Como emitir diploma digital na faculdade?

Você provavelmente já está sabendo da nova necessidade que o MEC está cobrando das instituições de ensino superior: emitir diploma digital para todos os alunos.

O fato dessa necessidade ser uma cobrança do próprio MEC já deixa bem claro que não tem como escapar da digitalização do diploma. Aliás, ele já está sendo obrigatório em todas as Instituições de Ensino Superior do País.

Mas existem uma série de entraves que estão dificultando a vida de muitos gestores. Apesar dos avanços tecnológicos, a emissão e o registro dos diplomas digitais ainda estão “presos” à legislação dos anos 50 - que regulam como os diplomas são emitidos.

Hoje, vamos falar um pouco mais sobre como emitir os diplomas digitais, levando em conta suas principais necessidades e meios de facilitar a burocracia que vem se criando em torno da solução do governo, que nasceu para desburocratizar.

Vamos começar?

O que é o diploma digital?

O Diploma Digital é uma iniciativa do Ministério da Educação, que começou lá em 2018/2019 e teve sua implantação iniciada ainda em 2020. O MEC procura padronizar a emissão de diplomas de forma digital para todas as Instituições de Ensino Superior no Brasil.

O Diploma Digital é um documento que tem a mesma validade do diploma físico, mas com alguns níveis de segurança a mais para evitar fraudes e aumentar a segurança da informação nos dados armazenados pelas instituições.

No estágio que estamos hoje na emissão de diplomas digitais, ele já está sendo emitido no formato nato-digital - ou seja, naturalmente digital: primeiro online, depois impresso.

Segundo o MEC, essa iniciativa vai permitir uma “desburocratização do processo de geração e emissão do diploma e a consequente economia de tempo e custo do serviço”.

Na teoria, essa desburocratização é óbvia e salta aos olhos: antes, todos os diplomas deveriam ser impressos pela IES, enviados para um órgão do MEC, validados, enviados de volta e só aí eles poderiam ser entregues. Tudo isso por correio, pois os diplomas eram físicos.

Por conta dessa burocracia, o prazo mínimo para a entrega dos diplomas físicos sempre foi de 60 dias estabelecidos pelo próprio MEC. Mas não havia prazo máximo, com muitas IES só conseguindo entregar no dobro ou no triplo desse tempo. E algumas tinham prazos ainda maiores.

A ideia é que a emissão do diploma digital facilite e acelere todo esse processo. Mas a burocracia acaba aparecendo em algumas partes, aqui e ali, como é de se esperar.

Ao longo do texto, vamos falar mais sobre esse ponto. Mas agora uma dúvida muito comum: É obrigatório emitir diploma digital? O MEC não está brincando em serviço - é obrigatório sim emitir o diploma digital. Isso está valendo para todas as Instituições de Ensino Superior brasileiras - federais, estaduais e particulares.

A Portaria 554/2019 do MEC determinou que todas as IES deveriam emitir o diploma digital até março de 2021. E a Portaria 117/2019 determinou uma extensão do prazo, para até 31 de dezembro de 2021.

À partir dessa data, todas as IES estão obrigadas a emitir o diploma digital.

Como emitir diploma digital?

Nós mencionamos a burocracia de emitir um diploma digital, mas acredite: o processo da emissão em si não é tão complicado para as Instituições. Pelo menos não nesse momento.

O que temos em relação à dificuldade em emitir o diploma digital são questões relacionadas com a falta de adaptabilidade tecnológica das próprias IES. Muitas delas não tinham - e algumas ainda não têm - um sistema robusto o suficiente para oferecer um processo fluido e simples.

Veja, por exemplo, o que uma IES deve oferecer em relação à segurança dos diplomas para conseguir fazer sua própria emissão:

• Certificado Digital da Instituição;
• Assinatura Digital com carimbo de tempo no ICP - Brasil;
• A Assinatura Digital também deve estar no Padrão Brasileiro de Assinatura Digital;
• Possibilidade de múltiplas assinaturas no mesmo documento;
• Uma seção exclusiva no site ou portal do aluno para a consulta do diploma;
• A entrega do diploma no formato XML;
• Área exclusiva no site para consulta da validade do diploma;

Tudo isso e mais algumas recomendações estão dispostas na Portaria 554 do MEC, que regula a emissão do diploma digital.

Instituições que não estavam preparadas para essa nova rotina tiveram que se adequar. Muitas escolheram buscar um sistema de gestão para faculdades para conseguir cumprir todas essas recomendações e ainda facilitar a vida dos alunos.

Mas de qualquer forma, esse é um trabalho feito uma vez. O sistema de gestão, uma vez implementado, ajuda a resolver boa parte dessas pequenas burocracias. As outras, as IES resolvem no seu departamento de TI e Contabilidade sem dificuldades muito grandes.

A burocracia que está atrapalhando a vida de muitas IES vem no próximo tópico: a dificuldade de fazer o registro dos diplomas, que ainda permanece obrigatório.

Como registrar um diploma digital?

Um diploma digital precisa ser registrado, da mesma forma que um diploma físico também precisava. A Lei de Diretrizes e Bases, a LDB, ainda está em vigor nas suas determinações.

Existem duas modalidades para registrar um diploma digital: se a sua IES é uma Universidade ou um Centro Universitário é de um jeito, mas se ela é caracterizada como uma faculdade, é de outro jeito.

Universidades e Centros Universitários podem continuar fazendo o registro dos seus próprios diplomas normalmente. Aqui, a velocidade da entrega do diploma acaba aumentando muito, e no futuro, diplomas atrasados não vão mais ser problemas.

Agora, as Faculdades não podem registrar seus próprios diplomas. Uma Faculdade particular precisa, ao emitir seu diploma digital, enviá-lo para o registro em uma Universidade Federal. E é aí onde entra a burocracia.

A Faculdade, nesse caso, acaba saindo bastante no prejuízo. Agora, com o diploma digital sendo uma realidade, está cada vez mais claro que as IES particulares que emitem mais rápido vão ter maior valor no mercado, vão conseguir atrair mais estudantes.

Esse é o caminho natural das coisas. Mas as Faculdades, por mais que os processos internos e a TI estejam 100% alinhadas, ainda precisam dessa validação de uma Universidade - seja pública ou privada.

Mas na maioria dos casos, a responsabilidade cai sobre as Federais, caso a Faculdade não seja parte de uma Universidade ou Centro Universitário.

Acaba que a Faculdade não tem controle do registro dos seus diplomas digitais, e portanto não consegue estipular prazos competitivos - ou mesmo certos.

Mas antes de trazer a solução, vamos ver as principais diferenças entre Universidade e Faculdade para trazer mais luz nesse ponto:

Qual a diferença entre Universidade, Centro Universitário e uma Faculdade?

Primeiro, a definição de Faculdade: é uma Instituição focada no ensino de uma competência específica. Um exemplo que vai clarear tudo: é uma Faculdade de Direito, ou uma Faculdade de Engenharia.

Já uma Universidade oferece vários cursos, e abrigam em si várias Faculdades. Outro exemplo: a FFLCH, Faculdade de Filosofia, Letras e Ciências Humanas, é parte da USP - a Universidade de São Paulo.

Além de abrigar as Faculdades, as Universidades normalmente também têm as seguintes características:

• Colocar em prática os pilares de Ensino, Pesquisa e Extensão;
• Oferecer programas de pesquisa, Mestrado e Doutorado;
• Ter autonomia no seu funcionamento;
• Ter autonomia para criação de novos cursos e estabelecer novas Faculdades;
• Ser reconhecida pelo MEC como uma Universidade ou Centro Universitário;

A diferença parece pequena, mas existem vários centros de ensino privados que, embora não caracterizados como Universidades, abrigam diversas Faculdades na sua estrutura.

O que acontece é que essas Faculdades ficam dependentes de outras na cidade ou no estado para registrar seus diplomas. Uma Faculdade de Segurança do Trabalho, por exemplo, em uma região rural, pode precisar registrar seus diplomas com uma Universidade Federal que está a centenas de quilômetros de distância.

Claro que a internet acaba com essa distância, mas ainda assim, a falta de independência das Faculdades de emitir seus próprios boletos fica cada vez mais acentuada conforme a distância do apoio que essa faculdade pode ter.

Como emitir diploma digital mais rápido?

O que acontece com muitas Faculdades que não tem essa autonomia para a fazer o registro dos seus próprios diplomas é recorrer às Universidades Federais da região.

E o motivo é simples: como Federais, elas são moralmente responsáveis por oferecer esse apoio, enquanto as instituições privadas acabam não tendo nenhum respaldo pelo trabalho extra do registro.

E as Universidades Federais são similares, mas também bastante diferentes umas das outras. Se o que determina o que é uma Universidade é o reconhecimento da sua autonomia pelo MEC, cada uma tem suas instituições e prazos.

Por conta disso, os processos de registro de diplomas são completamente diferentes uns dos outros.

Cabe à iniciativa privada trazer a padronização nessa parte que o diploma digital não consegue padronizar. Nós do IScholar, através das ferramentas parcerias de Universidades Federais, conseguimos emitir e validar qualquer diploma em cinco minutos.

É assim que as Faculdades estão emitindo seus diplomas e validando rápido para se manterem competitivas no mercado. E é assim que sugerimos que você faça também!

Faça uma Demonstração IScholar e converse com nossos especialistas. Vamos te mostrar como o processo fica mais simples com a nossa plataforma, e você vai resolver esse último ponto burocrático ao emitir seu diploma digital.