Você sabe como fazer um plano de ação escolar para a sua instituição?

Sei que a maioria dos gestores lendo essa frase com certeza vai responder com um sonoro sim! O plano de ação escolar é uma das atividades mais necessárias e comuns de qualquer tipo de gestão, inclusive a da escola.

A questão é: qual é o aproveitamento do seu plano de ação escolar? Você consegue garantir que o tempo gasto elaborando-o realmente foi bem aproveitado? Ou será que você poderia estar fazendo mais com menos?

O texto de hoje é sobre isso. Primeiro, o que é um plano de ação escolar e quais são as características de um que consegue ter maior aproveitamento.

Depois, vamos falar um pouco mais sobre os passos da implementação do plano, para entendermos o que deve acontecer quando ele sai do papel.

Tudo pronto? Então vamos começar!

O que é um plano de ação escolar?

O plano de ação escolar é um documento criado anualmente, destacando quais são os objetivos e metas da escola, quais são seus desafios e quais são as formas pelas quais a escola vai lidar com eles.

Do mesmo jeito que a direção pedagógica da escola prepara o PPP — projeto político pedagógico — todo ano, o time administrativo deve preparar o seu plano de ação e executá-lo ao longo do ano.

Normalmente, a elaboração do plano escolar passa por alguns pontos chave. Vamos listá-los logo abaixo e, depois, nos aprofundar em cada um:

• Planejamento financeiro e orçamentário; 
• Captação e retenção de alunos;
• Planejamento de marketing; 
• Eventos escolares; 
• Expansões e obras em geral.

Vamos nos aprofundar nesses pontos no próximo tópico, olha só:

O que deve ter no plano de ação escolar? 

É importante ressaltar que nem todo plano de ação escolar vai seguir exatamente esses padrões.

Esse é só um framework, um modelo básico de plano de ação escolar. Talvez sua escola tenha outras preocupações, mas essas são as principais e que devem constar em todo plano de ação escolar, ok?

Agora nos aprofundando em cada um deles:

Planejamento financeiro e orçamentário

O plano de ação escolar tem como uma das suas principais preocupações a criação do orçamento do ano vigente, e o planejamento financeiro adequado para esse orçamento.

O orçamento muitas vezes é construído com base no que foi planejado para o ano anterior, o que foi gasto e quais são as despesas extras para o ano sendo planejado.

Por exemplo: o orçamento de 2023 foi de R$ 1 milhão, mas foram gastos R$ 1,2 milhões. Esses 200 mil a mais vieram com expansões não planejadas na escola, mas que agora vão fazer parte dos seus custos e despesas.

Fazendo o orçamento de 2024, essa escola percebeu então que o valor precisa aumentar de R$ 1 milhão para R$ 1,2 milhões. Mas também vêm reajustes de fornecedores, de aluguel da estrutura e contratações extras.

Tudo isso precisa estar na ponta do lápis. Para 2024, essa mesma escola decidiu contratar um CRM para integrar no seu sistema de gestão escolar. Isso também precisa estar descrito.

O planejamento financeiro de uma escola, então, depende:

• Da base orçamentária do ano anterior; 
• De reajustes e novas contratações; 
• De despesas extras do ano anterior que agora serão comuns; 
• De aumentos na folha de pagamento; 
• De aumentos no fornecimento (por exemplo: você tem mais alunos, precisa de mais produtos para a cantina da escola).

Captação de alunos

O plano de ação escolar também define uma das metas mais importantes da instituição: a quantidade de alunos que a próxima campanha de matrículas pretende (ou precisa) gerar.

Algumas escolas fazem o plano de ação alguns meses antes do fim do dia letivo, sendo que a campanha de matrículas para o ano seguinte acaba sendo a primeira ação que ela vai realizar.

Por exemplo: no final de 2023, uma escola cria um plano de ação escolar para 2024, já com o planejamento da captação de matrículas para esse ano.

Ou, no segundo caso, uma outra escola elabora, no final de 2023, o plano de ação para 2024, constando o planejamento da captação de matrículas para 2025.

A captação de alunos é medida por vagas. Quantas cada sala tem, depois de descontadas as rematrículas? Esse é o número que você precisa mirar no plano de ação escolar. 

Planejamento de marketing

O plano de ação deve conter, invariavelmente, um planejamento de marketing para o ano inteiro.

Mas como isso é feito? Bom, junto com um especialista de marketing, você consegue delimitar as principais datas para a elaboração de campanhas diversas, além de determinar o orçamento dessas campanhas.

Esse é o plano inicial, uma delimitação do que vai ser feito e quando. Mas também é necessário planejar canais de mídia e o conteúdo a ser elaborado.

Alguns dos pontos principais de um planejamento de marketing incluem:

• O quanto será gasto em plataformas de anúncios, como o Google Ads; 
• O quanto será investido para a elaboração de textos para o blog da escola; 
• Orçamento para equipamentos, como câmeras fotográficas e computadores; 
• A necessidade de contratação de especialistas, como redatores e designers; 
• Em quais mídias você vai focar, como TV ou marketing digital.

Tudo isso precisa ser planejado previamente, porque a rotina do marketing escolar é bem corrida. Se você deixar tudo para a última hora, pode ter problemas na execução e deixar passar aumentos significativos no seu orçamento.

Eventos escolares 

Quais eventos escolares você está planejando para o ano vigente? Sua escola faz recreio cultural? Gincanas, palestras etc.?

Tudo isso precisa ser planejado antes, inclusive com os custos de locação de equipamentos e contratações gerais.

O planejamento prévio de eventos, quando presente no plano de ação escolar garante que você tenha um controle muito maior sobre os seus gastos, e também permite que você consiga se organizar previamente.

Expansões e obras em geral

Isso entra um pouco no conceito do planejamento orçamentário, mas um bom plano de ação escolar precisa delimitar quais são os planos de expansão e obras que vão ocorrer na escola com mais detalhes.

Isso porque os custos contam apenas uma parte da história. Ainda é necessário alinhas fornecedores, entender o impacto nas aulas dentre outras questões importantes.

O plano de ação deve descrever os prazos, qual é o serviço a ser feito, quais são seus impactos e quais são as alternativas para mitigar esses impactos. 

Como acompanhar o plano de ação escolar ao longo do ano?

Agora entendemos quais são os pontos básicos fundamentais que todo plano de ação escolar deve ter, certo?

Mas como garantir que tudo seja executado conforme o planejamento? Você precisa de um acompanhamento próximo e de algumas técnicas, muitas delas usadas por empresas que também elaboram planos de ação similares no final do ano.

Na escola, a responsabilidade por manter o plano de ação escolar como principal norte em assuntos financeiros, de marketing e que envolvem prazos é da diretoria e da coordenação.

Esses dois departamentos é que devem zelar pelo cumprimento de tudo o que foi planejado. Mas precisamos entender que isso é raro: desvios acontecem com bastante frequência.

Pensando nisso, precisamos falar sobre como respeitar o plano de ação escolar e desviar quando for necessário. Esse tópico vai lidar com as seguintes técnicas:

• Criação de KPIs e metas; 
• Criação de adendos e justificativas no plano de ação escolar; 
• Disciplina de formalização e versionamento.

Vamos lá?

Criação de KPIs e metas 

KPIs são indicadores chave de performance, e indicam a sua proximidade de atingir uma meta específica.

Por exemplo: você determina que o seu orçamento disponível vai ficar em R$ 1,5 milhões.

Para atingir esse valor no final do ano, você cria metas trimestrais de gastos: o valor gasto a cada trimestre não pode exceder X, ou o próximo trimestre vai ter menos recursos disponíveis.

Os KPIs são os passos dados para atingir a meta. Por exemplo: gastos mensais abaixo de um valor determinado. Se você atingir o valor esperado por mês, vai ter mais chances de bater a meta trimestral, e portanto, mais indicativos de que vai respeitar o orçamento anual.

A relação é simples: orçamento > meta > KPI. Um complementa o outro. Temos um texto bem interessante no blog que se aprofunda justamente nos KPIs. Clique no link para ler.

Adendos e justificativas

Seguir à risca o plano de ação escolar e não ter espaço para alterações é impossível.

Impossível de verdade: mesmo se você tentar ao máximo não fazer nada além do que o plano de ação determina — em detrimento da sua escola, inclusive — você não vai conseguir.

Situações acontecem. Você pode ter planejado comprar equipamentos esportivos para a escola mas acabou recebendo uma doação e a compra não precisa mais ser feita.

Ou algum equipamento parou de funcionar e você precisou trocar. Ou você precisou, ao invés de abrir uma nova turma, mesclar duas.

Tudo isso acontece e pode acontecer com você. É necessário estar sempre pronto para fazer reuniões de alterações no seu plano de ação escolar. E ele deve oferecer a estrutura necessária para que essas alterações ocorram.

Que estrutura é essa? Falamos sobre isso agora:

Disciplina de formalização e versionamento

O seu plano de ação escolar deve ser feito através de ferramentas que permitam a colaboração e a edição conjunta, além de permissões diversas e compartilhamento com toda a equipe.

Ele precisa ser um documento vivo, que pode ser editado por pessoas com autorização, e que também permita versionamentos.

O versionamento é simples de entender. Vamos supor que você crie o plano de ação escolar versão 1, o primeiro que você fez.

Dois meses depois, é necessário alterar o orçamento. Mas você não quer que o orçamento anterior seja perdido, certo? Com o versionamento, todas as edições posteriores ficam gravadas e você consegue vê-las quando quiser.

Tudo isso é feito pelo Google Docs, que é grátis e praticamente todo mundo usa. Não use nada impresso! 

Um sistema de gestão escolar te permite mais dados para o plano de ação escolar

Tudo isso que conversamos até agora depende de organização e de dados.

Nada pode ser feito na correria ou no famoso achismo. Para elaborar um plano de ação escolar, você precisa entender tudo o que aconteceu no ano passado. E onde estão essas informações?

Planos que não dão certo ou que explicam pouco são um sintoma: a falta de formalização de dados.

Um sistema de gestão escolar resolve esse problema. Tudo fica guardado, tornando a elaboração do plano de ação mais simples e o dia a dia da sua escola mais fácil.

Espero que esse texto tenha te ajudado! Para saber mais sobre sistemas de gestão escolar, faça um teste iScholar hoje clicando no banner abaixo.

Obrigado pela leitura e até o próximo texto!