Com o finalzinho do ano chegando, as escolas particulares já começam a se preparar para a época mais trabalhosa e importante do ano letivo: a fase de matrículas.

Esse texto está sendo escrito no começo de agosto, mas não se engane: para muitas escolas particulares, essa é a data limite para começar a campanha de matrículas escolares.

Há várias preocupações a se levar em conta no período de matrículas. É necessário organizar a documentação, planejar processos, produzir peças publicitárias e anúncios digitais, contratar professores caso necessário, fazer reformas nas férias etc.

Por conta disso, muitas escolas acabam se perdendo, e ao invés de seguir um processo bem delineado e simples, começam mais a apagar incêndios e correr contra os prazos.

Esse é o seu caso? Ou o seu medo? Não se preocupe: hoje trouxemos uma grande lista com tudo o que você precisa fazer no período de matrículas escolares.

Mas antes de começar, uma palavrinha rápida para te ajudar a aproveitar melhor a checklist:

As áreas que participam da campanha de matrículas escolares

Em teoria, todas as áreas da escola são afetadas pelo fim e pelo início do ano letivo, desde o almoxarifado até os professores.

Isso é verdade para qualquer escola, incluindo aí até as públicas.

Porém, é importante lembrar que as escolas particulares devem ser geridas como empresas — elas precisam de recursos para manter sua estrutura, e precisam de lucro para expandir.

Empresas geralmente têm momentos onde elas vendem mais — seja por sazonalidade (como a Black Friday no varejo) ou por eventos e grandes campanhas.

Para as escolas particulares, essa sazonalidade começa agora, no período de matrículas. E há algo mais extremo acontecendo ao mesmo tempo: não é que as matrículas (ou vendas) aumentam. É que a imensa maioria das matrículas e rematrículas são feitas nesse período.

Ou seja: as escolas geralmente não fazem uma quantidade expressiva de matrículas durante o ano letivo. Elas acontecem principalmente no final e no início.

Isso coloca toda a escola em alerta durante o período de matrículas escolares. Portanto, um bom plano precisa ser desenhado para cobrir essa necessidade que, na maioria das empresas, seria vista como um caso extremo.

A melhor forma de desenvolver essa metodologia é determinando muito bem qual departamento faz o que. E é disso que vamos tratar nessa checklist:  

• Organização financeira; 
• Organização da secretaria e simplificação dos processos de matrícula; 
• Organização da infraestrutura escolar; 
• Organização do marketing para campanhas de matrícula; 
• Organização operacional para colocar tudo isso nos eixos;

Os itens foram organizados para ser práticos. E no final de cada um, trouxemos também um link com um texto que aprofunda mais sobre o tema.

Vamos lá? 

Organização financeira

O primeiro ponto de atenção para o período de matrículas é o caixa da escola.

A entrada de novas mensalidades e a renovação das atuais vão determinar toda a base de arrecadação da escola para os próximos meses. Por isso, é fundamental revisar projeções, conferir reajustes, organizar planos de pagamento e atualizar valores nos sistemas.

Além disso, o departamento financeiro precisa estar pronto para lidar com aumento de demanda: emissão de boletos, ajustes em contratos, cálculo de descontos, renegociações com inadimplentes e conferência de recebimentos.

Se o sistema da escola permite automações (como envio de boletos ou baixa automática), este é o momento de revisar se tudo está configurado corretamente. Um erro nesse ponto pode gerar retrabalho ou até perdas financeiras.

Também é uma boa prática alinhar com a contabilidade e revisar prazos legais, tributações e documentos obrigatórios para a virada de exercício fiscal.

➡️ Gestão financeira da escola: como organizar?

Checklist financeiro para o período de matrículas

Neste checklist, reunimos as principais ações que o setor financeiro precisa executar para garantir estabilidade e eficiência durante o período de matrículas.

• Atualizar valores de mensalidade e aplicar reajustes conforme planejamento
• Revisar e configurar corretamente os planos de pagamento no sistema
• Testar a geração automática de boletos e carnês
• Validar a integração bancária ou a conciliação automática, se disponível
• Organizar o cronograma de renegociação com inadimplentes
• Mapear quais alunos exigem cálculo de bolsas, descontos ou benefícios
• Alinhar com a contabilidade sobre fechamento de ano e obrigações fiscais
• Garantir que os canais de atendimento do financeiro estejam funcionando
• Criar relatórios de previsão de arrecadação para os próximos três meses

Organização da secretaria e simplificação dos processos de matrícula

A secretaria é o ponto de contato mais sensível da escola no período de matrícula.

É comum que esse setor fique sobrecarregado — tanto por questões internas quanto por dúvidas e solicitações dos próprios pais e responsáveis. Por isso, simplificar os fluxos e adotar ferramentas de automação é vital.

O ideal é que a matrícula ocorra de forma digital, com o menor número possível de interações manuais. 

O iScholar, por exemplo, oferece matrícula online com integração simples para armazenar documentos e informações financeiras. 

Documentos, contratos, atualizações cadastrais e pagamentos devem acontecer dentro do mesmo ambiente — e, sempre que possível, sem a necessidade de atendimento presencial.

Além disso, vale revisar todos os formulários, mensagens e comunicações automáticas que fazem parte do fluxo. Quanto mais claros forem os passos para o responsável, menor a chance de erros e atrasos.

Outro ponto importante: a secretaria deve estar preparada para atender dúvidas rapidamente, com base de conhecimento atualizada, canais organizados e, se possível, horários estendidos durante o pico.

➡️ 6 Passos para organizar sua secretaria escolar

Checklist prático para a secretaria

Essas são as tarefas mais importantes que o time de secretaria deve executar para manter o processo de matrícula funcionando com fluidez e agilidade.

• Revisar o fluxo completo de matrícula (digital e presencial)
• Atualizar todos os formulários utilizados no processo
• Revisar mensagens automáticas, e-mails e documentos enviados aos responsáveis
• Testar o funcionamento do portal de matrícula (se digital)
• Validar se os contratos estão atualizados com cláusulas corretas
• Criar uma base de respostas rápidas para dúvidas frequentes
• Garantir que os canais de atendimento estejam com equipe suficiente
• Definir responsáveis por cada etapa do processo dentro da secretaria
• Fazer plantões de reforço nos horários de maior volume de atendimentos

Organização da infraestrutura escolar

Mesmo não estando diretamente ligada ao processo de matrícula, a infraestrutura tem impacto direto na percepção de qualidade da escola — principalmente durante visitas e início das aulas.

É nesse momento que a equipe deve revisar salas, equipamentos pedagógicos, áreas comuns, segurança e conforto. 

A impressão que o responsável tem ao visitar a escola influencia na tomada de decisão.

Além disso, é comum que reformas e ajustes sejam planejados para esse intervalo entre o fim e o início do ano letivo. 

Por isso, é fundamental ter cronogramas fechados, fornecedores alinhados e planos de contingência, caso haja atrasos.

Outro ponto importante é a parte de tecnologia: internet, computadores, impressoras, rede elétrica e sistemas. Tudo precisa estar em perfeito funcionamento antes da volta dos alunos.

➡️ Como ter uma infraestrutura escolar melhor e mais barata

O que revisar na estrutura da escola antes das aulas

Essas são as principais medidas que a equipe de manutenção e apoio deve executar para garantir que a escola esteja pronta para receber alunos e responsáveis.

• Fazer vistoria completa em todas as salas de aula e espaços comuns
• Testar iluminação, ventilação e equipamentos de todas as salas
• Atualizar o inventário de móveis, equipamentos e recursos didáticos
• Garantir acessibilidade nas entradas, banheiros e circulações
• Verificar o funcionamento da rede Wi-Fi, impressoras e computadores
• Fazer testes de geradores, sistemas de alarme e câmeras de segurança
• Organizar limpeza geral e reparos pontuais de pintura ou manutenção
• Conferir se a sinalização interna está visível e atualizada
• Documentar reformas em andamento com prazos e responsáveis

Organização do marketing para campanhas de matrícula

Durante o período de matrícula, o marketing deixa de ser suporte e passa a ser protagonista.

É essa área que vai ajudar a escola a atrair novos alunos, fortalecer a retenção e comunicar com clareza os diferenciais pedagógicos. 

Para isso, é essencial ter um planejamento estruturado, com cronograma de ações, metas e integração com o setor comercial.

A identidade visual da campanha, os canais utilizados (redes sociais, mídia paga, e-mail, WhatsApp) e o tom da comunicação devem ser pensados com antecedência. A escola precisa “vender” a experiência completa — pedagógica, estrutural e emocional.

Também é fundamental ter mecanismos de medição: número de leads, taxa de conversão, feedbacks recebidos e retorno sobre investimento.

➡️ Marketing digital: como utilizá-lo na captação de alunos

Ações de marketing para captar e reter alunos

Confira as atividades que o time de marketing precisa executar para garantir que a campanha de matrícula tenha resultados concretos.

• Criar a identidade visual da campanha de matrícula do ano
• Definir os canais principais: Google Ads, Meta Ads, e-mail, outdoor etc.
• Planejar o calendário de publicações e ações promocionais
• Produzir conteúdos que comuniquem os diferenciais da escola
• Atualizar o site e as landing pages de matrícula
• Garantir que formulários, fluxos e CRM estejam funcionando corretamente
• Criar materiais de apoio para equipe comercial e secretaria
• Acompanhar métricas e ajustar campanhas com base nos resultados
• Preparar equipe para atendimento digital (WhatsApp, Instagram, e-mail)

Organização operacional para colocar tudo isso nos eixos

Por fim, nenhuma estratégia se sustenta se a operação da escola não estiver alinhada.

Durante o período de matrículas, todas as áreas — mesmo as que não participam diretamente do processo — devem saber o que está acontecendo e como podem contribuir.

O ideal é montar uma força-tarefa temporária, com reuniões de alinhamento, responsáveis claros e checklists semanais. Assim, a escola evita que demandas fiquem sem dono e melhora a comunicação entre os setores.

O sucesso da matrícula depende tanto de boas ferramentas quanto de uma boa coordenação entre pessoas. E essa parte só funciona com organização operacional.

➡️ Quais são os pilares da gestão escolar?

Checklist de alinhamento operacional entre os setores

Aqui estão as tarefas essenciais para garantir que todos os setores estejam alinhados e funcionando de forma integrada durante a matrícula.

• Criar um comitê de matrícula com representantes de todas as áreas
• Realizar reuniões semanais de alinhamento entre setores
• Estabelecer prazos e responsáveis para todas as tarefas críticas
• Montar checklists visíveis e atualizados com frequência
• Garantir que cada setor conheça seu papel no período de matrícula
• Definir plano de contingência para sobrecargas e emergências
• Centralizar a comunicação interna para evitar ruídos e retrabalho
• Criar um canal direto entre secretaria, financeiro e marketing
• Realizar um debriefing ao final do processo para registrar aprendizados

Faça tudo isso no seu ERP Educacional 

Muitas escolas particulares precisam lidar com vários sistemas para fazer todos esses preparativos.

O sistema financeiro cuida da parte financeira. O sistema escolar cuida da gestão da secretaria. Um sistema de marketing cuida da parte digital. E assim por diante.

Seguindo dessa forma, você perde um dos pontos mais importantes do trabalho: a integração entre os departamentos e entre os dados.

Com um ERP Escolar, ao invés de abrir um outro sistema, você só abre uma nova aba. E dentro de cada módulo específico, as informações relevantes são exibidas mesmo estando em outro módulo.

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