Como usar um gerenciador escolar on-line para obter melhores resultados

A revolução digital mudou a forma como as organizações são gerenciadas. Diversas ferramentas surgiram para simplificar e automatizar processos que antes demandavam mais tempo para serem realizados.

A gestão eficiente é um dos objetivos principais de qualquer instituição de ensino e que pode ser alcançado através do uso de um sistema de gestão escolar. Desde lidar com as tarefas administrativas até se comunicar com os pais, todas as principais operações da escola podem ser feitas de forma eficiente com um bom sistema.

Neste artigo, veremos mais sobre como sua escola pode obter melhores resultados com o uso de um sistema de gestão.

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O que é um gerenciador escolar on-line?

O gerenciador escolar on-line é um software projetado para aumentar a eficiência e a eficácia das operações escolares diárias e melhorar diversos índices importantes para uma instituição de ensino.

Ele permite que as escolas gerenciem as principais tarefas administrativas cotidianas, como gestão de matrículas, turmas, recebimentos, etc. Além disso, os processos escolares ficam centralizados em um só lugar e o trabalho de toda a equipe é facilitado.

Como um gerenciador escolar on-line potencializa sua gestão?

Um software de gestão ajuda a atingir metas e objetivos de vários setores da instituição. Confira a seguir os principais ganhos que você terá ao optar por utilizar um em sua escola.

1. Aumento de produtividade

A razão para o aumento da produtividade é a diminuição do tempo para realizar as rotinas escolares e o aumento da precisão na organização dos dados. Afinal, a gestão de todos os setores da instituição é feita de forma integrada, com informações sobre todas as áreas prontas para serem acessadas rapidamente.

E como alguns trabalhos manuais são substituídos pelo sistema, diminui-se os riscos de erros e o retrabalho.

2. Economia de recursos

Através de uma interface exclusiva, alunos e pais ganham acesso facilitado às informações da vida escolar como notas, faltas e ocorrências. Assim, uma vez que todas as informações essenciais podem ser registradas no software, o custo com impressão é reduzido. O gestor pode, ainda, acessar relatórios que permitem uma análise de custos mais profunda.

3. Otimização do tempo dos funcionários

Tarefas que ocupavam grande parte do tempo dos funcionários passam a ser realizadas com muito mais praticidade. Com um diário escolar on-line, professores ganham praticidade para mantê-lo sempre atualizado, lançando notas, faltas e conteúdos.

Além disso, o sistema pode emitir rapidamente diversos relatórios como boletim, ficha individual, ata de resultados e histórico escolar, otimizando bastante o tempo de sua equipe.

4. Aumento da satisfação de alunos e responsáveis

O software de gestão escolar on-line facilita a comunicação com alunos e pais. Alguns dos recursos desse tipo de software incluem notificações automáticas via SMS, e-mail, além de um app exclusivo para acompanhar notas, faltas, ocorrências, conteúdos postados e muito mais.

Os sistemas que oferecem a possibilidade de resolver processos administrativos em poucos cliques, como realizar matrícula on-line e assinar documentos eletronicamente, são ainda mais valorizados pelos alunos e pais.

Aumentando a satisfação da comunidade escolar, você pode melhorar a retenção de alunos e atrair ainda mais matrículas.

5. Redução da inadimplência escolar

Um bom software de gestão reúne todas as informações sobre suas matrículas e possibilita o acompanhamento dos pagamentos de forma mais fácil e eficaz.

Alguns sistemas ainda possibilitam automatizar cobranças e diversificar as formas de pagamento, como o recebimento via cartão de crédito de forma recorrente. Ou seja, o débito acontece de forma programada, evitando atrasos ou esquecimentos.

Além disso, através de notificações automáticas via e-mail, app ou SMS, os alunos e pais recebem avisos sobre as pendências financeiras. Portanto, sua escola passa a contar com excelentes recursos que ajudam a combater a inadimplência.

Conheça os benefícios do pagamento recorrente via cartão de crédito

6. Auxílio na tomada de decisões

Com o sistema, é possível ter acesso a diversos relatórios e informações que são muito relevantes para definir estratégias nos momentos de planejamento e tomada de decisão.

Dessa forma, ganha-se uma visão ampla sobre todos os resultados dos setores da escola, possibilitando que o gestor identifique todas as estratégias que estão funcionando e quais precisam ser alteradas para melhorar o desempenho.

7. Segurança dos dados da escola

A segurança de dados é uma grande preocupação de um gestor, pois além de lidar diariamente com dados pessoais de alunos, pais e funcionários, ainda gerencia os resultados da escola.

Um software de gestão ajuda a proteger os dados armazenados pela escola, já que o acesso a informações e documentos é restrito apenas aos funcionários autorizados pelo gestor.

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Agora que você conferiu como a gestão escolar on-line pode te ajudar, é hora de optar pelo melhor sistema. Se você já utiliza algum software, é necessário verificar se ele realmente atende às necessidades da escola e se seu funcionamento e suporte são eficientes.

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Até a próxima!