A Nota Fiscal de Serviço é um documento fundamental para qualquer empresa que trabalhe prestando um serviço para seus consumidores.
As escolas trabalham nesse modelo, prestando um serviço direto para os estudantes e sendo contratada pelos responsáveis — no caso das universidades, pelos próprios alunos.
Mas muitas dúvidas surgem na hora de falar sobre a Nota Fiscal de Serviço emitida pelas escolas. Isso ocorre principalmente por conta da natureza do pagamento, do contrato e do serviço.
Sendo algo recorrente, com pagamento mensal através de boletos (muitas vezes gerados em massa), é natural imaginar se a escola precisa emitir a NFS-e para todos os seus alunos, todo mês.
E o questionamento principal, é claro: como emitir essas notas de um jeito prático e eficiente?
Vamos conversar melhor sobre isso ao longo do texto, e juntos. Tudo pronto?
Todas as escolas precisam emitir Notas Fiscais de Serviços.
Isso porque, segundo a Lei, qualquer empresa privada prestadora de serviços é obrigada a emitir a NFS-e.
As Notas Fiscais escolares propriamente ditas vão ser de serviços, já que a escola não está vendendo um produto.
No caso de vender produtos escolares dentro da própria escola — como uniformes, por exemplo — é necessário emitir uma Nota Fiscal comum, que recolhe o ICMS.
Essa dúvida é simples e não há muito mistério aqui, certo? A principal questão é entender melhor alguns pormenores sobre a NFS-e escolar.
Vamos conversar melhor sobre esses pormenores logo abaixo.
A escola sempre deve emitir Nota Fiscal de Serviços escolar, mesmo quando não há pagamento das mensalidades anteriores.
Isso porque a NFS-e é um documento obrigatório que a empresa deve gerar quando ela presta serviços, não quando ela recebe por um serviço prestado.
Essa é uma distinção bem importante de se fazer. A Nota Fiscal de Serviços, inclusive, é gerada antes do pagamento ser realizado.
Quando a relação é entre empresas, aliás, a Nota Fiscal de Serviços é o que libera o pagamento.
Se você tem um curso profissionalizante, é ainda mais necessário entender esse aspecto. Vamos conversar sobre isso ao longo do texto, mas por enquanto vamos entender mais algumas particularidades da NFS-e escolar.
➡️ Leia também: Inadimplência escolar: como reduzir e como lidar
Os MEIs são as únicas categorias empresariais que não precisam pagar por número de NFS-es emitidas — o valor das notas está sempre embutido no pagamento da DAS mensal.
Empresas no Simples Nacional e acima pagam os seguintes custos por cada NFS-e emitida:
Esses valores são disponibilizados no portal Gov.br, para os tributos nacionais, e na prefeitura da cidade, para o ISS.
Eles normalmente são emitidos após a geração mensal de todas as NF-es pela própria contabilidade da escola.
O imposto por Nota Fiscal de Serviços emitida pela escola tem como cobrança inicial um valor de 4,5% sobre o seu valor total, mas esse percentual pode subir.
Mais sobre isso logo abaixo:
O percentual de tributos que uma escola paga ao emitir uma nota fiscal depende do regime tributário em que a instituição está enquadrada.
O Simples Nacional tem como objetivo garantir que escolas menores, com poucos alunos e faturamento pequeno anual, consigam se manter sem pagar taxas altas demais.
Os outros regimes tributários, Lucro Real e Lucro Presumido, têm valores bem diferentes por conta de outros tributos que incidem sobre eles.
Vamos ver o esquema juntos logo abaixo, vem comigo:
As escolas enquadradas no Simples Nacional pagam um percentual que varia de acordo com a sua receita bruta anual.
Elas estão incluídas no Anexo IV do Simples Nacional, que abrange empresas de prestação de serviços, como educação.
No Anexo IV, os tributos incluídos são o IRPJ, CSLL, Cofins e PIS, mas o ISS (Imposto sobre Serviços) deve ser pago separadamente à prefeitura, com alíquota que varia de 2% a 5%, dependendo do município.
Se a escola estiver no regime de Lucro Presumido, a tributação é diferente. Nesse caso, a base de cálculo é um percentual fixo da receita, presumindo-se o lucro da empresa, independentemente do lucro real.
Para o setor de educação, a base de cálculo presumida é de 32% da receita. Os tributos aplicáveis são:
Se a escola optar pelo Lucro Real, os impostos são calculados com base no lucro efetivamente apurado. As alíquotas para esse regime são:
Resumindo, o percentual exato que uma escola paga para emitir nota fiscal depende do regime tributário em que ela está inserida e das alíquotas aplicáveis na sua cidade para o ISS.
No Simples Nacional, pode variar de 4,5% a 33% sobre o faturamento, e no Lucro Presumido e Lucro Real, depende do lucro e da receita efetiva.
A maior parte das escolas, hoje, usa algum tipo de sistema para organizar a geração das NFS-es.
Isso porque a quantidade de alunos na escola é muito grande. Nesses casos, gerar nota por nota no site da prefeitura é um trabalho enorme, passível de erros e dependente da qualidade dos sistemas da prefeitura.
Além disso, esses sistemas sempre são bastante instáveis.
Por conta disso, usar um ERP escolar — ou um sistema financeiro escolar — é a melhor escolha para organizar as suas NFS-es.
Mas como isso acontece? Como um sistema ajuda? Vamos entender na prática agora:
Um ERP escolar automatiza a emissão de Notas Fiscais de Serviço (NFS-es), o que representa um grande avanço para instituições de ensino com um grande número de alunos.
Através da integração com o sistema de gestão da escola, o ERP é capaz de gerar automaticamente as notas fiscais com base nas informações registradas, como mensalidades, taxas e serviços prestados.
Isso elimina a necessidade de preenchimento manual de cada nota, reduzindo significativamente o tempo e o esforço necessários para a tarefa.
A automatização também assegura que as NFS-es estejam sempre em conformidade com as normas fiscais vigentes, proporcionando um processo mais rápido e eficiente, que é fundamental para a gestão de uma escola com grande volume de transações.
Um dos principais benefícios do uso de um ERP escolar é a significativa redução de erros humanos.
Em sistemas manuais ou semi automatizados, é comum cometer erros ao digitar dados ou calcular valores, o que pode levar a problemas com a conformidade fiscal e possíveis penalidades.
Os sistemas de ERP, por outro lado, implementam mecanismos de validação e checagem de dados, assegurando que as informações inseridas estejam corretas antes da emissão da nota fiscal.
Esses sistemas utilizam regras pré-configuradas e algoritmos para verificar a precisão das informações, como valores de impostos e dados do cliente, o que minimiza o risco de erros e garante a integridade das NFS-es emitidas.
A integração direta do ERP escolar com os sistemas de prefeitura para a emissão de NFS-es oferece várias vantagens.
Através dessa integração, as escolas podem enviar as NFS-es diretamente ao sistema da prefeitura sem a necessidade de acessar e preencher os formulários manualmente no portal municipal.
Isso não só agiliza o processo de emissão, como também reduz o risco de incompatibilidade e problemas de sistema que podem ocorrer quando plataformas diferentes são utilizadas.
Além disso, a integração garante que as NFS-es estejam alinhadas com as exigências específicas do município, facilitando o cumprimento das regulamentações locais e evitando problemas com a administração tributária.
Os sistemas municipais para a emissão de NFS-es são frequentemente conhecidos por sua instabilidade e problemas técnicos, o que pode causar atrasos e frustrações para os usuários.
Por outro lado, um ERP escolar geralmente oferece maior estabilidade e suporte técnico dedicado.
Esses sistemas são projetados para atender às necessidades específicas das escolas e incluem suporte contínuo para resolver quaisquer problemas que possam surgir.
A estabilidade do sistema é crucial para garantir que a emissão de notas fiscais ocorra sem interrupções e que o processo de gestão financeira da escola continue a funcionar sem problemas.
O uso de um ERP escolar também facilita a gestão e o arquivamento das NFS-es emitidas.
Com um sistema de ERP, as escolas podem armazenar todas as NFS-es em um repositório centralizado, permitindo fácil acesso e recuperação de documentos quando necessário.
Isso simplifica a organização dos registros fiscais e a realização de auditorias, além de facilitar a conformidade com requisitos de armazenamento de documentos.
A capacidade de pesquisar e recuperar rapidamente as NFS-es é especialmente útil em caso de revisões fiscais ou para atender a solicitações de informações por parte de clientes ou autoridades tributárias.
Bom, conversamos bastante ao longo do texto sobre a emissão de Notas Fiscais de Serviços Eletrônica, que você consegue emitir diretamente no iScholar desde sempre.
Mas temos uma novidade sobre isso. Agora, além das Notas Fiscais de Serviço, você também pode emitir Notas Fiscais de Produtos diretamente no sistema.
Essas NF-es são relacionadas com produtos que a escola comercializa como necessidade — materiais didáticos especiais, eventos escolares que precisam ser pagos, uniformes e por aí vai.
Essa comodidade garante muito mais tranquilidade na hora de planejar e organizar essa venda de produtos, que não costuma ser bastante recorrente, mas a emissão acaba sendo bem dispendiosa quando ela acontece.
Conheça a nova funcionalidade hoje! Acesse o site do iScholar e faça um teste guiado com a nossa equipe.
Obrigado pela leitura e nos vemos no próximo texto!
Com 18 anos de expertise, nossa missão é transformar escolas em grandes empresas. Desde as soluções tecnológicas que desenvolvemos aos conteúdos que produzimos em nosso blog e materiais ricos, nosso intuito é um só: te auxiliar a conquistar uma gestão escolar de alto nível!
Tenha uma empresa de alta performance com o melhor sistema de gestão escolar. Fale agora com um especialista.
