Fazer a gestão de recursos escolares é um trabalho que nunca tem fim.

Lembre-se: estamos falando de escolas, não de museus. Os recursos escolares precisam ser, acima de tudo, utilizados pelos alunos, professores e trabalhadores.

A escola é lugar de ação — de estudar, planejar e executar. Por conta disso, os recursos escolares devem estar sempre em utilização.

Existem algumas responsabilidades de gestão que não podem ser ignoradas. Hoje, nesse artigo, vamos conversar melhor sobre eles.

Nossa principal bibliografia é a coleção Cadernos de Gestão, de Heloísa Luck, especialmente os volumes 1 a 3.

Se você quiser se aprofundar ainda mais nesse assunto, sugiro bastante a leitura. Você pode encontrar todos os livros no site da Editora Vozes.

Vamos começar?

As áreas escolares que precisam de gestão de recursos

Antes de tudo, precisamos conversar sobre quais são as áreas que vamos analisar aqui nesse artigo.

É claro que todas as áreas escolares precisam da gestão de recursos. Mas em algumas delas, essa necessidade é mais urgente do que em outras.

Por exemplo: a gestão da sala de aula é importante, mas ela normalmente é feita pelos próprios professores — se algo está fora do lugar, eles mesmos arrumam ou avisam.

Agora, a gestão da cantina escolar é diferente — é necessário realizá-la mais de perto, porque na cantina temos produtos perecíveis, materiais caros, contratos com fornecedores, trabalhadores dedicados, consumo de energia etc.

Esse vai ser nosso critério ao longo do texto. Aqui, vamos tratar das seguintes áreas:

• Cantina escolar (ou lanchonete/restaurante); 
• Almoxarifado ou depósito; 
• Salas multimídia e laboratórios de química; 
• Portaria escolar; 
• Depósito de educação física e depósito geral.

Cada uma dessas áreas de gestão é necessária para o bom funcionamento da escola.

No próximo item, vamos conversar sobre o método de gestão dessas áreas e falar mais sobre cada uma delas.

E depois, trazemos também o melhor recurso para fazer a gestão de recursos escolares em todas as áreas juntas.

Vamos lá:

Como melhorar a gestão de recursos escolares nas 5 áreas mais necessárias

A gestão dos recursos escolares, como conversamos, precisa ter método.

“Só fazer” não é o suficiente, porque cada gestor em cada área precisa, no fim das contas, seguir o modelo de gestão escolar presente.

Inclusive, o modelo de gestão escolar tem pilares fundamentais: RH, marketing, financeiro, pedagogia, administração e tecnologia.

Cada um desses pilares deve estar presente na hora de fazer a gestão de recursos escolares em cada uma das áreas que vamos tratar aqui.

Por exemplo: a gestão dos equipamentos multimídia presentes nas salas multimídia e laboratórios.

Essa gestão passa por alguns pilares fundamentais: no RH, é necessário garantir a perícia técnica de quem faz essa gestão. No marketing, é fundamental que todos os equipamentos estejam funcionando sempre que os alunos precisarem, já que isso é um diferencial da escola.

Toda a gestão feita na escola vai passar por um desses pontos eventualmente. E é a partir deles que vamos analisar cada uma das áreas escolares.

Vamos lá:

Gestão de recursos escolares na cantina: eficiência e controle

A cantina escolar é um espaço que vai além da simples venda de alimentos: ela desempenha um papel importante na experiência dos alunos e também na educação nutricional. 

A boa gestão dos recursos nesse setor impacta diretamente na satisfação dos alunos e na redução de desperdícios, sendo fundamental para garantir tanto a qualidade quanto a sustentabilidade das operações. 

Isso inclui o controle de estoques, o planejamento financeiro e o treinamento da equipe para que tudo funcione de forma eficiente e integrada.

• RH: Treinamento para os funcionários na manipulação de alimentos e atendimento ao público;
• Marketing: Criação de campanhas para incentivar hábitos alimentares saudáveis;
• Financeiro: Controle rigoroso dos custos operacionais e precificação justa dos itens vendidos;
• Administração: Monitoramento de estoques e fornecedores confiáveis;
• Tecnologia: Implementação de sistemas de pagamento eletrônico e registro de vendas.

Almoxarifado escolar: organização e precisão

O almoxarifado é o coração da gestão de materiais escolares, garantindo que todos os setores da escola tenham os recursos necessários para funcionar sem interrupções. 

Uma gestão eficiente no almoxarifado não apenas reduz custos operacionais, mas também melhora a qualidade dos serviços oferecidos aos alunos e professores. 

Isso exige métodos eficazes de organização, registro de estoques e reposição planejada. 

Além disso, o uso de tecnologias modernas pode automatizar processos, diminuindo erros e aumentando a produtividade.

• RH: Garantir que os responsáveis pela área sejam bem treinados para lidar com inventários;
• Marketing: Planejamento de ações para evitar falta de materiais em períodos importantes, como eventos escolares;
• Financeiro: Redução de desperdícios por meio de um controle eficiente de entradas e saídas;
• Administração: Implementação de rotinas de conferência e armazenamento;
• Tecnologia: Uso de softwares para controle de estoque e alertas automáticos.

Salas multimídia e laboratórios: inovação na gestão de recursos escolares

As salas multimídia e os laboratórios são áreas que representam o compromisso da escola com a educação moderna e com o desenvolvimento de competências essenciais para o futuro. 

Mas esses espaços também demandam uma gestão complexa, que deve integrar a manutenção de equipamentos, o controle de custos e o agendamento de uso. 

Uma abordagem bem planejada garante que os alunos aproveitem ao máximo os recursos disponíveis, com equipamentos em pleno funcionamento e acessíveis para todos.

• RH: Técnicos capacitados para operar e reparar equipamentos multimídia e laboratoriais;
• Marketing: Comunicação com os pais sobre o diferencial dessas salas na formação dos alunos;
• Financeiro: Planejamento orçamentário para manutenção e aquisição de novos equipamentos;
• Administração: Acompanhamento do uso e agendamento organizado das salas;
• Tecnologia: Atualização constante de softwares e dispositivos.

Portaria escolar: segurança e eficiência no uso de recursos

A portaria é o principal ponto de acesso e segurança da escola, sendo crucial para o bem-estar de todos os envolvidos. 

A gestão de recursos na portaria deve priorizar a organização do fluxo de pessoas, a manutenção de equipamentos de monitoramento e o treinamento dos profissionais para lidar com situações críticas. 

Um sistema integrado de controle de acesso pode otimizar as operações e trazer mais segurança para a comunidade escolar.

• RH: Capacitação de porteiros para atendimento ao público e gestão de crises;
• Marketing: Valorização da segurança como um diferencial competitivo da escola;
• Financeiro: Investimento em tecnologias como câmeras e controle de acesso;
• Administração: Organização de fluxos de entrada e saída;
• Tecnologia: Uso de sistemas integrados de identificação.

Depósito de educação física: gestão alinhada com os objetivos pedagógicos

O depósito de materiais esportivos é uma área frequentemente subestimada, mas de grande importância para as atividades pedagógicas e extracurriculares. 

Uma boa gestão garante que todos os itens estejam em condições de uso, otimizando os recursos disponíveis e promovendo uma experiência mais enriquecedora para os alunos. 

Além disso, uma abordagem planejada também reduz custos ao evitar a perda ou danificação de equipamentos.

• RH: Designar responsáveis pelo controle e manutenção dos materiais;
• Marketing: Promover eventos esportivos para engajamento da comunidade escolar;
• Financeiro: Planejamento para reposição e aquisição de novos equipamentos;
• Administração: Organização dos itens por uso e frequência;
• Tecnologia: Digitalização do controle de empréstimos e devoluções.

Como organizar a escola para fazer a gestão de recursos escolares?

A questão é que muitas vezes é difícil encontrar tempo e pessoas para fazer a gestão de todos essas áreas como ela precisa ser feita. E tudo bem.

Escolas são organismos vivos e estão sempre em fluxo. É difícil ficar por cima de tudo.

Mas com método, você consegue manter todas essas áreas da escola bem geridas, abastecidas e acompanhadas.

Esse método, é claro, é a gestão escolar. Ela usa vários recursos para ser eficiente em todas as áreas que organiza.

Mas para o texto de hoje, que busca fazer a gestão de áreas bem específicas, os principais aspectos da gestão escolar que precisamos tratar são os colaboradores responsáveis por elas e a tecnologia.

Vamos conversar melhor sobre isso logo abaixo. Me acompanhe:

Contratando colaboradores experientes

É absolutamente necessário contar com o apoio de colaboradores experientes nas principais áreas em que a gestão de recursos escolares acontece.

No caso das áreas que citamos aqui, temos:

• Cantina/Lanchonete: equipe de cozinha + caixa, com ou sem gestão dedicada. Se não houver um gestor específico para a cantina, a coordenação e a direção precisam fazer esse papel, gerindo entradas, saídas, vendas, comprovantes fiscais de acordo com as exigências governamentais e a qualidade dos produtos vendidos;
• Almoxarifado, depósito escolar geral e laboratórios: de preferência, quem fica responsável por essa área não deve ser alguém contratado de fora, mas sim alguém com bastante experiência na sua escola. Um professor, um bibliotecário, um porteiro;
• Salas multimídia: alguém deve ser responsável por fazer a testagem diária dos equipamentos presentes para garantir que tudo vai dar certo ao longo do dia, evitando que alunos percam tempo de aula. Não é necessário que a manutenção mais complexa dos equipamentos seja feita por alguém contratado. Essa parte pode ser terceirizada;
• Portaria escolar: alguém com experiência na área é fundamental.

Trabalhando com sistemas de gestão escolar

Todas essas áreas são beneficiadas com um ERP Escolar.

Existem sistemas de gestão escolar específicos para cada uma delas, mas considerando a realidade integrada das escolas, o melhor que você pode fazer é trabalhar com um sistema mais completo, que busca trabalhar todas essas áreas de uma vez.

Esse é o trabalho do iScholar. Somos um ERP Escolar que gerencia todas essas áreas e mais algumas.

Organizando dessa forma, você tem mais garantias de ter um bom trabalho sendo realizado.

Faça um teste guiado hoje e navegue pelas nossas funcionalidades. Todas as áreas citadas no texto podem automatizadas e geridas com o iScholar.

Obrigado pela leitura!