Dívidas escolares são bem complicadas, mas extremamente comuns.
Aliás, qualquer empresa que ofereça serviços pagos mensalmente vai encontrar problemas com a inadimplência. Não seria diferente nas escolas, que ainda vêm com um agravante: o contrato dura por todo o ano, e ele não pode ser rescindido com o estudante em aula.
O estudante tem o direito, mesmo em situação de dívidas, de concluir o ano letivo e receber seu diploma, caso seja seu último ano.
Se não for o último ano, as informações acadêmicas devem ser incluídas no histórico escolar, mesmo se a dívida nunca for paga.
Ou seja: é como se a escola prestasse serviços de graça, caso a pessoa decida por não pagar.
Mas é claro: a escola está amparada pelo Código de Defesa do Consumidor da mesma forma, e pode acionar legalmente o inadimplente.
No texto de hoje, vamos conversar sobre três pontos:
Vamos lá?
No Brasil, a escola não pode expulsar um aluno durante o ano letivo por inadimplência. Isso é proibido pelo artigo 6º da Lei nº 9.870/99, que regula os valores das mensalidades escolares no ensino privado.
O que diz a lei, em resumo:
Ou seja: a escola é obrigada a manter o aluno até o fim do ano, mas pode tomar medidas administrativas e judiciais para cobrar o valor (inclusive negativação e ação de cobrança).
É bem preto no branco, não há muito o que dizer sobre a legalidade da inadimplência além disso.
É claro: é importante entender também que nenhuma medida discriminatória pode ser tomada contra os alunos inadimplentes.
Eles não podem ser cortados de eventos escolares ou viagens a campo, por exemplo, mesmo que seja cobrado um valor extra na mensalidade para realizar essas atividades.
Temos dois textos bem completos sobre esse assunto aqui no blog. Um deles inclusive discute de uma forma mais aprofundada os primeiros métodos para lidar com as dívidas escolares.
Acompanhe:
➡️ Inadimplência escolar: como reduzir e como lidar
➡️ Protesto em cartório para inadimplência escolar: como fazer?
Agora vamos tratar dos 5 passos fundamentais para lidar com as dívidas escolares:
Esses dois textos linkados acima tratam principalmente de dois pontos: como identificar a inadimplência escolar e como cobrá-la, com modelos de e-mails e um tutorial rápido para o protesto em cartório.
Mas isso em si não resolve a inadimplência escolar completamente.
As dívidas escolares acontecem porque esses passos simples não foram o suficientes para que a situação de inadimplência seja resolvida.
A verdade é que não há garantias de recebimento de uma dívida. Mas você deve tentar até o final receber sua parte, já que os serviços estão sendo prestados.
Veja logo abaixo uma esquematização do processo de recebimento de dívidas escolares, indo bem mais fundo do que esses dois textos introdutórios conseguem transmitir:
Vamos entrar em detalhes sobre esses pontos logo abaixo. Acompanhe:
Mais importante do que saber que há inadimplência é saber exatamente em que estágio ela está.
Um aluno que atrasou uma mensalidade não pode ser tratado da mesma forma que alguém com três ou mais em aberto.
O ideal é implementar sistemas — mesmo que simples, como planilhas com cores — que classifiquem o atraso por tempo, valor e frequência.
Isso cria uma espécie de ranking de severidade, que permite priorizar ações, personalizar abordagens e evitar que casos graves passem despercebidos.
Com um bom diagnóstico, a escola atua de forma preventiva e estratégica, sem confundir inadimplência pontual com evasão iminente.
Cobrar um pai ou responsável exige sensibilidade, mas também clareza. E isso só funciona se a abordagem for proporcional ao tipo de atraso.
Dívidas de poucos dias podem ser tratadas com lembretes cordiais. Já atrasos reincidentes pedem um tom mais direto, com alertas sobre consequências (como negativação ou perda da vaga no próximo ano).
Por isso, é essencial ter uma régua de cobrança organizada por faixa de atraso:
A comunicação precisa ser consistente e ajustada ao perfil da dívida — senão, vira ruído.
Quando o caso avança e a dívida persiste, o setor financeiro não pode agir isoladamente. É aí que entra o time jurídico.
Ele deve receber os casos certos, com os documentos organizados e com o histórico completo da cobrança anterior. Só assim o processo extrajudicial ou judicial pode ser iniciado de forma rápida e segura.
A escola precisa ter um fluxo bem definido de transição entre cobrança administrativa e jurídica — e isso inclui responsabilidade sobre prazos, envio de documentos e formas de acompanhamento.
É esse alinhamento que permite que a cobrança avance com força jurídica sem comprometer a relação institucional da escola com a família.
Identificar e planejar não basta. O maior gargalo em escolas com alto índice de inadimplência é não executar o que já foi definido.
A régua de cobrança existe, os modelos de e-mail foram escritos, o jurídico está alinhado — mas ninguém fez o follow-up, ninguém ligou, ninguém formalizou a próxima etapa.
Evitar isso exige responsáveis claros por cada fase, com prazos definidos e uma rotina mínima de verificação (semanal ou quinzenal).
Sem esse controle, mesmo escolas bem organizadas perdem dinheiro por pura omissão operacional. A inadimplência precisa ser tratada como um processo contínuo — e não como uma crise pontual.
Um dos maiores vilões de qualquer trabalho financeiro é com certeza a falta de comunicação — ou melhor, o silêncio.
Indicadores fantasma, que estão ali apenas para cumprir um requisito da diretoria mas que raramente são checados, geram problemas também fantasmas.
A inadimplência silenciosa é um dos maiores desses problemas fantasma. Ela, como o nome diz, é completamente silenciosa — quando você percebe, é tarde demais.
Para conversar melhor sobre isso, separamos esse tópico em três partes principais:
Vamos lá:
A inadimplência silenciosa acontece quando a escola não percebe pequenos atrasos acumulados ou ignora sinais claros de risco financeiro.
Pode vir de alunos que sempre pagaram em dia, mas começam a atrasar discretamente, ou de famílias que demonstram dificuldade, mas não verbalizam.
Esse tipo de inadimplência cresce nas sombras: começa com um atraso isolado, passa para dois meses em aberto, e quando se percebe, o valor é alto demais para negociar com facilidade.
Na maioria das vezes, o problema é falta de sistema de monitoramento constante. Se o setor financeiro só olha os dados no fim do trimestre, os problemas já se consolidaram.
Para evitar, é essencial:
Não se trata de criar alarme em excesso, mas de não permitir que a dívida se normalize no silêncio.
Quando a inadimplência silenciosa é percebida já em estágio avançado — vários alunos, valores altos, múltiplos meses —, a ação precisa ser rápida e coordenada.
O primeiro passo é levantar todos os dados com precisão: quem são os alunos, qual o valor total da dívida, há quanto tempo os atrasos ocorrem, se houve tentativas anteriores de contato.
Em seguida, a escola precisa estruturar uma campanha de recuperação específica, com um tom diferente do usual. É um tipo de comunicação mais institucional, mais firme, e com propostas objetivas de acordo.
É também o momento de envolver a coordenação pedagógica e até a direção, para avaliar caso a caso. Em muitos casos, o aluno já está emocionalmente desconectado da escola, e o risco de evasão é alto.
Por fim, é fundamental criar um plano de reengajamento para quem negociar: mostrar que a escola está disposta a manter o vínculo desde que haja esforço mútuo.
Um ERP Escolar bem implementado é, sem exagero, a ferramenta mais eficiente para eliminar a inadimplência silenciosa.
Esses sistemas não servem só para emitir boletos — eles permitem visualizar padrões de comportamento financeiro, automatizar alertas, gerar relatórios em tempo real e sinalizar alunos com risco iminente.
O segredo está na personalização: configure o ERP para mostrar todos os atrasos acima de X dias, para destacar quem atrasou duas vezes nos últimos três meses, para cruzar dados de inadimplência com notas ou presença, por exemplo.
Além disso, o ERP pode integrar a régua de cobrança com e-mails e notificações automáticas, mantendo uma rotina ativa sem exigir esforço manual constante.
A inadimplência silenciosa sobrevive em ambientes sem controle. Um ERP bem utilizado transforma esse ambiente em algo visível, rastreável e controlável.
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