Cobrança de mensalidade escolar: 5 dicas + modelos prontos

A cobrança da mensalidade escolar é o que mantém as escolas particulares no mercado. A inadimplência escolar trabalha contra a escola, impedindo que ela capte mais alunos e invista em novos equipamentos, professores etc.

Apesar de todas as escolas entenderem que a cobrança da mensalidade escolar atrasada é fundamental, não são muitas que têm um método que garante mais resultados do que dores de cabeça.

Todas as formas de cobrar mensalidade escolar atrasada precisam estar de acordo com a organização da sua escola. É você quem conhece seus clientes e alunos. Então é você que determina a melhor forma de abordá-los.

O texto de hoje pretende te inspirar. Separamos 5 métodos de cobrança com modelos prontos para o envio que vão te ajudar muito a reduzir a inadimplência na sua escola.

Vamos começar?

Cobrança de mensalidade escolar para quem só atrasou um mês

Essa é a cobrança mais fácil de fazer e também a mais simples de receber. Cliente que atrasa só um mês costuma ter motivos. E esses motivos normalmente se resolvem sozinhos.

Um exemplo: seu cliente não pagou porque ele esqueceu da data. É só lembrá-lo e pronto: você recebe a mensalidade escolar.

Ou talvez ele teve um imprevisto esse mês, precisou gastar com o carro, teve uma emergência de saúde. Quem atrasa só um mês não precisa ser cobrado - precisa ser lembrado.

Imagine você atrasando uma parcela de alguma conta. Você não vai querer que o banco entre em contato com você por todos os canais possíveis ameaçando cobrar juros caso o pagamento não seja feito imediatamente.

Há algumas taxas, mas não é costume de qualquer banco cobrar todo dia. Isso é para dívidas maiores. A mesma coisa acontece aqui. Veja logo abaixo o modelo e a frequência da sua cobrança:

Modelo de cobrança de mensalidade escolar - 1 mês de atraso

• Período do atraso: 1 mês;
• Envio por: e-mail;
• Assunto do e-mail: Teve algum problema no seu pagamento?

Olá (nome da pessoa), tudo bem? Aqui é a (seu nome) da escola (nome da escola). Fica tranquilo que tá tudo certo com o (nome do aluno), ok?

Só estou te mandando esse e-mail porque detectamos que nesse mês você ainda não realizou o pagamento da mensalidade, e a data de vencimento do boleto já passou.

Por conta do vencimento, o boleto automaticamente já gera uma multa por atraso. Posso fazer o seguinte: me responda com a data que você está pensando em fazer o pagamento que emito um outro boleto sem atraso, pode ser?

Obrigada e a gente se vê. Até logo!

Att.: (seu nome) (seu cargo).

Cobrança de mensalidade escolar para 2 meses de atraso

Quando seu cliente já está há 2 meses sem pagar, é hora de fazer a cobrança de mensalidade escolar novamente, mas dessa vez com ações mais fortes.

Ao invés de mandar a cobrança somente por e-mail, você pode enviá-la também por Whatsapp e começar a fazer ligações, caso não tenha um aplicativo de comunicação escolar.

A partir daqui, está liberado ligar para cobrar. Mas é melhor que você ligue no máximo uma vez por semana para fazer a cobrança da mensalidade escolar.

Ou melhor: na primeira ligação você combina o prazo para o pagamento das duas mensalidades escolares em uma data que você escolhe. Se essa data chegar e não houver o pagamento, ligue de novo.

2 meses sem o recebimento é um momento delicado. A pessoa pode estar passando por dificuldades e é melhor para todo mundo que o aluno permaneça na escola durante toda a sua formação com o pagamento em dia.

As negociações ainda estão valendo, ok? Veja como conversar com pessoas que atrasaram 2 meses da mensalidade escolar:

Modelo de cobrança de mensalidade escolar - 2 meses de atraso

- Período do atraso: 2 meses; - Envio por: e-mail; - Assunto do e-mail: Podemos negociar suas mensalidades atrasadas?

Olá (nome da pessoa), tudo bem? Aqui é a (seu nome) da escola (nome da escola).

Tentei contato com você mas não obtive retorno. Estamos com 2 meses de atraso na mensalidade escolar do aluno (nome do aluno).

Gostaria de ver com você como conseguimos resolver essa situação que funcione para todo mundo.

No momento, estamos com possibilidades de negociação em aberto. Já adianto que conseguimos remover qualquer juros de mora, e estamos dispostos a ir além para te ajudar nesse pagamento.

Nossos representantes financeiros estão entrando em contato com você para a resolução da situação do melhor jeito. Obrigado e até breve!

Att.: (seu nome) (seu cargo).

Cobrança de mensalidade escolar para 3 meses de atraso

Quando você tem pessoas com 3 mensalidades escolares atrasadas, já pode considerá-las inadimplentes - que precisam de estratégias específicas para que elas paguem.

Inclusive, nós falamos bastante sobre elas no nosso Guia da Inadimplência Escolar.

Pessoas inadimplentes precisam de incentivos para o pagamento. Existem duas formas de incentivar: através de descontos e boa conversa e judicialmente.

O problema é que judicialmente você acaba gastando mais recursos - tempo do seu jurídico, honorários e aquela dor de cabeça básica de mexer com a burocracia da justiça.

Em alguns casos não tem escolha: ou você leva para a justiça ou não recebe. Mas é interessante começar com incentivos diferentes. Alguns deles podem ser:

• Retirada dos juros sobre o atraso;
• Emissão de um novo boleto atualizado, somente com o valor das mensalidades;
• Parcelamento do atraso se a pessoa se comprometer a pagar as próximas em dia;
• Prazo maior para o pagamento (mesma condição acima);

Dentre outras. Veja uma mensagem que elaboramos para começar nessa negociação:

Mensagem de cobrança de mensalidade escolar: 3 meses de atraso

- Período do atraso: 3 meses +; - Envio por: e-mail e Whatsapp; - Assunto do e-mail: Podemos negociar suas mensalidades atrasadas?

Olá (nome da pessoa), tudo bem? Aqui é a (seu nome) da escola (nome da escola). Gostaria de convesar com você sobre os atrasos que você anda tendo no pagamento.

Primeiro gostaria de te tranquilizar: a (nome do aluno) não vai ter nenhum problema para terminar o ano, receber seu diploma e pegar seu histórico. Também vai fazer todas as provas e atividades, vai concluir o ano normalmente.

Ao mesmo tempo, nos resguardamos ao direito de não renovar sua matrícula ano que vem caso você permaneça sem realizar o pagamento das mensalidades que você tem em atraso.

Gostaríamos de saber da sua disponibilidade para a negociação da sua dívida. Estamos dispostos a começar nossa oferta retirando todos os encargos e juros de mora.

É imprescindível que você me retorne esse e-mail. Se a negociação não prosseguir, vamos protestar os títulos em cartório e procurar as medidas legais cabíveis.

Obrigada.

Att.: (seu nome) (seu cargo).

Mensalidade escolar atrasada entre 3 meses e 1 ano

Estou imaginando que, nos casos de inadimplência severa, que ultrapassa os três meses, você deve ter tentado de tudo para receber, certo?

Descontos, retirada de juros, parcelamento: você tentou de tudo e não teve retorno. Infelizmente isso acontece.

Todos os recursos que sugerimos até agora, apesar de injustos para a escola, são mais simples do que movimentar todo o jurídico para reaver a quantia.

Mas quando passamos dos 3 meses de dívida, ainda mais quando chegamos perto de um ano, a negociação começa a ficar cada vez mais difícil e improvável.

Nesses casos, você vai precisar se resguardar e tomar as providências legais cabíveis. Mesmo ainda oferecendo a possibilidade de negociação, é importante que você deixe claro que os títulos estão sendo protestados e que você vai entrar com uma ação para o pagamento.

Veja como fazer essa cobrança da mensalidade escolar:

Mensagem de cobrança de mensalidade escolar: 1 ano sem pagamento

• Período do atraso: 3 meses a 1 ano;
• Envio por: e-mail e Whatsapp;
• Assunto do e-mail: Próximos passos para acertar sua dívida

Olá (nome da pessoa), tudo bem? Aqui é a (seu nome) da escola (nome da escola).

Precisamos conversar sobre as suas mensalidades escolares em atraso. Estou te enviando esse e-mail para te notificar que estamos seguindo os processos legais para receber a quantia.

O primeiro passo vai ser o protesto dos títulos em seu nome no cartório (nome do cartório) aqui na cidade.

Depois disso, estamos amparados pelo Código de Defesa do Consumidor a entrar com uma ação judicial para reaver o valor.

Uma vez que vamos para a justiça, uma decisão a nosso favor pode resultar até na liquidação de bens que você possui para o pagamento da dívida. Por isso a situação é urgente.

Por favor, entre em contato conosco para tentarmos uma solução mais amigável. Ainda estamos abertos a negociação.

Att.: (seu nome) (seu cargo).

Mensalidade escolar atrasada há mais de um ano

Quando você tem pessoas inadimplentes há mais de um ano, é muito improvável que as negociações funcionem.

Mas claro: se você já passou por todas essas etapas de cobrança da mensalidade escolar. Se a negociação foi sugerida ao longo de todo o ano e o devedor não aceitou, o melhor caminho é pela justiça.

Infelizmente a realidade é essa. Sua escola não pode ficar no prejuízo com a inadimplência, que quando ultrapassa a marca de um ano, vai ficando sorrateira.

Parece que você já sentiu o impacto financeiro dessa falta de pagamento. Mas ainda não - quando eles vão se acumulando, sua escola começa a perder muito mais dinheiro do que ganha sem você nem ver.

Nessa etapa, a comunicação vai ser principalmente pelo seu advogado. Mas é interessante enviar um último e-mail explicando o que está acontecendo:

Mensagem de cobrança de mensalidade escolar: cobrança jurídica

- Período do atraso: mais de um ano; - Envio por: e-mail e Whatsapp; - Assunto do e-mail: Estamos entrando com ação para pagamento

Boa tarde, (nome da pessoa). Ao longo do ano tentei entrar em contato com você mas não obtive sucesso. Aqui é a (seu nome) da escola (nome da escola).

Sua dívida de mensalidade escolar já ultrapassou o ano. Decidimos não renovar a matrícula do (nome do aluno), algo que nos é garantido pela Lei 9.870/99.

Nosso advogado está entrando em contato com você para mais informações. A partir de agora, todas as nossas comunicações vão ser feitas através dele.

Tenha um bom dia.

Att.: (seu nome) (seu cargo).

Organizar seu financeiro é fundamental para que sua escola consiga se manter sempre com recursos no caixa.

E como você pode ver, organizar os inadimplentes é o que vai te garantir mais chances de receber o que te é devido sem você precisar judicializar tudo.

O melhor jeito de resolver seu financeiro é através de um sistema de gestão escolar. O IScholar tem um módulo financeiro extremamente robusto, que permite um controle enorme dos seus recebíveis.

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