A gestão do almoxarifado é uma tarefa sem tanta visibilidade, comparada a algumas outras que também são do âmbito escolar.

Mas não dar a devida atenção à gestão do almoxarifado pode acarretar problemas na logística da instituição de ensino.

O mesmo acontece quando ignoramos uma pequena pele sobrando no dedo, uma hora vira um problemão de unha encravada.

A gestão do almoxarifado é tão essencial quanto qualquer tarefa de manutenção e é sobre isso que você vai aprender no nosso texto de hoje.

Trouxemos 5 boas práticas da gestão do almoxarifado para os diretores de escolas praticarem para melhorar esse departamento.

Vamos continuando? Boa leitura e aprendizado! 

Quais são as responsabilidades do almoxarifado?    

O departamento de almoxarifado tem como principais tarefas a organização, o registro e a administração dos itens armazenados no setor.

Muitos desses itens podem ser bem valiosos, por isso, nesses casos, a segurança desse bem também será uma responsabilidade do almoxarifado.

Vamos entender melhor agora algumas outras funções do almoxarifado:

Fazer a gestão do patrimônio escolar    

A gestão do patrimônio escolar é a tarefa mais importante do almoxarifado e o motivo dele existir.

Em escolas particulares, principalmente, ter o patrimônio escolar bem resguardado e mapeado é uma forma de apresentar eficiência e zelo aos investidores ou aos pais dos alunos.

Para fazer a gestão do patrimônio escolar é crucial que inventários sejam criados para mapear os itens sempre que necessário, e para verificar as movimentações que estão acontecendo de maneira simplificada.

O inventário completo ajuda a entender se a escola está fazendo a gestão do almoxarifado corretamente. 

Cuidar das listas de uso 

Na gestão do almoxarifado, todas as entradas e saídas devem ser mapeadas e transformadas em listas, as chamadas listas de uso.

Para uma melhor organização, é necessário criar regras, processos de solicitação, registros com assinaturas e separar pessoas específicas e com desenvoltura para administrar.

Isso porque, em muitas situações, as pessoas insistem em pegar um item aqui, outro item ali e daqui a pouco o controle é perdido e a eficácia da gestão do almoxarifado é comprometida.

Cuidar da estrutura escolar

A gestão do almoxarifado escolar também passa pelo cuidado com a estrutura escolar.

A maioria dos materiais que formam a estrutura escolar já passaram pelo almoxarifado e deveriam estar catalogados. Desde uma borracha até um bebedouro triplo, por exemplo.

O zelo pela estrutura escolar é uma das responsabilidades mais importantes do almoxarifado, pois é um fator indispensável para o sucesso da gestão escolar como um todo. 

Organizar a equipe de limpeza    

Quando falamos que a gestão de almoxarifado deve organizar a equipe de limpeza, nos referimos às instituições que uniram o almoxarifado ao setor de zeladoria.

Para facilitar a gestão escolar geral dos diretores das escolas, o almoxarifado se encarrega de cuidar da rotina da zeladoria, contribuindo então para a limpeza dos ambientes escolares.

5 práticas fundamentais para um bom almoxarifado escolar

Ter um almoxarifado bem estruturado não é tarefa fácil, principalmente se seu estoque é muito diversificado, com muitos equipamentos e itens com categorias e subcategorias.

Além disso, também pode ser desafiador caso a quantidade de colaboradores do setor seja limitada.

Porém, com algumas boas práticas você conseguirá viabilizar a gestão do almoxarifado e poderá ter mais agilidade e eficácia no setor.

Vamos aprender agora 5 práticas fundamentais para o sucesso da sua gestão de almoxarifado.

Vamos lá?

Uso de ERP Escolar    

Um ERP escolar é um sistema de gestão integrado voltado exclusivamente para o segmento da educação.

Com um ERP Escolar é possível ter um controle mais eficiente das rotinas administrativas da escola, do financeiro, do setor acadêmico e pedagógico, tudo isso em apenas uma plataforma, como o iScholar.

No caso da gestão do almoxarifado é inegável que fazer uso do ERP Escolar é indispensável para automatizar processos, controlar os itens e materiais da escola e facilitar o acesso de outros setores a informações essenciais.

Participação ativa da diretoria    

Outra boa prática para melhorar a gestão do almoxarifado é a participação ativa da diretoria.

Já falamos sobre isso em outros textos e reforçamos: a presença do diretor em todos os âmbitos da escola é essencial para o sucesso dos setores.

Um dos sinais do sucesso de uma gestão é quando ela se torna indispensável, é claro.

Porém, por outro lado, a participação ativa também é uma forma de manter os processos funcionando.

“Participação ativa” não é sobre microgerenciamento, mas sim um envolvimento no planejamento, na tomada de decisão do setor, buscando o alinhamento dele com as outras áreas da escola. 

Atendimento presencial e por telefone sempre que necessário    
 

Um dos canais de comunicação da escola mais importante é o do almoxarifado e ele deve ser mantido em pleno funcionamento constantemente.

Manter os canais abertos e funcionando irá facilitar o acesso de outros setores da escola às informações essenciais e indispensáveis para o funcionamento de outras áreas.

Por isso, caso o canal de comunicação do almoxarifado esteja indisponível, pode ocorrer um comprometimento de outros setores da escola, gerando uma reação em cadeia negativa.

Bons equipamentos de trabalho    

Uma boa gestão do almoxarifado sempre prestará atenção aos detalhes específicos para o bom funcionamento do trabalho no setor.

Para isso, bons equipamentos de trabalho são essenciais. Imagine ter um sistema lento a ponto de ser impossível abrir uma pasta de documentos?

Ou ter estantes enferrujadas, carrinhos quebrados, caixas que rasgam facilmente… Como trabalhar bem dessa forma?

Por isso, trouxemos uma lista de alguns equipamentos necessários para que a equipe de almoxarifado possa trabalhar com eficiência e agilidade.

• Estantes e Prateleiras: para organização dos itens em categorias;
   
• Paletes e Empilhadeiras: em casos de escolas grandes e com muitos alunos;
   
• Computadores e sistema de gestão de estoque: priorize computadores ágeis e que facilitem a busca pelos materiais;
   
• Carrinhos de Transporte: são indispensáveis nos casos de deslocamento dos itens pelas salas de aula, salas de diretoria, entre outros ambientes da escola;
   
• Fitas adesivas, etiquetas e marcadores: sem elas, será impossível catalogar os itens, certo?
   
• Caixas de Armazenamento: caixas de boa qualidade, de preferência de plástico;
   
• Armário com cadeado: para os materiais mais sensíveis e/ou valiosos da escola, ter um local que possa funcionar como cofre pode ser essencial. 

Gestão de fornecedores, entregas e notas fiscais    

Esse é um dos trabalhos especiais para a gestão do almoxarifado, porque são questões externas que afetam diretamente o trabalho interno.

Portanto, devem ter um trato refinado, porque qualquer deslize de fornecedores, das entregas dos materiais e das notas fiscais de compras pode trazer ruído na gestão do almoxarifado.

Uma boa dica para prevenir problemas é estabelecer parcerias duradouras com fornecedores confiáveis, monitorando as entregas e documentando as notas fiscais periodicamente.

Como acelerar o processo de gestão do almoxarifado com um ERP Educacional

Todo o trabalho de um ERP Educacional está voltado para a organização da escola. E olha que coincidência: o almoxarifado também.

Fazendo o cadastro dos seus produtos e rotinas no seu sistema escolar, você garante que seus recursos estão sendo empregados da melhor forma possível dentro das salas de aula e fora delas.

E o fora delas é normalmente a parte que traz mais trabalho.

Com um ERP Educacional, você consegue catalogar seu patrimônio e organiza-lo em todas as suas unidades educacionais, não apenas na sede da escola.

E com isso, organizar seu almoxarifado de uma forma que ele se torne uma verdadeira central conectada na sua escola e em todas as suas unidades.

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