A assinatura digital, ou o aceite digital, é uma forma simples de validar contratos sem a necessidade da presença física das duas partes.

Durante os períodos de rematrícula, é comum que os pais e responsáveis façam algumas visitas na escola antes e fechar um contrato.

E nessas visitas é sempre a mesma história: os responsáveis decidem por fechar o contrato com a escola em uma delas, mas acabam tendo que voltar outro dia só para assinar o contrato.

Aliás, isso não é diferente em outros segmentos. Quantas vezes nós mesmos tivemos que, após até já pegar a chave de um imóvel, voltar na imobiliária para assinar a papelada?

A principal função da assinatura digital é impedir que isso aconteça e trazer uma facilidade maior. Cada um assina no seu tempo, sem precisar comparecer no local.

Hoje vamos conversar melhor sobre a assinatura digital nas escolas para entender o que pode e o que não pode. E como usá-la da melhor forma possível.

Mas antes, vamos conversar sobre alguns pontos mais básicos da assinatura digital. Vem comigo:

O que é a assinatura digital para escolas?

A assinatura digital é uma forma de assinar documentos sem a necessidade de uma firma física.

Ou seja: não é necessário imprimir o contrato para que cada parte assine. Ele é enviado por e-mail, através de uma plataforma de assinatura digital, e assinado eletronicamente.

Normalmente, essas plataformas de assinatura digital permitem inclusive que as partes façam uma assinatura mesmo, com desenho livre, mas não é necessário que a sua assinatura por lá seja exatamente igual à sua assinatura física.

Aliás, na maior parte dos casos, não é isso o que acontece. É bastante comum que uma assinatura digital de uma pessoa seja completamente diferente de uma assinatura física.

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A assinatura digital tem a mesma validade que a assinatura física de um documento. E nos itens abaixo, vamos entender melhor por que, exatamente.

Qual é a legislação que regula a assinatura digital para escolas? 

A legislação que regula as assinaturas digitais no Brasil é a Medida Provisória 2.200-2/2001, que criou a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).

Essa medida estabelece as normas para o uso de certificados digitais, garantindo a validade jurídica de assinaturas eletrônicas.

A ICP-Brasil atua como um sistema de autoridades certificadoras que emitem os certificados digitais necessários para garantir a autenticidade, integridade e validade das assinaturas digitais.

Documentos assinados com certificados emitidos por essa infraestrutura têm o mesmo valor legal que assinaturas manuscritas.

No entanto, a legislação também prevê que outros tipos de assinaturas eletrônicas possam ser aceitos, desde que haja consenso entre as partes envolvidas.

O que é aceite digital e qual é a diferença com a assinatura digital? 

É muito comum que sistemas e ERPs escolares ofereçam uma forma mais simples de validar questões administrativas, como o aceite digital.

O aceite digital é quando você informa, em um formulário ou botão do site, que você está ciente das informações oferecidas.

Por exemplo: quando você usa um aplicativo, você precisa dar um aceite digital nos seus Termos e Serviços.

Esse aceite digital tem validade jurídica em alguns casos mais simples, como esses dos aplicativos, mas não tem equivalência com a assinatura física.

E é justamente nesse ponto que ele é diferente da assinatura digital. Em alguns casos, como contratos escolares, a assinatura é obrigatória. Não só o aceite.

Por conta disso, a assinatura digital consegue cumprir um papel que o aceite digital não consegue. 

O que uma escola precisa ter para oferecer a assinatura digital?

Oferecer uma assinatura digital não é algo muito complicado.

A escola tem dois caminhos para conseguir oferecê-la, mas normalmente apenas um deles é o mais utiilizado por questões práticas.

A primeira é buscar a certificação direto com uma Autoridade Certificadora — alguns exemplos incluem o Serasa Experian, Certisign, etc.

Essa AC então vai emitir certificados digitais para as pessoas na sua escola que vão lidar com as assinaturas: diretoras, coordenadoras, pessoas da secretaria escolar etc.

A questão é que cada um desses certificados têm um custo.

A outra forma, e a mais comum, é usar sistemas que já têm essa certificação. É o caso do iScholar, ERP Escolar que está lançando agora o iScholar Docs, plataforma de assinatura digital própria.

No nosso caso, nós já temos a certificação. O que você precisa fazer é só oferecer o documento a ser assinado e pronto.

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Quando a assinatura digital é aceita e não aceita?

A assinatura digital substitui a assinatura física, então sempre que a assinatura física for aceita, a digital também vai ser?

Essa é a pergunta que todo mundo se faz ao emitir uma assinatura digital. E tudo parece tão simples, às vezes, que a gente chega até a se perguntar se é verdade!

Mas é mesmo: a assinatura digital é aceita em praticamente todas as ocasiões contratuais. Ela só não é aceita em casos muito específicos, que não estão relacionados com o trabalho de contratos escolares.

Vamos conhecer melhor esses casos agora, me acompanhe:

Quando a assinatura digital é aceita

• Contratos eletrônicos: contratos de compra e venda, prestação de serviços e outros acordos podem ser assinados digitalmente. Isso inclui contratos de trabalho, contratos de aluguel e outros tipos de transações comerciais;
• Documentos fiscais: notas fiscais eletrônicas (NF-e) e outros documentos tributários eletrônicos exigem assinatura digital para garantir a autenticidade e segurança das transações;
• Processos judiciais eletrônicos: em muitos tribunais, a assinatura digital é aceita para petições e outros documentos processuais;
• Acordos entre empresas: assinaturas digitais são amplamente usadas em acordos B2B, onde a segurança e a confiança são essenciais;
• Operações bancárias: Transações bancárias e contratos de financiamento, como empréstimos, podem ser formalizados por meio de assinaturas digitais.

Quando a assinatura digital não é aceita

• Documentos que exigem forma física específica: Em alguns casos, como testamentos ou transações imobiliárias (dependendo da legislação local), ainda pode ser necessário que a assinatura seja feita em papel, com reconhecimento de firma em cartório;
• Contratos com validade internacional: Algumas jurisdições internacionais não aceitam assinaturas digitais ou exigem diferentes padrões de certificação;
• Documentos de identidade ou públicos: Alguns documentos governamentais, como carteiras de identidade ou passaportes, ainda exigem assinaturas físicas;
• Contratos que exigem testemunhas presenciais: Para certos tipos de contratos que precisam de testemunhas ou reconhecimento notarial, a assinatura física pode ser exigida.

A aceitação da assinatura digital depende, portanto, do tipo de documento, da legislação aplicável e das condições contratuais entre as partes envolvidas.

Qual é a melhor forma de oferecer assinatura digital na escola?

O motivo principal de oferecer uma assinatura digital na escola é bem óbvio: ele poupa tempo tanto da equipe quanto dos alunos e responsáveis.

Não ter que ir para a escola ou universidade só para assinar um papel é uma grande vantagem para todo mundo.

A questão é que a maioria das escolas hoje usa dois sistemas: um para fazer a gestão escolar, outro para emitir a assinatura digital.

O melhor é quando você pode contar com um sistema que oferece os dois. E os motivos você vai entender melhor nos próximos itens.

Vamos entender melhor como funciona a sincronia entre ERP Escolar e assinatura digital nas escolas?

Centralização das Informações

Quando a escola utiliza um sistema que integra a gestão escolar (ERP) e a assinatura digital, todas as informações dos alunos, responsáveis e documentos importantes ficam centralizadas.

Isso significa que o mesmo sistema usado para acompanhar a frequência e notas pode ser utilizado para gerar contratos e relatórios que já saem assinados digitalmente.

➡️ Nível de complexidade: Médio
➡️ Aceitação dos alunos: Alta, devido à simplificação
➡️ Aceitação da equipe: Alta, por reduzir o tempo de gestão

Facilidade de Acesso e Consulta

Com a sincronia entre o ERP e a assinatura digital, todos os documentos assinados podem ser acessados de forma rápida, sem necessidade de buscas manuais ou arquivos físicos.

Alunos, pais e a equipe escolar podem acessar os documentos assinados a qualquer momento, de qualquer lugar, economizando tempo e evitando erros.

➡️ Nível de complexidade: Baixo
➡️ Aceitação dos alunos: Alta, por ser prático
➡️ Aceitação da equipe: Muito alta, pela agilidade

Redução de Custos Operacionais

A sincronia entre o ERP e a assinatura digital elimina a necessidade de papel, impressão, envio de documentos físicos e armazenamento de arquivos.

Isso gera uma redução significativa nos custos operacionais, além de ser uma medida sustentável, algo cada vez mais valorizado por escolas e famílias.

➡️ Nível de complexidade: Baixo
➡️ Aceitação dos alunos: Alta, pela responsabilidade ambiental
➡️ Aceitação da equipe: Alta, pelos benefícios financeiros

Segurança dos Dados

Os sistemas de assinatura digital integrados a um ERP escolar utilizam protocolos avançados de segurança, garantindo que os documentos assinados estejam protegidos contra fraudes e acessos não autorizados.

Além disso, esses documentos possuem validade jurídica garantida pela certificação digital.

➡️ Nível de complexidade: alto
➡️ Aceitação dos alunos: média, pois segurança pode não ser a maior preocupação
➡️ Aceitação da equipe: muito alta, devido à segurança e conformidade legal

Otimização do Fluxo de Trabalho

Com a integração dos dois sistemas, o fluxo de trabalho da equipe escolar fica mais ágil e eficiente. A equipe não precisa mais transferir informações entre diferentes plataformas, o que diminui o risco de erros e retrabalho.

Isso permite focar mais no que realmente importa: o ensino e o atendimento aos alunos.

➡️ Nível de complexidade: médio
➡️ Aceitação dos alunos: alta, pois resulta em um atendimento mais rápido
➡️ Aceitação da equipe: muito alta, devido à simplificação das tarefas

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