sistema de gestão escolar. Na verdade, a gestão financeira da escola no nível de maturidade que o mercado está hoje só é feita com a ajuda de um sistema assim.

Por isso precisamos te convidar mais uma vez para conhecer o IScholar. Ele vai te ajudar e muito na gestão do dia a dia e na automação dos seus processos.

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