Toda empresa brasileira que presta serviços ou vende produtos é obrigada a emitir a Nota Fiscal.

Mas existe uma diferença bem grande entre as Notas Fiscais de Serviços e as Notas Fiscais de Produtos.

As escolas geralmente vão emitir Notas Fiscais de Serviços. Elas são obrigadas a gerá-las para todos os pagamentos feitos pelos alunos ou responsáveis por suas mensalidades. Isso é praxe e todas as escolas entendem isso.

Porém, surge um questionamento: e quando as escolas vendem produtos? Talvez um uniforme, produtos esportivos em época de campeonatos, excursões etc.

Esses casos não são muito comuns, mas, quando acontecem, acabam gerando a necessidade de emitir uma Nota Fiscal de Produtos.

Hoje vamos conversar melhor sobre a diferença entre essas duas Notas, e quais são os casos nos quais a Nota Fiscal de Produtos precisa ser emitida.

Também vamos conversar sobre como essas Notas Fiscais são emitidas pelas escolas, e quais são os melhores métodos para agilizar o processo.

Vamos juntos?

Qual é a diferença entre as Notas Fiscais de Produtos e Serviços?

Bom, como entendemos, a NFS-e (o “e” ao final é de Eletrônica) deve ser gerada toda vez que a escola vai cobrar uma mensalidade.

Inclusive, até os alunos inadimplentes, mesmo não pagando as mensalidades há algum tempo, ainda precisam receber as NFS-es normalmente.

Elas estão relacionadas com o serviço prestado, e não com o pagamento do serviço prestado.

Enquanto isso, a Nota Fiscal de Produtos vendidos deve ser gerada quando a escola faz uma venda.

Essa venda pode ter características bem diferentes. Ela pode ser, por exemplo, de um kit de uniformes — nesse caso, é a venda direta para o seu aluno.

Mas ela também pode vender apostilas para a comunidade fora da escola, por exemplo.

Então, a diferença entre os dois tipos de Notas Fiscais é, resumidamente:

• NFS-e (Nota Fiscal de Serviço Eletrônica) — deve ser gerada sempre que a escola cobra uma mensalidade, independentemente do pagamento. Ela está vinculada ao serviço prestado, não ao pagamento;
   
• NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) — deve ser emitida sempre que a escola realiza uma venda, como a de uniformes para alunos ou apostilas para a comunidade.

No próximo tópico, vamos conversar melhor sobre quando uma escola gera vendas, só para deixar mais claro quando a NF-e precisa ser emitida.

Vamos lá:

Quais são os tipos de vendas que acontecem na escola?

Cada escola é um universo. Por conta disso, existem vários produtos que podem (e são) vendidos nela.

A questão é que é necessário gerar uma Nota Fiscal para cada um desses produtos comercializados. Isso é garantido por Lei.

Hoje, não é tão comum que as escolas façam vendas diretas para os alunos fora das vendas mais comuns, como as da cantina escolar, uniformes e alguns livros e apostilas.

Ao mesmo tempo, mesmo nesses casos, a Nota Fiscal de Produtos precisa ser gerada.

Vamos explorar mais alguns casos aqui nesse tópico. E, depois, vamos conversar sobre como essas NF-es são emitidas.

Vamos juntos:

Vendas de Uniformes e Material Escolar

Além das vendas de uniformes e materiais escolares, que são bastante comuns em muitas instituições, as escolas frequentemente vendem itens relacionados ao seu dia a dia, como uniformes personalizados, mochilas, e outros acessórios.

Cada um desses produtos deve ser registrado com uma Nota Fiscal de Produtos. Isso se aplica tanto às vendas realizadas diretamente para os alunos quanto às vendas para a comunidade externa.

Emitir uma nota fiscal garante que todas as transações sejam documentadas e que os impostos correspondentes sejam pagos corretamente, conforme exigido pela legislação fiscal.

É importante que as escolas estejam atentas a essa obrigatoriedade para evitar problemas com o fisco e manter a transparência nas suas operações comerciais.

Venda de Livros e Apostilas

A venda de livros e apostilas também requer a emissão de uma Nota Fiscal de Produtos.

Embora muitas escolas ofereçam esses materiais como parte do currículo, algumas podem vender livros e apostilas adicionais para alunos e para a comunidade externa.

Cada venda deve ser acompanhada por uma nota fiscal para garantir que todos os aspectos da transação estejam em conformidade com a lei.

Isso inclui não apenas livros didáticos, mas também materiais de apoio, como guias de estudo e cadernos de exercícios, que são frequentemente vendidos em lojas de materiais escolares ou diretamente pela escola.

Eventos e Atividades Especiais

Escolas frequentemente organizam eventos especiais, como feiras de ciências, eventos culturais e competições esportivas, que podem envolver a venda de produtos e ingressos.

Nessas ocasiões, a venda de ingressos e produtos relacionados aos eventos também deve ser registrada com uma Nota Fiscal de Produtos.

Mesmo que a venda seja pontual e esteja relacionada a eventos específicos, a documentação correta é essencial para garantir que todos os aspectos financeiros sejam geridos adequadamente e que os impostos sejam pagos conforme a legislação vigente.

➡️ Leia também: Como fazer eventos escolares em 5 passos

Venda de Produtos de Fundraising

Algumas escolas realizam campanhas de arrecadação de fundos, como a venda de produtos personalizados, bolos e doces preparados por alunos e pais, ou itens promovidos por parcerias com empresas.

Mesmo que esses produtos sejam vendidos com o objetivo de arrecadar fundos para a escola, a Nota Fiscal de Produtos deve ser emitida para cada transação.

Isso assegura que todas as receitas sejam registradas e que a escola esteja em conformidade com as obrigações fiscais, além de fornecer transparência para os compradores e para as autoridades fiscais.

Venda de Produtos para a Comunidade Externa

Além de vender produtos diretamente para os alunos, algumas escolas oferecem produtos e serviços à comunidade externa, como cursos extracurriculares, workshops e materiais educacionais.

A venda desses produtos e serviços para pessoas fora da escola também requer a emissão de Nota Fiscal de Produtos.

Isso não só ajuda a manter a conformidade com a legislação fiscal, mas também demonstra a responsabilidade e a transparência da escola em suas operações comerciais.

Ao emitir notas fiscais para todas as vendas, a escola garante que está seguindo as normas e contribuindo adequadamente para o sistema tributário.

Como emitir Nota Fiscal de Produtos para a escola?

Cada estado, e cada cidade também, tem regras específicas para gerar uma Nota Fiscal Escolar.

Essas variações são reais tanto nas NFS-es quanto nas NF-es.

Existem algumas questões que são determinadas por lei na emissão da NF-e, mas existem algumas outras relacionadas ao próprio trabalho rotineiro de lançá-las.

Vamos focar nesses dois pontos nos tópicos logo abaixo. Me acompanhe:

Regras Específicas por Estado e Cidade

Cada estado e cidade no Brasil possui suas próprias regulamentações para a emissão de notas fiscais escolares, tanto NFS-e (Nota Fiscal de Serviço Eletrônica) quanto NF-e (Nota Fiscal Eletrônica para produtos).

Essas regras podem variar em termos de alíquotas de impostos, prazos para emissão e formatos de envio.

Por exemplo, alguns municípios exigem que as escolas utilizem plataformas específicas para emitir suas notas fiscais, enquanto outros permitem o uso de sistemas de ERP ou softwares fiscais próprios.

Portanto, é fundamental que cada escola compreenda as exigências locais para garantir que suas operações estejam em conformidade com as regulamentações fiscais vigentes.

Variações nas NFS-es (Serviços)

As Notas Fiscais de Serviço (NFS-es) são obrigatórias para todas as escolas que prestam serviços educacionais.

No entanto, as regras para a emissão dessas notas variam entre estados e cidades. Em algumas localidades, as escolas podem emitir as NFS-es diretamente pelo site da prefeitura, enquanto em outras é necessário utilizar sistemas integrados.

Além disso, a carga tributária aplicada pode variar, especialmente no que diz respeito ao ISS (Imposto Sobre Serviços).

Essas variações demandam que as escolas estejam sempre atentas às mudanças nas leis locais e façam ajustes em seus processos fiscais para evitar inconsistências e problemas com o fisco.

Variações nas NF-es (Produtos)

A emissão de NF-e para produtos, como a venda de uniformes, apostilas e outros itens, também segue regulamentações específicas que variam entre estados.

A alíquota do ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) pode ser diferente em cada região, o que afeta diretamente o valor total dos produtos vendidos.

Além disso, algumas cidades exigem que as escolas façam registros detalhados de cada venda, enquanto outras oferecem mais flexibilidade na forma de gerenciamento das NF-e.

Esses fatores precisam ser levados em consideração para que a escola opere de maneira eficiente e legalmente correta.

Prazos e Rotinas de Emissão

Além das variações nas regras de emissão, o processo diário de lançar notas fiscais pode ser um desafio para muitas escolas, especialmente aquelas que operam em grandes cidades ou estados com maior rigor fiscal.

Em muitos locais, há prazos rigorosos para a emissão das notas após a prestação do serviço ou a venda de um produto, e o descumprimento desses prazos pode resultar em multas.

Gerir essas obrigações de forma rotineira, garantindo que as notas sejam emitidas no tempo certo e com todos os dados corretos, exige um bom sistema de organização e gestão fiscal.

Automação e Sistemas de ERP

Dada a complexidade das regulamentações e a necessidade de seguir as variações locais, muitas escolas optam por automatizar o processo de emissão de notas fiscais por meio de sistemas de ERP (Enterprise Resource Planning).

Esses sistemas ajudam a integrar o processo de geração de NFS-es e NF-es, automatizando o cálculo de impostos e enviando os documentos fiscais de acordo com as regras estaduais e municipais.

Além de garantir que as notas fiscais sejam emitidas dentro dos prazos, o ERP também pode gerar relatórios detalhados, facilitando a auditoria e a gestão contábil da escola.

A Nota Fiscal de Produtos pode ser gerada direto no iScholar

O importante é você não ter que lançar Notas Fiscais de Produtos uma por uma na sua escola.

Aliás, nem Notas Fiscais de Serviços. Você precisa de um sistema para conseguir emiti-las bem, sem atrasos e sem inconsistências.

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