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Quando vamos chegando nessa época do ano, as escolas já começam a pensar no próximo ano letivo. E as ferramentas de matrícula escolar passam a ser a grande preocupação de várias áreas e departamentos ao mesmo tempo.
A secretaria precisa de uma sistematização do processo de matrículas para não se afogar em burocracias, documentações e processos longos. O marketing precisa de um processo digital para oferecer nos seus anúncios. E a diretoria precisa de mais alunos.
Ou seja: em época de campanhas de matrículas, toda a escola precisa de soluções que facilitam o processo para todos. E não só a escola: os pais e responsáveis também precisam.
No texto de hoje, vamos conversar sobre as ferramentas de matrícula escolar do iScholar.
Mesmo que você não use o iScholar hoje, ou até use um concorrente, é bom conhecê-las para entender o quão avançada a tecnologia de matrículas já se tornou.
Vamos começando?
Antes de tudo, precisamos conversar sobre a ferramenta de matrícula escolar que qualquer escola particular hoje simplesmente precisa ter: a matrícula online.
Existem vários motivos que tornam essa funcionalidade tão necessária na sua escola. Mas a maior de todas é que as escolas concorrentes já estão as aplicando.
A matrícula online facilita o trabalho de matrícula para todo mundo. A secretaria não fica atolada de tarefas, os responsáveis e os alunos (no caso do ensino superior) não precisam se deslocar e o marketing tem mais argumentos na hora de vender.
O que as escolas que ainda não têm a matrícula online não sabem é que ter essa funcionalidade é muito simples.
No caso do iScholar, a matrícula online vem junto com todas as suas funcionalidades, já que ele é um ERP Escolar.
Então, você acaba resolvendo duas situações ao mesmo tempo: você controla tudo na sua escola ao mesmo tempo em que também tem a funcionalidade da matrícula online.
Logo abaixo, mostramos como implementar a matrícula online aí na sua escola. Vamos juntos:
A matrícula online no iScholar permite uma personalização completa dos dados que a escola precisa coletar.
É possível criar campos obrigatórios ou opcionais para alunos e responsáveis, adaptando o formulário conforme o nível de ensino, a faixa etária ou outras exigências internas.
Além disso, cada turma pode ter um link exclusivo de matrícula, com datas específicas de abertura e encerramento, exigência de documentos distintos e regras próprias.
Isso facilita o controle para escolas que atendem públicos diferentes (como educação infantil, ensino médio e cursos livres).
O sistema permite configurar restrições automáticas com base em regras administrativas e pedagógicas.
Por exemplo, a escola pode impedir a matrícula de alunos inadimplentes, reprovados ou sem documentação obrigatória.
Isso reduz o retrabalho da secretaria, elimina a necessidade de conferência manual e garante que só alunos regulares ou novos candidatos com perfil adequado avancem no fluxo.
Essas travas são aplicadas já na etapa de início da matrícula — o sistema bloqueia automaticamente o acesso conforme as regras definidas.
Todo o processo começa de forma simples: o responsável informa o CPF na tela inicial da matrícula.
A partir desse dado, o sistema localiza automaticamente os vínculos do responsável com a escola e apresenta as opções disponíveis para matrícula ou rematrícula.
Essa etapa evita logins complicados, garante segurança no acesso e permite uma experiência fluida, mesmo para quem não tem familiaridade com sistemas digitais.
Com base nas configurações da turma escolhida, o sistema gera automaticamente o plano financeiro do aluno — incluindo todas as parcelas previstas e prazos de vencimento.
Isso vale tanto para matrículas novas quanto para rematrículas, e funciona com qualquer modelo de curso: semestral, anual, modular, etc.
Se a escola tiver o módulo de Cobrança Fácil ativo, os boletos são registrados no banco em até 15 minutos.
Sem esse módulo, o processo segue disponível, mas de forma manual, com exportação de arquivos de remessa e retorno bancário.
➡️ Saiba mais: Conheça o Cobrança Fácil — simplicidade e clareza nos processos de cobrança
Quando integrado ao iScholar Docs, o sistema permite que a assinatura de documentos faça parte do fluxo obrigatório de matrícula.
A escola pode definir quais contratos e termos precisam ser assinados, se a assinatura é obrigatória para todos os alunos ou apenas para casos específicos, e o sistema realiza o envio automático por e-mail com token de segurança.
Os documentos ficam armazenados em nuvem, com trilha de auditoria e acesso controlado.
Tudo 100% dentro da legalidade vigente sobre assinaturas eletrônicas.
🔎 Conheça: Documentação escolar — TODOS os documentos que uma escola produz/precisa
A matrícula pode ser confirmada automaticamente ou exigir que determinadas etapas sejam cumpridas: pagamento da primeira mensalidade, assinatura do contrato, envio de documentos etc.
Essas condições são totalmente configuráveis — a escola decide o que é necessário para validar a matrícula de forma oficial.
Essa flexibilidade permite adaptar o processo à realidade de instituições pequenas ou grandes, com diferentes políticas internas.
Durante todas as etapas, o responsável tem acesso ao status da matrícula, às próximas etapas e ao histórico de ações.
O sistema envia notificações automáticas por e-mail, e o portal pode ser acessado de qualquer dispositivo — celular, tablet ou computador.
Isso gera uma experiência muito mais transparente e reduz significativamente o número de ligações e dúvidas que a secretaria precisaria responder.
➡️ Leia mais: 10 maneiras de integrar a família na escola
Para responsáveis que têm mais de um aluno na escola, o iScholar busca otimizar o processo ao máximo.
Quando possível, o sistema reaproveita dados do primeiro cadastro e permite avançar para as demais matrículas sem precisar reinserir todas as informações.
Também é possível consolidar contratos e cobranças, o que torna a experiência mais simples para a família e mais organizada para a gestão escolar.
Bom, conseguimos entender bastante as funcionalidades da matrícula online do iScholar no tópico acima. Mas como exatamente esse processo acontece na prática?
É importante entender que essas funcionalidades são do conceito de matrícula online no geral, mas as integrações com outras ferramentas de apoio são exclusivas de um ERP Escolar.
Existem várias plataformas que oferecem matrícula online no mercado. Mas poucas conseguem entregar tudo o que mencionamos no tópico anterior porque faltam outras funcionalidades chave.
Por exemplo: o iScholar Docs apoia a matrícula online do iScholar no geral, porque ele é uma funcionalidade do iScholar, que é um ERP Educacional.
Logo abaixo vamos conversar sobre essa integração na prática: o que realmente vai acontecer quando você tiver o ERP Escolar instalado funcionando junto com a matrícula online.
Vamos lá?
O processo começa quando o responsável acessa o link da matrícula, que pode ser um link geral (para toda a escola) ou específico por turma, dependendo da configuração feita previamente.
Logo na primeira tela, o sistema pede o CPF do responsável. A partir desse dado, o iScholar identifica automaticamente todos os alunos associados àquele CPF e mostra apenas as opções disponíveis de matrícula ou rematrícula.
Esse modelo dispensa login com senha, reduz dúvidas e oferece uma experiência fluida mesmo para usuários com pouca familiaridade digital.
Antes que o responsável possa escolher uma turma ou preencher qualquer campo, o sistema valida todas as regras configuradas pela escola.
Se houver bloqueios por inadimplência, reprovação, documentação pendente ou qualquer outra trava administrativa, o sistema exibe uma mensagem explicando o motivo do impedimento.
Essa triagem automática evita ligações para a secretaria, impede que alunos sem direito avancem e garante que a política interna seja aplicada de forma uniforme — sem interferência humana ou exceções improvisadas.
Caso não haja nenhuma restrição, o fluxo segue normalmente para as próximas etapas.
Assim que liberado, o responsável é direcionado para o formulário de matrícula da turma escolhida. Esse formulário é totalmente customizável: cada campo pode ser obrigatório, opcional ou oculto, de acordo com o perfil do aluno ou da etapa de ensino.
Campos como RG, CPF do aluno, número da carteirinha do SUS ou até mesmo informações de saúde podem ser incluídos.
A escola define exatamente o que precisa — e o sistema garante que tudo seja coletado de forma organizada.
Se o aluno ou responsável já tiverem passado por processos anteriores, o sistema traz os dados preenchidos automaticamente, facilitando ainda mais a jornada.
Se a escola utiliza o iScholar Docs, a etapa seguinte será a assinatura eletrônica dos contratos de matrícula, termos de ciência ou formulários adicionais exigidos.
O sistema gera os documentos com base em templates configurados, já preenchidos com os dados coletados.
O responsável recebe o link por e-mail, assina com um clique e a assinatura é validada legalmente com registro completo em trilha de auditoria.
É possível exigir a assinatura como condição obrigatória para finalizar a matrícula. Nesse caso, o sistema bloqueia a confirmação até que o documento seja assinado — sem depender de conferência manual.
Após a assinatura, ou paralelamente a ela, o sistema gera automaticamente o plano financeiro do aluno com base nas configurações da turma: número de parcelas, valores, datas de vencimento, condições especiais e descontos aplicáveis.
Se o módulo Cobrança Fácil estiver ativo, os boletos são registrados no banco de forma automática, geralmente em menos de 15 minutos.
O responsável pode receber os dados de pagamento por e-mail ou visualizar diretamente na interface da matrícula.
Caso a escola defina que a matrícula só será confirmada mediante pagamento da primeira parcela, o sistema aguardará a compensação do boleto ou pagamento via cartão de crédito, se habilitado.
Com as etapas anteriores concluídas, o sistema valida as condições configuradas pela escola para confirmação de matrícula: assinatura realizada, boleto pago, documentos anexados, entre outras possibilidades.
Se todas as exigências forem cumpridas, a matrícula é automaticamente confirmada, registrada no módulo Acadêmico e o aluno é oficialmente matriculado na turma.
Caso alguma etapa fique pendente, o sistema salva o progresso e envia um e-mail automático para o responsável, informando o que falta.
Quando o responsável voltar ao link, continuará de onde parou — sem precisar repetir nenhuma parte do processo.
Todas as ações feitas no sistema ficam registradas: data e hora de acesso, documentos gerados, status de assinatura, confirmações de pagamento, tentativas interrompidas, entre outras interações.
Esses dados compõem uma trilha de auditoria completa, que pode ser usada em fiscalizações, auditorias internas, ou simplesmente como histórico para atendimento.
Isso garante mais segurança jurídica para a escola e mais transparência para os responsáveis — sem depender de papéis, e-mails soltos ou registros paralelos.
Se quiser, posso transformar esse fluxo completo em uma apresentação visual, uma landing page ou até mesmo um treinamento para equipes. Só avisar o destino.
A melhor forma de entender como a matrícula online funciona é fazendo um teste guiado.
Mas na sua realidade escolar, fazer um teste sozinho é um pouco complicado. Você precisa ter todas essas integrações funcionando para que a matrícula online funcione também.
Temos um texto que fala mais sobre como (e quando) implementar um ERP Escolar. Ele está logo abaixo:
➡️ Como e quando fazer implementação de sistema de gestão escolar?
E como ficaria difícil você fazer o teste do iScholar sozinho e sem dados, temos uma demonstração guiada com nossos especialistas também. É só clicar no banner abaixo para iniciar o processo.
Obrigado pela leitura e nos vemos no próximo texto. Boas matrículas!
Com 18 anos de expertise, nossa missão é transformar escolas em grandes empresas. Desde as soluções tecnológicas que desenvolvemos aos conteúdos que produzimos em nosso blog e materiais ricos, nosso intuito é um só: te auxiliar a conquistar uma gestão escolar de alto nível!
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