Um sistema de boletim escolar é uma grande ajuda para as escolas, para os responsáveis e para os alunos.

Primeiro: a escola não vai mais precisar ficar procurando alunos individualmente nos seus arquivos toda vez que um responsável ligar para saber das notas de um aluno em particular.

Segundo: os responsáveis não precisam eles próprios ligar para a escola ou confiar que os alunos vão entregar o boletim no momento que ele ficar disponível.

E por último, os alunos não sofrem com a ansiedade de saber como eles se saíram no ano.

Usar um sistema de boletim escolar é uma situação ganha-ganha-ganha. A vida de todo mundo fica mais fácil. É exatamente por isso que tantas escolas já estão colocando a tecnologia em prática.

A sua é uma delas? Ainda não? Então é hora de entender um pouco mais sobre como funciona um sistema de boletim escolar, além de buscar entender também como escolher o melhor para a sua escola.

Vamos saber mais?

O que é um sistema de boletim escolar online?

A função do sistema de boletim escolar é bem clara: ele busca organizar as notas, faltas e outras informações relevantes em um sistema único, que pode ser acompanhado através de um app tanto pelo aluno quanto pelos responsáveis.

A forma como o sistema de boletim escolar opera vai ser um pouco diferente dependendo da solução que você contrata. Alguns são mais complexos e têm mais funcionalidades, outros mais simples.

Por exemplo: existem sistema de boletim escolar que permitem o acompanhamento das faltas em tempo real. Existem outros que não permitem.

Existem vários tipos de sistemas de gestão escolar. Alguns mais focados, outros mais gerais e amplos.

Do mesmo jeito, existem tipos diferentes de sistemas de boletim escolar. Alguns deles são focados em organizar as notas e disponibilizar o boletim. Só isso e nada mais.

Mas alguns sistemas de gestão escolar mais amplos oferecem, entre as suas funções principais, o boletim escolar online.

Agora que já estamos entendidos sobre o que exatamente é um sistema de boletim escolar, é hora de conversarmos um pouco mais sobre como escolher um para a sua escola.

Vamos?

Como escolher um sistema de boletim escolar?

Precisamos conversar um pouco mais sobre a escolha do sistema de boletim escolar porque esse é um ponto crucial na evolução tecnológica da sua escola.

Não vai adiantar muito, por exemplo, trabalhar com um sistema super avançado de boletim se você tem problemas mais urgentes nas suas rotinas escolares.

Ao mesmo tempo, se você já tem um sistema de gestão escolar, compensa analisar se é melhor contratar um novo para lidar só com o boletim ou se já não é o momento de buscar um ERP Educacional completo.

Vamos conversar um pouco mais sobre essas possibilidades e dúvidas agora. Vamos juntos:

Só o boletim ou o ERP inteiro? 

Esse último argumento vale um bom aprofundamento porque é uma questão de business intelligence na sua escola.

Será que compensa trabalhar apenas com o sistema de boletim escolar ou não seria melhor logo contratar um ERP escolar inteiro, que já vem com o boletim?

Essa é uma questão que só você vai conseguir responder. E te falamos isso como provedores de um ERP Educacional completo, que oferece inclusive a funcionalidade boletim.

Quem deve fazer essa escolha é você e sua escola por um motivo simples: só você conhece suas necessidades atuais, sua disponibilidade para a instalação e o seu orçamento.

Mas fazer a análise não é tão difícil. Você precisa pensar em questões como:

• Existe alguma outra área na escola que também poderia melhorar? 
• Como está sua inadimplência escolar? 
• Como está o trabalho administrativo da coordenação pedagógica? 
• A secretaria está sobrecarregada? 
• Você tem dificuldades com a gestão do patrimônio escolar?

Essas são algumas perguntas mais abertas que você pode se fazer para avaliar a necessidade de contratar um ERP Escolar ou só um sistema de boletim online.

E claro, elas são só alguns exemplos. Pense em outros: se você estiver satisfeito com a situação atual, invista apenas no boletim. Se não, aposte no ERP Escolar.

Um pouco mais sobre isso, mas agora pensando no futuro:

Para escolher bem, pense no futuro 

A melhor maneira de escolher um bom sistema de boletim escolar é pensando no futuro.

Essa primeira análise do tópico anterior olha principalmente para como está a situação da sua escola nesse momento: o que ela poderia melhorar, o que ela já faz bem etc.

Porém, para fazer uma boa escolha com o sistema de boletim escolar, você vai precisar pensar principalmente no amanhã.

Isso porque a grande maioria das escolas particulares já está usando sistemas escolares que vão bastante além do que um sistema de boletim escolar consegue oferecer.

Esses sistemas completos eram grandes diferenciais até pouco tempo. Agora eles estão se tornando padrão.

Então, eventualmente você vai acabar fazendo a transição.

Olhar para o futuro é isso: como você já vai fazer um investimento, não seria melhor investir para já se adequar à realidade tecnológica da educação hoje?

Como saber se está na hora de trocar de ERP Educacional?

Pense só: se você está precisando de um sistema de boletim escolar e já tem um ERP Educacional, o que seria melhor: um sistema separado ou um novo ERP?

Não é possível te responder essa pergunta sem conhecer a sua escola. Mas conhecendo negócios em geral, a segunda opção parece ser muito atraente.

A troca de ERPs é uma boa ideia porque você não vai precisar se preocupar com a integração entre os dois sistemas, com a integridade dos dados e com o treinamento da equipe para duas ferramentas ao mesmo tempo.

Com um ERP Educacional que oferece o boletim escolar online, todo o processo é feito de uma vez só, e todo mundo fica na mesma página, usando o mesmo sistema.

Mas precisamos conversar um pouco melhor sobre esse assunto de implementação e adaptação. Essa é a parte mais importante do texto se o seu objetivo é tomar uma decisão bem informada para a sua escola.

Vem comigo:

Como implementar um sistema de boletim escolar?

Existem alguns pontos que você precisa levar em consideração na hora de implementar um sistema de boletim escolar ou fazer a troca para um ERP Educacional que oferece essa funcionalidade e mais algumas outras.

O tempo de implementação, o treinamento, a migração dos dados: todos esses são pontos fundamentais que podem tornar a sua experiência mais fácil ou mais difícil.

Vamos conversar um pouco mais sobre eles agora. Veja só:

Quando implementar um sistema? 

Qualquer tipo de sistema escolar precisa de um bom tempo de implementação. O boletim online ou o ERP Educacional, ou mesmo um aplicativo voltado para as finanças da escola têm particularidades muito importantes de considerar.

Muitas escolas deixam a implementação do sistema para a última hora. Ou seja: no final do ano letivo, normalmente entre novembro, dezembro e até janeiro do ano seguinte.

Isso é um erro. Esses sistemas, como você vai ver ao longo desse tópico, levam tempo para ter uma implementação completa. Muitas vezes você vai estar lidando com migrações de dados bastante extensas e um processo de treinamento também muito longo.

Há o risco de você não conseguir implementar tudo a tempo. E também há a possibilidade bastante real de você atrapalhar outras atividades que vão estar acontecendo ao mesmo tempo.

Não deixe isso acontecer: prefira fazer sua implementação de sistemas no meio do ano. Dessa forma, ele já vai estar configurado e pronto para uso no próximo ano letivo. E todo mundo da sua escola já vai saber utilizá-lo.

Agora vamos para uma parte também bastante importante:

Quanto tempo alocar para o treinamento do novo sistema? 

O boletim escolar online parece ser bastante simples em uma primeira avaliação. Mas para que ele funcione, é necessário:

• Alterar as rotinas de preenchimento de diários escolares; 
• Cadastrar todos os alunos na escola no novo sistema; 
• Alinhar com a T.I. questões técnicas sobre o aplicativo; 
• Comunicar aos pais e responsáveis qual é o novo aplicativo; 
• Tirar dúvidas dos responsáveis em reuniões de pais; 
• Mostrar o funcionamento para os alunos e tirar suas dúvidas; 
• Fazer testes para que tudo funcione perfeitamente para todo mundo; 
• Dentre outras preocupações. Isso tudo é treinamento. É por isso que falamos sobre como o melhor momento para implementar um sistema é no meio do ano, não no final.

O processo de treinamento de um novo sistema em uma empresa pode durar várias semanas. Até meses, dependendo do tamanho da empresa.

Nós mesmos, aqui no iScholar, não damos estimativas de quanto tempo o treinamento dura porque é difícil dizer. Quem participa? Quantas reuniões serão necessárias?

O tempo do treinamento vai depender do seu nível de familiaridade com a ferramenta.

Então, após fazer a escolha, testar o produto e se decidir pela compra, o ideal é que toda a escola esteja ciente que treinamentos serão necessários. E que muitos colaboradores — entre eles profissionais administrativos e professores — vão participar.

Como funciona a migração de dados?

Vamos supor que você já trabalhe com um ERP Educacional e agora quer apenas um sistema de boletim escolar.

A migração de dados, nesse caso, serve para te ajudar a fazer a transição mais rápido e com mais segurança. Não é necessário colocar todos os alunos na plataforma de novo: a migração já resolve.

A mesma coisa caso você decida trocar de ERP Educacional para um que já oferece o boletim escolar online: todas as informações de um vão aparecer no outro.

A questão é que essa migração de dados é um processo intenso, que precisa da dedicação total da sua equipe de TI. Nós, como plataforma, te mostramos os passos necessários em um mini treinamento, e o seu departamento de TI toma as ações necessárias.

Teste o iScholar gratuitamente e veja como o sistema de boletim escolar funciona

É bem importante que você entenda que cada sistema de gestão escolar vem com as suas próprias particularidades.

Alguns deles não oferecem o boletim escolar online porque focam em outros pontos fundamentais. E tudo bem: cada escola tem seu modelo de negócios e necessidades específicas nos seus sistemas.

Aqui no iScholar, nossa prioridade está em oferecer um sistema de gestão escolar completo. Nosso ERP Educacional trabalha pensando em automatizar todas as rotinas da sua escola, com planos que fazem sentido para a sua realidade.
 
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Obrigado pela leitura! A gente se vê no próximo texto.